档案整理工作制度（档案整理工作的基本流程）

　　档案整理工作制度：制度，一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格建立完善的档案管理制度才能保证档案管理工作的顺利进行，而档案管理制度建立的完善与否，直接关系到档案管理工作的质量。档案管理制度是人们科学管理档案、做好档案工作的重要依据，也是监督、指导、检查本单位档案工作的必要手段。

　　档案整理工作制度

　　一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

　　1、以“案卷”为单位整理。

　　1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

　　2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

　　3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，50px三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

　　4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

　　5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

　　（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

　　（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

　　（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

　　6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

　　2、以“件”为单位整理。

　　1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。

　　2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

　　3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。

　　4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

　　5）以“件”为单位档案整理的适应范围：

　　（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。

　　（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，

　　（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》。

　　档案整理工作的基本流程

　　一、收集

　　收集工作一般是每年1-2月开始，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》供参考。档案整理档案室要做好接收登记，建立《档案移交接收登记表》。

　　二、分类

　　（1）年度划分

　　年度划分应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的一年；跨年度的案件，应放在结案的一年。跨年度的会议文件，以会议闭幕时间来划分；来文与复文跨年度并作为一件归档的，以复文时间来划分。不同年度的文件一般应分开排放。

　　（2）保管期限表划分

　　参照《广东省机关文书档案保管期限表》（下简称《期限表》）对归档文件进行保管期限划分，不在《期限表》规定的归档范围内，而又认为具有保存价值，需要归档的文件材料，由各办公室自行决定保管期限或咨询档案馆。

　　三、组件

　　件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件：

　　正文、附件为一件（正文在前，附件在后）；

　　文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件（正本在前，定稿在后）；

　　转发文与被转发文为一件（转发文在前，被转发文在后）；

　　原件与复制件为一件（原件在前，复制件在后）；

　　正本与翻译本为一件（无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后）；

　　中文本与外文本为一件（中文本在前，外文本在后）；

　　报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

　　简报、周报等材料一期为一件；

　　会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

　　来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）独立成件。

　　四、修整

　　归档文件装订前，对不符合要求的文件材料进行修整。

　　归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　五、装订

　　1、要求：A4大小为标准取齐（凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。托裱时单面内容文件在文件四角涂上白乳胶粘贴于A4纸中央；双面内容文件在文件左边两角涂上白乳胶粘贴于A4纸中央。）；形成时即为成本成册的报表、刊物等，可保留原装订，装订时应尽量不破坏档案原貌；不能使用塑料夹装订文件。

　　2、方法：不锈钢钉；线装。（不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。）

　　3、10年期的档案（可）不拆钉。

　　六、排序、编号

　　在分类方案的低一级类目（即“保管期限”）内进行排序、编号，每年（每个机构）每个保管期限的文件按时间结合事由从1开始编顺序号。

　　排列时，都应尽可能将关系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。

　　每一年度的归档工作结束后，如发现有其它应归档的文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

　　七、编页码

　　以件为单位，采用号码机打印在每页纸的右下角空白处，双面有字迹的档案材料，对于背面书写的页面页码打印在左下角空白处（按文字方向编页码）。每份文件均从1开始编页码，编有效页。

　　八、盖档号章

　　档号章盖于文件首页上方空白处。

　　档号章项目包括全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六项。

　　“全宗号”是档案馆为进馆单位档案所编制的实体管理号。

　　“类别号”是指一个立档单位内不同门类的档案代字或代号，如A等。

　　“年度”指归档文件的形成年度，标注4位阿拉伯数字。

　　“机构”填写归档文件（收文或发文）的承办机构名称（规范化简称）。不按机构分类的，不填此栏。

　　“期限”指归档文件的保存时间，分永久、30年、10年三种。

　　“件号”是归档文件的顺序号。

　　九、著录

　　1、著录的项目要准确、齐全，以便于检索。

　　2、一级著录要素：a、类别：文书档案；b、年度：文件对应年度；c、机构：本办公室名称；d、期限：永久、30年或10年。

　　3、二级著录要素：件号、密级、文号、责任者、标题、主题词、文件日期、页数、归档日期、附件、公开范围、自定义类别、附注。

　　4、题名著录

　　（1）文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[]”。

　　（2）对题名中出现“我镇”“你局”“本镇”等不规范简称的，应据实著录并在其后注明全称或规范的简称，用“[]”标识。如“关于本局……工作总结”应录成“关于本局[××局]……”，而不应录成“关于XX局工作总结”

　　（3）有副题名的照原文副题名录入，在副题名前加“：”号；如有多个副题名，在各个副题名中用“；”隔开。

　　（4）“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时可在题名之后，加上该文任免的本单位有关人员的名字，并外加“[]”。

　　（5）有附件的应将附件的题名完整录入。如几份文件合在一起算作一件的，应将除首件外的其他文件作为附件来处理，题名在“附件”栏内标识清楚。

　　十、装盒

　　1、将整理好的归档文件装入档案盒内对同一个保管期限内的文件，根据档案盒厚度，将文件按顺序装入盒中。不同保管期限的文件不能装在同一盒内；分机构编流水号的，不同机构的文件不要装在同一盒内。

　　2、填写档案盒背上的项目完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号。

　　3、填写备考表项目：盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间。

　　十一、编检索工具

　　1、打印目录

　　按件号打印归档文件目录。

　　2、拟写“归档说明”

　　内容包括：本年度立档单位主要工作概况，内设机构、职能及党政主要领导变化情况，文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷）。

　　3、装订成规范的档案目录

　　目录内一般按归档说明、永久、30年、10年的顺序排列，可将永久、30年、10年分别装订，或永久、30年合订，10年单独装订，多年合编。

　　4、填写“目录夹封面”上的项目

　　包括全宗名称、类别、年度、保管期限。

　　5、填写“目录夹背脊”上的项目

　　包括全宗号、类别、年度、期限。

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