人事档案整理细则（档案整理工作的基本流程）

　　人事档案整理细则：人事档案管理员虽然管理本单位所有的人事档案，但管理员本人是接触不到自己档案的，这是人事档案管理具体规定，人事档案管理员的个人档案单独存放在办公室主任那里。外包单位整理人事档案的工作人员，进场前要进行政审，需持有当地派出所的无犯罪记录证明，并要签订保密协议后，才能从事人事档案整理这项工作。

　　人事档案整理细则

　　第一章总则

　　第一条为了实现干部人事档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关规定，特制订本细则。

　　第二条干部人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部人事的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。

　　第三条各级干部人事档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部人事档案进行认真的整理。

　　第二章整理工作的基本要求

　　第四条整理干部人事档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

　　第五条整理干部人事档案，事先要收集好干部人事档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。

　　第六条整理干部人事档案的人员，必须努力学习党的干部人事工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。

　　第三章档案材料的鉴别

　　第七条干部人事档案材料的鉴别工作，是干部人事档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部人事档案的工作。

　　第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部人事档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。

　　第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。

　　第十条鉴别归档材料的具体做法：

　　（一）判定材料是否属于所管干部人事的材料及应归入干部人事档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部人事档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁；

　　（二）审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档；

　　（三）审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后归档；

　　（四）鉴别中发现涉及干部人事政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部人事档案，应交有关组织处理；

　　（五）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

　　第四章档案材料的分类

　　第十一条对归档的材料必须按照《干部人事档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。

　　第十二条干部人事档案正本，由历史地、全面地反映干部人事情况的材料构成。其内容分类：

　　第一类履历材料：干部人事履历表（书）、简历表，干部人事、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。

　　第二类自传及属于自传性质的材料。

　　第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部人事表现情况材料；作为干部人事任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，干部人事考核和民主评议的综合材料。

　　第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部人事的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。

　　第五类政审材料：审查干部人事政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部人事的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。

　　第六类加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（１－２份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取销预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。

　　第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

　　第八类干部人事违犯党纪、政纪、国法等材料：处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。

　　第九类干部人事工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部人事调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部人事任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表，聘用干部人事合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部人事审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。

　　第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级材料；干部人事逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。

　　第十三条干部人事档案副本内容，是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成：

　　第一类的近期履历材料。

　　第三类的主要鉴定，干部人事考核材料。

　　第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。

　　第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料。

　　第七类的奖励材料。

　　第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料。

　　第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。

　　其它类别多余的重要材料，也可归入副本。

　　第十四条内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。

　　（一）带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。

　　（二）履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。

　　（三）有任免职务内容的干部人事登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。

　　（四）政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。

　　第五章档案材料的排序与编目

　　第十五条每类干部人事档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。

　　第十六条档案材料排序的基本方式：

　　（一）按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料；

　　（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；

　　（三）第九类材料可根据不同层次干部人事的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：１、工资情况的材料；２、任免材料；３、出国、出境材料；４、其它材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。

　　第十七条每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：

　　（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写；

　　（二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；

　　（三）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间；

　　（四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应加数填写；

　　（五）书写目录要工整，正确清楚、美观、不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；

　　（六）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

　　第六章复制与技术加工

　　第十八条档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料一般可采用修复、打英抄写、复印等方法。凡打英抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。

　　第十九条建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。

　　第二十条为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：

　　（一）对超出１６开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读；

　　（二）对破损、卷角、折皱和小于１６开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；

　　（三）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；

　　（四）拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料

　　第七章装订与验收入库

　　第二十一条每个干部人事的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：

　　（一）将目录与材料核对无误；

　　（二）把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐；

　　（三）在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《条例》附件一的规定；

　　（四）一律使用《条例》附件一规定的标准干部人事档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。

　　第二十二条干部人事档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。

　　第八章整理工作的注意事项

　　第二十三条干部人事档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

　　（一）在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全；

　　（二）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；

　　（三）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。

　　（四）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部人事档案。

　　第九章附则

　　第二十四条本细则由中央组织部干部人事档案工作部门负责解释。

　　档案整理工作的基本流程

　　1、范围

　　本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

　　2、规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　　GB/T 18894电子文件归档与管理规范

　　DA/T 1-2000档案工作基本术语

　　DA/T 13-1994档号编制规则

　　DA/T 25-2000档案修裱技术规范

　　DA/T 38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范

　　3、术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3.1

　　归档文件archival document(s)

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

　　3.2

　　整理arrangement

　　将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

　　3.3

　　件item

　　归档文件的整理单位。

　　3.4

　　档号archival code

　　在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

　　4、整理原则

　　4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　　4.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

　　5、一般要求

　　5.1组件（件的组织）

　　5.1.1件的构成

　　归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　5.1.2件内文件排序

　　归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　5.2分类

　　5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

　　5.2.2归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

　　a）按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　b）按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

　　c）按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

　　5.3排列

　　5.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

　　5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　　5.3.3会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4编号

　　5.4.1归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　5.4.2档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

　　上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　5.4.3档号按照以下要求编制：

　　a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。

　　b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

　　d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

　　e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

　　5.4.4归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　5.4.5归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A图A3）。

　　5.5编目

　　5.5.1归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

　　5.5.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　a）序号：填写归档文件顺序号。

　　b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。

　　c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

　　d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

　　f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

　　g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

　　h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

　　i）备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B图B1）。

　　5.5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

　　6、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

　　6.1修整

　　6.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

　　6.1.2归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　6.1.3归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　6.1.4对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　6.2装订

　　6.2.1归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　6.2.2应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　6.2.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　6.2.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　6.2.5永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.2.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　6.3编页

　　6.3.1纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　6.3.2页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。6.4装盒

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　6.4.1档案盒

　　6.4.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D图D1）。

　　6.4.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

　　6.4.1.3档案盒应采用无酸纸制作。

　　6.4.2备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

　　a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　c）整理日期：归档文件整理完成日期。

　　d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　6.5排架

　　6.5.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　6.5.2归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

　　6.5.3归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

　　7、归档电子文件的整理要求

　　7.1归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5一般要求”的规定。

　　7.2归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

　　7.3归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。