户籍档案整理规范（户籍档案整理及数字化）

　　在档案整理之前，档案员应学习户籍档案整理规范，力求做实做细户籍档案日常的整理工作。在整理过程中，户籍员严格按照《户籍档案管理规定》，做到每项业务有记录、有依据、有资料、有审批，确保每项业务信息不丢失，以便于查找、使用为目的，将各类户籍档案按照姓氏、年份、受理时间进行分类归档、编写目录、规范装订，使户籍档案一目了然。

　　户籍档案整理规范

　　一、档案整理概述

　　档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。

　　（一）档案整理的类型档案整理可以分为三种类型：系统排列和编目、局部调整和全过程整理。

　　（二）档案整理的内容和步骤

　　档案整理的内容，包括系统化和编目两部分。档案整理工作的主要步骤有：区分全宗-全宗内档案的分类--立卷（组件）--案卷（件）的排列--档号的编制--案卷目录（归档文件目录）的编制。

　　（三）档案整理的原则

　　按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗的基本含义有三方面：全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

　　（二）立档单位及其构成条件

　　立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。立档单位的构成条件：可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。

　　（三）立档单位变化对全宗划分的影响

　　１．政权更迭的全宗处理；

　　２．立档单位职能发生根本性变化的全宗处理；

　　３．立档单位其他变化情况的全宗处理。

　　（四）全宗的补充形式

　　全宗的补充形式。主要有：联合全宗；汇集全宗；档案汇集。

　　（五）判定档案所属全宗

　　判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。

　　三、全宗内档案的分类

　　（一）分类的基本要求客观性；逻辑性；可操作性。

　　（二）分类方法

　　档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，归纳起来有按来源分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等类型。

　　（三）分类方案的编制

　　１．机关全宗分类方案的编制机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法，将全部档案分为文书类、业务（专门）类、科技类、会计类、特殊载体类等类目，每个一级类目再根据其档案的特点，划分二、三级类目。

　　２．企业全宗分类方案的编制

　　工业企业档案分类一般设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

　　四、档号和目录的编制

　　（一）档号编制原则

　　档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：唯一性原则；合理性原则；稳定性原则；扩充性原则；简单性原则。

　　（二）档号的结构

　　分为三种：第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。

　　（三）档号的编制方法

　　全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、年度、保管期限、组织机构或问题、件号、页（张）号的编制方法。

　　（四）目录的编制编制目录是整理工作的最后一步。立卷整理应编制案卷目录，组件整理应编制归档文件目录。

　　户籍档案整理及数字化

　　开展户籍档案数字化扫描工作之前，应根据纸质档案实际情况，按步骤对档案实体进行整理鉴别，对需要说明、修裱、扫描等内容进行标识，以确保扫描加工质量和效率。

　　1、分件

　　按传统方法整理的档案，应将案卷拆分为件进行扫描。件的划分应遵照DA/T22的规定进行，注意保持文件的齐全、完整，尽量避免以组合件的方式进行扫描。按新方法整理的档案，件的划分遵循档案形成规律和DA/T22的要求。

　　分件过程中，应注意理顺文件的排列顺序。对文件形成过程中产生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重复件及没有保存意义的制表说明等不予扫描的页面，应加以标注。

　　为便于数字档案（正文）的利用，应将文件处理签或领导（职能部门）签署的意见、有本级党政领导亲自批示和审改内容的文件底稿等不便提供利用的文件，在档案目录数据库中进行标识。

　　2、编页

　　没有编页或编页不规范的档案，原则上应重新进行编页。文书档案正面页号应编在右下角、背面页号应编在左下角，科技档案页号应统一编在右下角，没有信息的档案页面不编号。

　　页号不应压盖档案内容；重新编写页号时，应将原页号用铅笔划去,以示区分

　　3、装订物处理

　　对已装订成册，不去除装订物会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时,应注意保护档案不受损害。

　　对已装订成册，不去除装订物不影响扫描工作进行的档案，应维持原样。

　　4、页面修整

　　对破损严重无法扫描或折皱不平影响图像质量的纸质档案，应先进行技术修复或压平等相应处理后再进行扫描。

　　5、装订还原

　　纸质档案扫描加工完成后，对拆除过装订物的档案实体进行装订还原。装订还原应符合国家档案装订规范，要保持案卷整齐、卷内文件排列顺序正确、不掉页、不压字等。

　　对装订还原的档案实体进行质量检查、登记，出现卷内文件不完整、前后顺序排列不正确及装订不符合国家规范等情况，应退回重新整理。

　　6、交接登记

　　档案整理及数字化过程需要交接的环节,应当填写档案调还卷登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。