今天谈一下什么是数字化档案管理系统。档案员查询相关资料获知：从古至今，中国人就有保存有价值的信息资料的习惯，而这些都被称之为档案。档案关系到国家、企业甚至每一个人的发展。

　　过去的档案管理难度很大，而现在在数字化技术支持下，档案管理完全改变了。档案系统，就是指档案管理系统，是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台，主要实现档案流水化采集功能。

　　它可以把当前的档案信息录入电脑，在电脑中构建档案数据库，并把各种档案信息在电脑页面中显示，以方便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理，为用户提供高效率的档案利用服务。

　　档案信息系统主要涉及两部分，一部分是实物方案，另一部分是电子档案；实物档案可以在系统中录入不同档案的位置或者名称，这样可以通过系统收索直接找到所找资料位置，方便查阅；电子档案包括：

　　办公档案、合同档案、项目（业务）档案等，系统中可以存储公司正常使用的文件、公司规章制度、行业法规、国家政策等，重要档案可以设置访问权限，只用授权的人员才可以阅览或者下载文件，这样可以很好得利用企业数据资源，建立安全的访问权限保证数据的安全。

　　一、传统企业在档案收集、管理、应用层存在的问题：

　　1.档案收集层：

　　1.1.项目过程中的各类档案收集困难、在OA系统中盖章审批完成后的档案也无法及时进行归档。·

　　1.2.档案采集机制不健全，缺乏有效的信息工具支撑，依靠档案人员催交档案，效率低收集不及时。

　　2.档案在管理层面：

　　2.1.档案管理采取传统纸质档案管理方式已经跟不上业务发展要求，缺乏对档案的全生命周期管理。

　　2.2.档案的安全性难以保障，散落在各个项目上、存在泄密风险；人员变化可能导致资料丢失。

　　2.3.纸质档案归档难，档案的完整性无法保证。

　　2.4.各类档案散落在各业务系统中，如OA、ERP系统等，数据分散难以满足共享和交互的需求。

　　3.档案在应用层面∶

　　3.1.日常档案通过Excle表格进行管理，查询、鉴定、利用、分析等功能薄弱，无法快速查询到档案，造成档案利用率整体低下。

　　3.2.档案借阅只能线下进行，造成借阅困难。实物和电子档案严重脱节，借阅后监管困难。

　　二、如何进行档案管理项目建设？

　　企业可从强化档案收集能力、管理能力、应用能力三个方面进行档案管理项目建设。目的是为了优化解决以下问题：

　　电子档案收集难的问题；

　　纸质档案与电子档案对应统一的问题，以及版本不一致问题；

　　档案工作程序环节不清晰、职责不明确、工作行为不规范问题；

　　手工参与档案管理工作量大的问题；

　　查询利用不便的问题；

　　档案信息动态推广的问题。

　　2.1.针对传统企业档案资料收集困难的问题，首先应强化档案收集能力，应从线上、线下两方面进行建设∶

　　在线上层面：加强线上相关档案审批流程管理，例如合同审批流程通过盖章后，XX个工作日未进行归档的，自动进行消息提醒，并对未归档的档案进行记录、形成报表，以此加强线上档案信息管理。

　　在线下层面：加强制度监管过程管理，通过线下的档案管理制度，线上系统结合线下管理手段，可根据归档目录树打印出目录树层级的年度、月度、季度报表、档案管理员可通过报表查看该归档部门按时间节点归档了哪些档案、归档的数量，通过数据线下的对档案进行督查。

　　2.2.在强化档案管理能力方面：

　　企业要建设统一的档案管理平台，使相关人员可以快速完成档案类目定义、归档入库、版本权限、安全管控的工作，通过配置操作即可实现档案/文档的全面管理，并且可以针对不同的部门、文档、档案设定独立的管理监控策略。

　　严格遵循“收、整、存、用”规范，建立能够支撑集团及各业务板块对于档案业务的工作要求，满足各个全宗下档案的产生、移交、审核、发布、归档、销毁/鉴定全生命周期的应用场景。并在过程中进行标准化建设：统一编码规范、规范模板应用、统一流程重塑、规范执行标准，确保全集团档案管理差异化、有序高效的执行。

