档案库房安全管理要求

　　档案是一个单位重要的价值资料，科学、规范管理尤为重要。一般来说，档案归档后要加强档案库房安全管理要求，确保档案安全；并有相应的保管要求。

　　档案库房安全管理要求

　　（一）档案库房建设参照执行《档案馆建筑设计规范》，达到防盗、防水、防火、防潮、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密等“十防”要求，配备必要的设备，满足保管档案的需要。

　　（二）档案库房实行专人负责制，非工作人员不得擅自入内。外单位参观库房，必须经档案部门负责人同意，档案管理人员陪同方可入内。门锁的钥匙实行两套制，除管理人员配备外，档案部门集中存放一套，以备发生紧急情况时使用。

　　（三）库区必须配备符合档案要求的消防器材，并按设备管理要求定期检查、校验、更换。定期检查电源线路和设备状况，不得将易燃易爆和其它非档案物品带入库内。

　　（四）档案库房的温湿度应控制在14—24℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45—60％，日变化幅度不超过5％。库房应当使用照明度不超过100勒克斯的白炽灯或其它有防紫外线装置的照明灯具做人工光源，外门窗必须有窗帘、遮板等遮阳措施。

　　（五）按时更换药品，防止虫霉滋生。定期清理，并做好库区周围环境的卫生工作。

　　（六）严格执行档案进出库房的登记制度，建立健全出、入库台账。库房管理人员发生变动时，应认真进行交接。

　　（七）档案库房管理人员应忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，熟悉库藏，热情服务，每周末检查利用台帐，对到期未还档案及时催还，发现问题按预案处置。每月对档案利用情况进行一次统计，每年进行一次利用分析。

　　档案保管

　　档案保管工作是档案工作的重要内容，应遵循“以防为主，防治结合；加强重点，照顾一般；自力更生，勤俭节约；立足长远，保证当前”的原则。

　　（一）档案保管应达到“四不”要求，即不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到破坏）。

　　（二）档案保管应有适宜的库房和符合标准的装具。档案包装材料实行统一管理，由公司档案部门统一订制。

　　（三）库房管理人员对接收的档案必须认真检查验收。接收的案卷应经过除尘并填写档案入库登记簿后，方能入库。

　　（四）具有不同载体形态和保管要求的档案应分库存放，在不同历史时期按不同编号办法整理的档案可以在同一库房内分区存放，但上架时必须从左至右、自上而下排列，大类不得混排，以便于管理和查找利用。不同载体的档案应采取不同的保管方法。

　　（五）对珍藏档案和保密档案应有重点保护措施，最大限度延长其寿命，维护其安全。

　　（六）库存档案应定期进行消毒杀菌和清理鉴定。采取定期检查（每半年一次）和随时抽查相结合的方法，掌握库存档案的保管状况，发现问题及时报告处理，并做好记录。

　　（七）建立健全全宗卷，按时记录库存档案的保管、变动、检查、鉴定销毁等情况。

　　档案库房管理制度

　　1、档案库房是机要重地，非档案工作人员未经许可不得进入。

　　2、档案库房贯彻“以防为主，防治结合”的方针，在现有条件下，采取措施做好库内空气温湿度控制。

　　3、档案库房内配备自动温湿度计，每天进行观察和登记，针对温湿度变化情况，采取调解措施。

　　4、库房内外经常保持清洁卫生，防止灰尘、微生物及有害气体对档案的破坏，做好档案入库前的消毒工作，定期向档案箱内放驱虫药。

　　5、库房禁止吸烟，禁止使用电器及存放易燃易爆物品。

　　6、库房照明灯要与档案箱柜保持50厘米距离，照明灯不用时要及时切断电源。档案库房内要配备适当的消防器材，并做到定期检查、更换，经济保持良好状态。

　　7、库房档案箱柜要排列整齐、规范，符合规定要求，要设置指引卡和存放地点示意图，加强档案工作的条理性、科学性。

　　8、库房要确定专人管理，管理人员要努力熟悉馆藏，不断提高检索的查全率和准确率。

　　档案保管工作的要求

　　档案保管工作，顾名思义，就是将档案等信息用科学有效的方式保管起来，而档案保管工作的要求，也是完成工作任务的指导与保障。

　　在具体工作中，要求大致形成了“三结合，一区分”具体指以下方面：

　　（一）防、治结合

　　档案是人类社会文化遗产的重要组成部分，保管好档案是延续人类文明的重要工作，而“防”与“治”也是档案保管工作中很直接的两种要求。

　　减少档案受到的损坏、降低保管工作的所需成本是档案人员的首要责任。

　　其中“防”是指确保档案安全的基本要求，一般防火、防水、防潮、防虫等等都是防护的工作内容。

　　而“治”就相对麻烦一些，但也是恢复档案原貌、延长档案寿命的有效措施。

　　同样也是一种不得已的办法，通过先进的技术来将一些受损的档案恢复，这也是一种弥补性的措施，而有些档案是无法恢复的。

　　比如说大量的电子文件，所以在保管工作当中，还是要以“防”为主。

　　（二）单一管控与全面监控结合

　　现在档案是一种不断增加的趋势，而现在的档案数量也不是小数，总量庞大的档案与有限的人力物力形成了工作中主要的矛盾。

　　为了实现资源的合理利用，就要采取单一针对于全面监控的结合方式。

　　不仅要明确任务的总体指标，认清工作任务，还要确定每项工作的优先级，确定不同时期要解决的不同事情，顾全整体工作的进展。

　　（三）管理与技术结合

　　档案管理工作想要有秩序地开展下去，科学管理与技术是缺一不可的，二者可以从不同的层面上维护档案的安全与完整，并且二者在面对不同的风险时，起到的作用也大不相同。

　　比如，由于人为的因素对档案进行破坏的时候，就需要严格的管理制度来约束它。

　　单纯的靠技术是实现不了的。而在面对一些不可控的因素时，一定要用先进的技术来应对。

　　（四）不同档案，区分对待

　　在档案保管中，不能采取“一刀切”的方式来保管所有类型的档案。为了实现对档案的合理保管，对于不同价值的档案时，采取的方法是不一样的，需要区别对待。

　　而在保管工作中，不同的档案是以档案价值、保管期限以及档案的载体来区分的，所以对于不同的档案，要区分保管的方式。

　　说了这些，但也还不是档案保管工作的全部要求，这么长时间下所产生的一套要求，更不是三言两语能说得清楚的，但是以上的这些要求也是相对很重要的。

　　如果大家觉得这些要求难以理解，那么不妨用一下新型的方法。

　　这个方法就是使用“档案管理系统”，这是现时代新型的档案管理手段，里面也融合了很多档案管理的方法。