工程档案管理措施（工程档案管理的重要性）

　　建筑工程档案管理措施限应满足的以下要求：建筑工程档案要求应符合《建设工程文件归档规范》(GBT 50328-2014)的规定，一般要求管理期限应五年以上。根据《建筑工程资料管理规程》(JGJ／T185-2009)规定如下：

　　监督员主动联系,在工程竣工前档案的收集,整理和保管工作有责任监督员承担。工程竣工时经审核符合要求后归档交给档案员保存管理。

　　工程档案保管期限分为长期和短期两种，长期为15年，短期为5年。工程档案案卷的装具、装订应做到统一、整齐、牢固，符合相关规范标准的要求，便于保管与查阅。

　　工程档案管理应采取哪些有效措施？

　　(1)建立健全规章制度。

　　建设、勘察、设计、施工和监理单位应依据工程建设法律法规和规章，并结合本单位实际，建立健全工程档案的管理制度，明确工程文件形成、收集、整理、归档内容和相关部门的责任。

　　(2)落实工程档案收集责任制。

　　建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确的要求，保证档案与工程建设同步形成，不得事后补编。

　　(3)建立健全档案工作网络，明确专兼职档案员岗位职责。

　　要求勘察、设计、施工、监理等单位将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，并将其纳入工程程序和考核内容中。

　　(4)发挥监理单位作用，保证工程文件质量落到实处。

　　工程实行监理制的监理单位，代表建设单位对工程建设勘察、设计、施工到竣工验收实行全过程、全方位控制管理，对工程文件质量进行把关。

　　(5)档案的验收移交纳入工程验收环节。

　　一方面建设单位的档案部门要主动参与到工程竣工验收，检查档案的系统性和完整性。另一方面从制度上保障，只有通过档案部门的验收，该工程才能通过竣工验收，只有档案完成移交，才能进行工程结算，否则不予结算。

　　工程档案管理的重要性

　　一、建设项目档案管理的重要性及社会价值

　　从建设项目档案本身角度，我们知道，建设项目档案是整个工程的见证，真实记录了工程建设的原始完整信息，极具存储价值。从申请环节到项目验收环节的相关文件的完整性、准确性都能对日后的工程竣工验收、检查、日常维护或改建等方面提供可靠有力的依据和凭证。

　　从项目管理角度，落实好建设项目档案管理工作是提升项目管理水平的必要性手段，影响着工程的施工质量及整体利益。

　　建设项目档案管理的工作，不仅仅是对项目建设进程中所有档案资料的收集、整理、归档，更是通过从文件管理的规范化和系统化透视工程质量综合评估，更是追溯社会责任的有效证据。

　　二、完善建设项目档案管理的有效措施

　　（一）领导重视、职责明确，是归档工作圆满完成的重要前提。

　　首先，建立建设项目档案工作组织机构，明确工作职责，要求领导小组对项目验收工作进行组织管理。对重大事项进行决策和指导；工作小组要覆盖面广，要涉及各个相关业务部门及人员，要求对项目建设过程中的文件进行及时的收集、积累和预立卷工作；档案部门派专人进行档案的指导归档工作，为项目归档工作的顺利进行提供人力和知识服务的保证。

　　其次，要制定详细的档案归档工作计划，严格按照时间节点进行文件的收集、整理、归档，发现问题及时解决，杜绝出现施工资料与现场施工进度脱节的现象发生。

　　（二）源头抓起、建章立制，是归档工作顺利开展的坚实基础。

　　建设项目档案管理制度的制定是对固定资产投资建设项目档案管理工作的有力保障。根据集团公司的《固定资产投资建设项目档案管理制度》，结合公司的实际情况，建立建设项目档案管理规章制度，并建立操作性强的基本建设项目档案作业指导书，明确各部门分工及职责，明确归档流程和操作细则，明确归档的范围及时间。

　　对《档案法》《建设项目档案管理办法》《声像档案管理办法》等规范文件进行积极的推广和宣传，做到有据可依、有章可循。

　　（三）注重收集、强化过程，是归档文件齐全完整的有力保证。

　　项目建设施工过程中的文件材料较为分散、文件种类相对比较复杂，为确保项目文件的完整、准确、系统，必须加强项目文件的过程管理，坚持事前介入、事中指导、事后把关的全程管理原则。

　　要求档案管理人员必须要深入施工现场,了解工程中存在的问题,熟知各个任务节点的时间,按时参加工程项目专项验收，并及时对各方单位文件收集整理工作进行全面系统的检查指导，发现问题要当即处理,当即解决,当即整改。

　　同时加强与施工方、设备厂家、监理等各个主体之间的沟通与联系,建立良好的工作关系，尽量做到相互支持、配合。坚决执行档案工作与项目建设同步推进，档案部门充分发挥监督指导作用，唯有如此,才能更好地为工程项目竣工资料的完整和齐全奠定良好的基础。

　　（四）优化队伍、加强培训，是归档工作组织实施的人才保障。

　　由于各方单位档案人员业务知识参差不齐，流动性大，一些档案人员此前未曾从事过大规模的建设项目文件材料归档与管理工作。因此,档案部门要定期组织相关人员加强业务指导和培训，重点对项目文件管理要求、收集、整理、归档移交等基本知识进行培训，以及对项目管理制度的宣贯。

　　同时加强与各单位档案人员保持联系，确保人员有保证，另外鼓励各方单位积极参加项目辖区城建档案培训，一方面建立良好工作关系，另一方面要熟知地方档案归档要求、范围、流程。

　　为确保档案文件的标准化、统一性，档案部门在项目前期编制项目文件实施模板，要求各方单位严格按照文件模板进行使用，移交地方档案馆的文件按照地方档案馆格式进行使用。档案部门同时要编制《竣工文件编制细则》，明确各参建单位应该移交的竣工档案，以及对竣工档案的整理、编制、立卷工作进行了具体说明，避免日后的重复劳动。

　　（五）合同管控、严格考核，是归档工作有序开展的主要手段。

　　坚持合同约束,强化档案收集归档和形成质量控制。建设单位在与施工、监理等参建单位签订承包合同、协议时,要设立专门条款,明确有关单位归档套数、时限、违约责任等内容。

　　监理合同要特别明确监理单位对建设项目档案完整性、准确性审查的责任,监理工程师要按照合同要求对档案质量把关,一旦发现档案真实性、完整性方面存在问题应及时返回有关单位修正,确保建设项目档案能够反映项目建设的真实情况。

　　必要时可以在工程款付款中添加档案部门意见，对于档案收集整理情况进行确认，甚至具有一票否决权。对建设项目文件材料的收集、整理和归档工作成绩突出的单位进行一定的奖励，反之进行处罚。