　　2.3.在强化档案应用能力方面：

　　通过线上档案管理平台，用户可通过系统对相关档案进行快速查询、档案属性检索、文件名称检索、文件内容检索，通过线上发起借阅，档案管理员在系统中进行审批，通过后可进行电子文件预览，不同分子公司、部门档案进行统一存储、权限进行管控、实物档案和电子档案对应，通过以上工作提高对档案管理及利用的效率。

　　三、企业档案管理体系建设内容有哪些？

　　企业要以“收、整、存、用”阶段性建设原则，整体规划，分步实施，围绕档案制度从数据、业务、利用、信息化、智慧化五个方面建立一套科学的、符合国家及行业标准规范的、符合企业自身管理特色的档案馆系统。

　　3.1.在制度管理层面：企业要将信息化操作与档案制度充分融合，要整理、制定、优化档案工作管理规范；

　　3.2.在数据管理层面：参照国家及行业相关规范，结合企业自身特点建立企业统一的数据标准；打通与其他应用系统的数据连接，实现数据自动采集、归档；

　　3.3.在业务管理层面：建立企业档案全生命周期管理；其内容主要包括：档案收集、档案整理、档案管理、档案利用、鉴定销毁、档案统计。

　　3.4.在档案利用层面：企业要满足档案利用便利性，实现档案移交普适性，建立人人有归档意识、人人参与档案管理、人人高效利用档案数据的机制。

　　3.5.在档案信息化建设层面：企业需要统一档案系统的技术标准，夯实集团信息化基础；档案系统不仅要满足海量数据存储支持，同时又要兼顾开放性的需求。

　　3.6.在档案智慧化建设层面：档案管理要实现自动采集、智能分类、内容识别、智能推荐、智能搜索等，实现精细化过程管理、精准化个性服务。

　　四、档案管理信息化建设内容有哪些？

　　4.1档案制度体系建设：

　　内容包括：档案工作规划设计、制度体系设计、已有制度规范完善、缺失的制度规范建设、各级制度规范统一、建立修订和完善机制、培训和宣贯。

　　4.2.基础设施建设：

　　内容包括：基础网络架构规划与设计、主要技术路线规划与设计、软硬件的配置设计、数据安全保障措施设计与制定、终端设备的购置。

　　4.3.功能需求的收集与整理：

　　内容包括：面向电子文件归档和电子档案管理、满足企业各分子公司业务需求、符合国家相关标准规范、实现集中存储和资源共享、支持智能技术应用

　　4.4.系统部署：

　　内容包括：支持平台化部署和现有网络环境、多全宗上下级管理、支持集中部署方式。

　　4.5.多系统集成：

　　内容包括：单点登录、统一身份认证、审批流程集成、待办消息集成、多系统数据在线归档集成。

　　4.6.档案库房建设：

　　内容包括：智能档案室应用平台建设、档案库房环境监控系统建设、档案存储设备建设、实体档案管理设备建设、档案库房安全防范设备建设、其他系统辅助设备建设、现有档案室改造装修、建设档案室消防安全设备建设、有条件的企业可进行虚拟展厅建设。

　　4.7.系统数据化建设：

　　内容包括：数据标准化建设、数据接口标准建设、数据安全体系建设。

　　五、如何实现纸质档案电子化

　　传统企业初次进行纸质档案电子化工作，建议聘请专业的服务团队，档案系统供应商一般都有此团队，只是需额外收费，收费标准一般按扫描页数、档案整理标准盒数收费，该服务团队拥有高速扫描仪用来扫描识别纸质文件，并将关键信息按照编目要求，整理成档，导入系统。工作步骤大致分为如下：

　　①纸质档案扫描；

　　②OCR识别；

　　③编目及元数据录入；

　　④自动分类；

　　⑤档案上架

　　值得注意的是在纸质档案电子化的同时，企业要制定档案整理标准，进行规范化、制度化建设。

　　六、档案库房建设有哪些具体要求与标准？

　　6.1.档案库房设计需求（含档案临时存放室）

　　1）档案库房以东或南朝向为宜。档案库房应远离易燃、易爆场所，不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

　　2）档案库区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越库区。

　　3）为防止溢水流入库房，档案库室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时，应采用坡道连通。

　　4）档案库内严禁设置明火设施，库房的电源开关应设于库房外，并应设有防止漏电的安全保护设置，控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路，并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点，给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。

