电子会计档案是什么（会计档案电子化）

　　会计档案是企业生产经营活动结果最直观的数据记录，记录了企业各项活动产生的各种经营数据。如平时最常用的费用报销单、支出凭证、借款单等财务单据，都需要按照原始凭证所要求填列的项目逐项填列齐全，不得遗漏和省略，而会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

　　传统会计档案与电子会计档案管理模式

　　包括会计凭证在内的会计账簿、财务会计报告等组成的会计核算专业资料，即会计档案，是企业经营过程中不可忽视的重要经济资料，也是维护企业经济利益、推动有效经营决策的“定盘星”。

　　传统的纸质会计档案管理存在诸多不便，如：

　　１、管理成本高，海量业务及财务数据都需要打印成纸质，经人力匹配、贴票、装订后才可归档；需要占用大量物理空间，费纸费空间；

　　２、信息存储无索引关联，档案资料借阅、检索非常不便，查阅、调用困难较大，且存在丢失风险和安全隐患问题；

　　３、财务人员的工作量大，整理档案工作耗时耗力却对个人而言能力提升空间较少；

　　４、信息数据共享受到极大限制，对财务的工作效率影响较大，且不利于进行数据分析并对业务做出决策支持；

　　传统会计档案纵然较为复杂，但在企业经济活动中，会计档案对于企业的经营管理至关重要。

　　因此，推进企业档案电子化管理已成为必然趋势。

　　２０２０年３月２３日，财政部、国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔２０２０〕６号文）中明确规定：

　　对单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证——“可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档”。

　　同时也提到：单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

　　这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。

　　会计电子档案的推行也将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

　　电子会计档案对企业的影响

　　对员工来说，档案查询更便利，线上即可查看只读文件；

　　对管理者来说，档案齐全流程清晰，分析数据更高效；

　　对于财务：

　　１－节约打印及归档管理成本，节约人力的时间成本，更有利于培养人才；

　　２－便于索引和借阅，提高企业会计档案的利用和管理的规范性；

　　３－降低档案丢失和损毁风险，利于对会计工作的监督和检查；

　　４－实现信息数据共享，实现业务和财务数据的互联互通。

　　ＱＡ时间

　　１、以电子发票的纸质打印件作为报销依据，是否需要同时保存ＰＤＦ版电子发票，并且把发票单独打印出来装订归档？这样操作符合要求吗？

　　答：使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件，并建立相应的检索关系。

　　２、电子发票的扫描影像文件算电子会计凭证吗？

　　答：拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件。不能仅以电子副本文件报销入账归档，仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。发票地址、二维码均不是电子会计凭证原件。电子发票等电子会计凭证原件如何认定、如何获取，建议咨询税务等制证部门。

　　３、如果电子发票原版文件丢失了，只有打印的纸质版，可以用纸质扫描件电子档来存档吗？电子发票纸质扫描件是有效电子档吗？

　　答：单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。不能仅以电子副本文件报销入账归档，仍须按纸质会计凭证的有关规定进行管理。

　　４、如果只保留电子会计凭证的形式，企业内部的会计核算系统需要具备哪些功能？

　　答：企业的会计核算系统能够接收、读取和输出符合要求的电子会计凭证，且设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，采取了风险控制手段。同时，由于电子会计凭证具有易复制且难察觉的特点，会计核算系统应当设置必要的程序或功能，防止重复利用同一电子会计凭证的原件及其复制件报销入账。

　　中博奥科技耕耘多年，推出“中博奥会计档案管理系统”，综合运用海量数据归档存储、多介质分级存储、设备监控预警等手段实现电子档案的长久、安全存储。

　　中博奥为企业档案管理生命周期全过程提供信息化支撑，帮助企业实现会计档案的无纸化、标准化、规范化和专业化管理，彻底解决了企业在传统会计档案管理中遇到的困难，实现了电子档案的凭证抽取、附件收集、整理、保管、利用、销毁的全生命周期管理。

　　通过实施会计档案电子化管理，企业能够有机会实现更高的企业财务和会计信息资产管理价值。我们有理由相信，这也是会计档案管理电子化将区别于传统会计档案管理价值的最大之处。

　　会计档案电子化

　　会计档案电子化即电子会计档案是与当今企业数字化、智能化、网联化同步的财务管理新趋势，其重要意义不仅在于利用电子化技术手段对会计档案起到方便检索、保障安全、提升效率作用，亦使会计档案电子化管理日益科学、合理、高效。

　　一、实现会计档案电子化的意义：

　　财政部力推的会计档案电子化试点看起来是会计档案管理形式上的变化，其实质是促进财务智能化实质性的变革。通过会计档案的电子化管理推动实现了业务数据的安全高效采集，业务数据将直接转化为财务、档案数据，通过业务、财务、档案一体化流程打通，最终实现企业整体的业财档案数字化转型，其实这就是一条业财一体化路径。

　　同时，业财档案的数字化转型，对于新环境下的财务及档案管理提供了最新的智能计算，从而杜绝数据误差，使业务与财务真正实现一个平台对话，基于同一数据的分析、判断与决策，即时调整业务行为，达成业务目标。

　　当然，会计档案电子化对于财务部门本身来说，其作用不可小觑，首先，会计档案电子的智能组装、自动归档功能使得企业的报销业务流程得到大大优化，同时实现对档案的多维检索，并且通过设置借阅权限，实现可视化监督。

　　其次，由于实现了会计档案电子化，从而改变了纸质会计档案的整理、装订、归档传统工作方法。再次，会计档案电子化，通过组织数据分离与分布存储，加密技术以及防篡改预警功能，更好地保证了电子档案的合规性与安全性。

　　二、实现会计档案电子化的途径：

　　（一）建立管理制度。明确管理职责和要求，规范管理流程。制度应当包括会计电子档案形成、整理、移交等日常业务方面的内容，还包括电子数据备份管理、数据防篡改管控、信息系统运营安全等内容。需要信息化部门或第三方服务机构、档案管理部门、财务部门及其他相关部门的专业人员共同参与，以使制度得以执行。

　　（二）开发管理系统。对现有系统进行全面升级，实现与现有会计核算系统相结合，根据本企业业务运作特点，开发完善的会计档案电子化管理系统。

　　（三）培养管理人才。从纸质文件的看护保管，变为网络资源、数据库，甚至是“档案云”的管理、使用、维护，要求引进或招聘具备财务管理、计算机应用等复合性人才，一专多能，要求财务人员既能做财务管理，也能维护会计档案电子化管理系统。

　　（四）保障运行环境。会计档案电子化，安全的运行环境至关重要。一要保障存储介质安全，以标准格式定期备份，计算机硬件设备和存储介质要放在指定场所，避免外界因素导致数据丢失。

　　二要保证信息系统安全，系统维护商应当定期完善、维护信息安全管理体系、保密体系、技术体系，以保证会计档案信息系统安全、网络安全。提升档案管理人员的电子化管理意识和安全防护能力，意识到位、能力到位、执行到位。