数码照片档案整理规范

　　近年来，随着数码相机的普遍应用，形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件，因此做好数码照片档案管理工作具有重要的意义。

　　数码照片档案整理规范的完善化、规范化，不但可以实现优化地提供查找利用，而且可以促进数码照片管理水平和质量的不断提高，促进企业经营生产的发展。

　　因为数码照片档案真实记录了本单位或企业的重大活动和事件，保存它是本单位为日后查考凭证和参考借鉴之用。接着，对数码照片的归档范围进行了界定，明确凡是在本单位活动中直接形成的，反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片均属收集范围。

　　随着科学技术的发展，档案类型出现多样化，特别是应用数码相机形成了大量的数码照片记录，为档案管理带来新问题。国家档案局2014年12月31日发布了《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50—2014），2015年8月1日开始实施。

　　标准规定了数码照片命名、归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求，适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。标准既承接了《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）的基本要求，又与《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）相衔接，是当前数码照片管理的工作依据。

　　尽管标准已经开始实施很多年时间，但从数码照片归档管理情况来看，仍存在着对《数码照片归档与管理规范》不了解、延用《照片档案管理规范》管理数码照片、数码照片归档不及时、格式不统一、命名不规范、载体检测缺失等问题。为进一步掌握标准、规范业务。

　　标准明确数码照片是指用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。标准规定了数码照片的归档范围；提出了以照片组（指有密切联系的若干张数码照片的集合）作为管理数码照片的基本单元；规定了数码照片整理、分类、编号的方法和著录项目；对于数码照片的命名、移交、归档与存储作出了具体的规定。

　　通过学习研讨，大家明晰了数码照片与传统照片管理的不同点，对数码照片的概念、归档整理、存储保管等认识更加明确，对标准实施中可能遇到的问题如何处理初步达成了共识，为进一步宣传贯彻标准、规范业务指导工作、服务基层打下了基础。

　　什么是数码照片？哪些数码照片可以作为档案保存？

　　数码照片是用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

　　数码照片档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。

　　采集数码照片的EXIF信息，并作为元数据进行存档。

　　EXIF信息是指数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。

　　注：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。

　　数码照片的存储结构

　　1.采用建立层级文件夹的形式进行存储。

　　2.按不同保管期限、年度和照片档号建立层级文件夹。

　　3.档号文件夹下的数码照片，按照档号加序号进行命名数码照片，即“档号.序号.jpg”

　　示例：

　　某单位的2010年拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2010年第一组照片，保管期限为“永久”，该组数码照片应存放在以下路径下：

　　D：数码照片档案Y2010J001-ZP·2010-Y-0001

　　照片名为：J001-ZP·2010-Y-0001.001.jpg

　　数码照片的存储载体

　　1.应存储在耐久性好的载体上，推荐采用硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。

　　2.应存储为一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

　　3.存储载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。

　　数码照片的保管

　　在线存储的数码照片档案的保管条件应符合GB/T 2887-2011的要求。

　　离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合DA/T 15-1995的要求。

　　离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合DA/T 38-2008的要求。

　　对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

　　对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

　　根据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）等标准规范对纸质照片、数码照片进行规范化整理、全文数字化管理，便于照片档案的管理和利用。在实际工作中，特殊情况比较多，如有的有纸质照片没底片，有的有底片没有纸质照片，有的有数码照片没有纸质照片，有的既有数码照片又有纸质照片，如何统一规范的管理，需要根据实际情况有机结合上述三个标准规范进行操作管理。

　　一、照片档案的定义

　　照片档案photograpkicarchives，国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。（《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）定义）

　　数码照片档案digital photographic records是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。（《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）定义）

　　二、照片档案的归档

　　1、归档范围

　　（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

　　①本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片；

　　②本单位重点建设项目、重点科研项目的照片；

　　③领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；

　　④本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的照片；

　　⑤本单位历届领导班子成员的证件照片。

　　（2）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

　　（3）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

　　（4）其他具有保存价值的照片。

　　2、保管期限

　　数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为30年和10年。

　　3、归档时间

　　数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。

　　4、归档要求

　　（1）公务活动中形成的具有保存价值的照片、底片、数码照片，在活动结束后一个月内归档，各类照片在归档前，都要做好鉴定、删选工作。

　　（2）归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。

　　（3）对反映同一内容的若干张照片（纸质、数码照片），应选择其中具有代表性和典型性的照片归档，所选照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的照片一般只归档一张。