　　5）每个档案库应设两个独立的出入口，且不宜采用串通或套间布置方式。

　　6）档案库门应为保温门；窗应为双层窗，开启扇应有密闭措施；当采用高窗时，墙的下部应增设通风口，通风口应设金属网，并应有密闭的可开启保温门。每间档案库的窗洞面积与外墙面积比不应大于1:10，档案库不得采用跨层或跨间的通长窗。

　　7）档案库房门窗既要便于通风，又要便于密闭，门应具备防火防盗功能，密封性能好，且宜采用金属防盗门，库房门与地面的缝隙不应大于5mm；窗应为双层窗，开启窗应有密闭措施，设纱窗；当采用高窗时，墙的下部应增设通风口，通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。

　　8）档案库楼面承重，采用密集架时，不应小于12kN/m2。

　　6.2.档案室安全防护设计需求

　　档案室的安全防护内容应包括外围护结构的保温、隔热，温湿度要求，防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物(霉、虫、鼠等)和防盗等。

　　1)温湿度要求：需配置相应设备，在此略过。

　　2)防潮：需配置相应设备，在此略过。

　　3)防水：馆区内应排水通畅，防止积水。

　　4)防日光直射和紫外线照射：档案库、档案整理室应防日光直射，人工照明时，宜选乳白色灯罩的白炽灯，不宜使用日光灯。

　　5)防尘和防污染：档案室的绿化设计，应有防尘、净化空气、降温、防噪声等措施。档案库楼地面应光洁、平整、耐磨。其他内部装修、家具和固定家具等设计应表面平整、构造简洁。

　　6)防蛀和防鼠：管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施。库房门与地面的缝隙不应大于5mm，且宜采用金属门或下缘包铁皮的木门。档案库外窗的开启扇应设纱窗。

　　7)防盗：档案室的外门及首层外窗均应有可靠的安全防护设施，如防盗网。

　　8)防火：档案库区外应设室外消防给水系统，档案库房可采用水喷雾灭火系统或非卤代烷气体灭火系统。

　　七．保障体系建设

　　7.1.组织和制度保障体系建设：

　　1）明确企业分管领导和职能部门；

　　2）将电子文件归档与数字档案室建设纳入企业信息化建设发展规划；

　　3）建立档案部门、信息化部门、文件形成部门、保密部门联合管理机制；

　　4）数字档案室建设与管理工作纳入有关人员岗位职责和年度考核；

　　5）数字档案室建设相关规章制度完备，执行到位。

　　7.2.资金保障：

　　数字档案室建设、管理、升级和运维等费用纳入企业年度预算，要能满足档案工作正常开展的需要。

　　7.3.人才保障：

　　人力资源组织配备符合企业实际档案管理要求，具有满足管理需求的数字档案室管理人才。

　　八.相关评价标准

　　8.1.数字档案室建设评价指标中满分100分的组成；组织建设5分，基础设施建设15分，应用系统建设30分，数字档案资源建设35分，保障体系建设15分，加分10分。

　　8.2.数字档案馆系统测试指标表中满分100分的组成∶基础设施12分；系统功能12分；档案资源52分；保障体系14分；服务绩效10分。

　　8.3.数字档案馆系统测试办法∶测试结果达到80分以上认定为“通过国家级数字档案馆测试”，达到90分以上认定为“全国示范数字档案馆”。

　　数字化档案管理系统公司

　　中博奥数字化档案管理系统核心亮点

　　·档案的全生命周期管理：通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作，实现档案“收、管、用”全过程管理。

　　·电子档案的自动归档：中博奥具备电子档案管理的天然要素，多种方式、渠道获取档案。

　　·3秒完成信息检索：多维度、多类型的检索方式，精准定位所需信息；

　　·数据锁定能力：对内实现操作可溯可查，操作记录完整，系统日志锁定；对外能够满足监管、审计等各方面的要求，电子签名的能力使得电子档案不被篡改；

　　·对档案进行第三方数据存证：系统可以与权威司法公证处、第三方司法区块链对接，实现文件hash值三方存证，进一步保证档案数据的安全性；

　　·全面支持信创适配：系统全面适配信创环境、包含CPU、操作系统、数据库、中间件，全面满足信创要求；

　　·统一集成异构系统的档案数据：从各个系统自动归集需要归档的文件数据，并且进行身份验证，检测安全性、真实性、完整性、可用性，加盖电子签名，在授权情况下档案系统的文件数据可被各个系统调用。

　　中博奥全生命周期的档案管理方案

　　一、档案收集

　　中博奥档案接收支持在线接收和离线接收的方式，能够保存处理过程信息。支持多种方式录入档案数据，保存接收的处理记录。

　　数字化成果接收：

　　档案条目由管理员维护后导入，在线查看导入结果，档案条目与磁盘等存储介质中的原始文件挂接。

　　接口集成采集：

　　档案系统提供多种系统集成方式，可以提供标准的接口被其他系统调用，可以主动开发调用其他系统接口。接口采集的数据及记录统一以列表形式展示，采集记录清晰可查。

　　组织中合同、公文、项目等业务场景中会产生大量文件。档案系统中和这些业务场景机器流程关联，自动收集业务档案。

　　对于一些业务场景，档案系统也可以根据业务管理规范，催收还未归档的数据及文件。

　　接收管理：

　　支持对接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性、安全性进行质量检查。

　　档案管理员对于从各个渠道接受来的数据可以进一步分析处理，有价值的档案可以进行排序、编号、著录等基础操作。

　　二、档案管理

　　档案整理库：

　　档案进入整理库后，可以以多维度的方式进行分类整理。

　　通过灵活定义档案门类，可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

　　档案鉴定：

　　档案系统中的鉴定类型一般分为四种：开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。

　　系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。

　　档案密级鉴定是对系统内档案整理好的档案进行密级重新分配的过程，通过严格的审核流程对档案的密级进行重新调整。

　　档案销毁：

　　到期档案可以进行销毁鉴定，需要销毁的档案进入到档案销毁清单中，待实体销毁后可以进行确认，保证相关销毁操作被记录下来。

　　当鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。

　　档案管理员定期执行销毁动作，销毁后的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，这样的当时避免有些档案被错误处理,最大限度的保证用户档案信息资源的安全。

　　回收站的档案会在预设的时间到达后自动销毁。

　　档案库房管理：

　　为了解决纸质档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等，中博奥档案管理库助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。

　　档库房维护支持库房、区域、密集架等设置，可以定义库房等面积、位置、管理人员信息。

　　中博奥档案管理库将库房内部支持分隔成多个区域，每个可以设置多个不同等密集架，设置不同密集架的规格、容量等信息。能够打印密集架的便签，便于后期扫码上架操作。

　　能够录入库房的温湿度信息，系统提供标准接口，可与外部温湿度传感器对接，自动完成温湿度采集工作。

　　为了档案库房安全，保障档案实体和信息安全，需要定期对档案库房进行检查，需要将每次检查结果录入系统统一管理。

　　因为档案库房专人管理，非工作人员允许不可随意进入，日常管理要求坚持出入登记制度，随时记录利用岗外档案工作人员出入库情况。

　　三、档案利用

　　档案检索：

　　针对海量数据，中博奥档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。

　　档案借阅：

　　员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期。

　　（档案借阅）

　　在线预览的档案支持水印加注，防止档案内容的外泄。允许下载的档案，也会附件生成水印。

　　对于电子档案，系统能够按照借阅期限，自动收回档案借阅权限；对于传统实体档案，系统能够自动提醒用户归还档案。

　　档案编研：

　　在编研模块中，组织内部可以建立专题，对档案库中的档案进行再利用，发掘档案深度价值

　　可以按照主题设定档案编研任务，设定相关的工作计划，填写专题名称、编研类型、参与的编研人员、主编人员、编研类型。

　　可以按照编研主题收集相关档案材料，汇集到档案，方便参与编研的人员共享资料。

　　同时支持在线编研，可以直接录入编研成果；支持编研成果上传，录入多个成果物。

　　四、档案统计报表

　　中博奥数字档案管理系统，能够支持读取内部档案数据和集成系统数据，动态生成看板和报表。多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。

　　例如，档案接收数量、接收类型统计、档案检索排名、鉴定类型统计、管理情况统计等等，图表也支持数据穿透，能够穿透到具体的数据源中。

　　亮点总结

　　在数字化大背景下，中博奥积极响应国家对档案管理的政策，实现电子档案自动归档、档案全生命周期数字化管理、3秒可检索、文件防篡改、可第三方存证、快速集成各类系统，满足各类组织档案管理需求，全面优化档案管理成本，保证组织档案安全可信。