　　（4）归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。

　　（5）归档的照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。

　　（6）数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。

　　（7）归档时，应参照GB/T 18894-2002对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。

　　（8）归档的数码照片，有条件的单位可以冲洗一套纸质照片。

　　四、照片档案的整理和数字化的存储管理

　　1、分类和排列

　　（1）同一全宗内的照片档案按“年度-保管期限-照片组”分类。

　　（2）同一照片组内的照片档案按形成时间排列。

　　2、命名

　　数码照片(数字化扫描图象)文件采用“年度-保管期限代码-照片组号.张号.扩展名”格式命名。

　　保管期限代码：分别用“Y”、“D30”、“D10”代表永久、30年、10年。

　　年度：为4位阿拉伯数字。

　　照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。

　　张号：为3位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“001”开始顺序编号。

　　示例1：

　　2020年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：2020-Y-0001.001.jpg。

　　3、档号

　　照片档案代码设为“ZP”,分为2个属类：纸质照片类（ZP01)、数码照片类（ZP02)。

　　档号格式为“全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-件组号”。（每一件档案的“档号”唯一，即此件档案的身份标识）

　　如XXX单位2020形成的需永久保存照片类档案第1件，档号标识为：

　　整理要求：

　　（1）照片类档案以“件组”为单位，一次会议、一次调研、一次检查、一次参观、一次演出、一次慰问、一次走访、一次活动、一个专题事项为一件；

　　（2）一“件组”照片可以有一张照片，也可以有多张照片，拍摄的照片需要清晰、完整，能反映照片的主题。

　　（3）以照片的拍摄时间，确定归档年度，为“档号”和档案盒上的“年度”；

　　根据保管期限表确定此份档案的保管期限，永久、30年，对应代码为“Y、D30”

　　（4）同一个年度、同一个保管期限的编写一个“件顺序号”（即件号），每个年度、保管期限都从“1”号开始编写。

　　数码照片档案整理规范

　　1、范围

　　本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。

　　本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。

　　2、规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　　GB/T 2887—2011计算机场地通用规范

　　GB/T 11821—2002照片档案管理规范

　　GB/T 17235.1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第１部分：要求和指南

　　GB/T 17235.2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第２部分：一致性测试

　　GB/T 18894电子文件归档与管理规范

　　GB/T20163—2006中国档案机读目录格式

　　DA/15—1995磁性载体档案管理与保护规范

　　DA/T18—1999档案著录规则

　　DA/T38—2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范

　　3、术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3.1

　　数码照片digitaI photos

　　用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

　　3.2

　　数码照片档案digitaI photographic records

　　机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。

　　3.3

　　EXIF信息exchangeabIe image fiIe information

　　数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。

　　注：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。

　　3.4

　　照片组photos group

　　有密切联系的若干张数码照片的集合。

　　注：如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，全部存储到同一层级文件夹内。

　　4、归档

　　4.1归档范围

　　4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。

　　4.1.1.1本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片。

　　4.1.1.2本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片。

　　4.1.1.3领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片。

　　4.1.1.4本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片。

　　4.1.1.5本单位历届领导班子成员的数码证件照片。

　　4.1.2记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。

　　4.1.3记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。

　　4.1.4其他具有保存价值的数码照片。

　　4.2保管期限

　　数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为30年和10年。

　　4.3归档时间

　　数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。

　　4.4归档要求

　　4.4.1归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。

　　4.4.2对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

　　4.4.3归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。

　　4.4.4归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。

　　4.4.5数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。

　　4.4.6归档时，应参照GB／T18894—2002对数码照

　　片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。

　　5、整理和著录

　　5.1分类和排列

　　5.1.1同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。

　　5.1.2同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。

　　5.2命名

　　5.2.1整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。

　　5.2.2数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。

　　保管期限代码：分别用“Y J”“30”“10”代表永久、30年、10年。

　　年度：为4位阿拉伯数字。

　　照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。

　　张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。

　　示例：

　　2009年某单位拍摄的一组x x工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：YJ-2009-0001-0001.JPEG。

　　5.3著录

　　建立数码照片档案目录数据库时可参见附录B。

　　6、存储和保管

　　6.1存储结构

　　数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹。

　　示例：

　　某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2009年该单位拍摄的一组x x工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限为“永久”，该组数码照片应存放在以下路径下：

　　D：＼数码照片档案＼YJ＼2009＼0001＼

　　6.2存储载体

　　6.2.1数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，本标准推荐采用硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。

　　6.2.2数码照片档案应存储为一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

　　6.2.3存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存人日期等。

　　6.3保管

　　6.3.1在线存储的数码照片档案的保管条件应符合GB／T2887—2011的要求。

　　6.3.2离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合DA／T15—1995的要求。

　　6.3.3离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合DA／T38—2008的要求。

　　6.3.4对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

　　6.3.5对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

　　07、利用和鉴定销毁

　　7.1利用

　　数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保数码照片档案的信息安全。

　　7.2鉴定销毁

　　依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴定、销毁工作。