档案室如何整理,档案室管理系统软件

　　档案室整理首先是档案鉴定，先判定档案室内的档案是否有保存价值——请不要仅凭自己的主观判定，一定要依据档案法规规范，而且必须要征求档案形成部门的意见。其次是档案整理，对判定有保存价值的档案进行分类，编号，编目等整理后，上架保管。

　　做好档案整理的五个流程及其原则是：档案的分类，排列，编号，编目，装订（装盒）。就是将同一类别或者是同一问题的档案分类，按序排列，编号，编写目录，进行装订或者是装盒。档案是历史的真实记录，整理档案要遵循档案形成的自然规律，保持档案之间的历史联系，更好的为提供利用服务。

　　档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。

　　档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容：

　　（一）档案馆对接收与征集档案的整理1、系统排列和编目在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

　　2、局部调整对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

　　3、全过程整理档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

　　（二）照片档案的整理步骤

　　按照《照片档案管理规范》的要求，照片档案的整理应本着有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　1.照片档案的分类

　　根据照片档案的特点，从室藏档案的实际出发，适当考虑照片档案与其他类型档案的联系，以达到分类的客观性、逻辑性与实用性的要求。底片与照片应有不同的分类方法。

　　（1）底片的分类

　　按底片的制成材料分类，有软质底片、硬质底片；按底片尺寸大小分类，有2寸、4寸、特大号；按年度分类，即按不同历史时期产生的照片来分类；按内容分类，即按底片所反映的问题、剧目、工程、项目、产品类型来分类。对于底片数量较少的单位也可以不分类，按底片收到的先后次序流水编号即可。

　　（2）照片的分类

　　应在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式，划分为记录性照片和艺术性照片两大类。

　　2.照片文字说明的编写

　　文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白照片画面上所反映的时间、地点与内容。文字说明与照片放在一起，可以起到相互印证、补充的作用。文字说明编写得准确、简明与否，直接影响到照片档案的质量。文字

　　说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。这六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

　　3.照片档案的立卷

　　照片档案分类后，应将照片档案组合成案卷。一般情况下，一项内容一卷，内容相近的也可组成一卷，每卷不宜超过30个芯页，照片档案数量很少的单位，每一年的照片可组合成一卷。

　　一般按照重要程度或时间顺序进行排列，按顺序嵌进照片档案装具。然后编照片号，照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。

　　照片号有两种格式，即全宗号——保管期限代码——册号——张号、全宗号——保管期限代码——张号。

　　4.照片档案目录的编制

　　为了方便地查阅利用照片档案，需要编制照片档案目录。照片档案目录是对每张照片编制的目录，目录的条目是按照照片号顺序排列。照片档案基本目录的必备项目有照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照编号排序。

　　照片档案目录参考格式

　　照片档案目录

　　（三）照片档案的保管

　　照片档案保管工作的主要任务是集中统一地管好照片档案，采取必要的措施，保障照片档案的完整与安全，防止一切可能使照片档案损毁的因素，尽可能延长照片档案的寿命。

　　1.照片档案的库房

　　既有条件又有必要建设照片档案专门库房的单位，应建设符合《照片档案管理规范》要求的照片档案库房。而不具备条件的单位，应当选择温湿度比较适宜的房间作为保存照片档案的场所，至少要有专门的柜、箱来保管照片档案。其中对于底片的保管条件，要求库房内昼夜

　　温度变化不应大于±3℃，湿度变化不应大于±5%。同时，库房还要提高防火、防尘、防光、防污染的条件。

　　2.照片档案的装具

　　照片档案在形式、保管要求上与文书档案有一定的区别。一般情况下，文书档案案卷的装具是不适用于照片档案保管的。照片档案的装具目前主要有以下几种：

　　（1）普通相册

　　即采用一般商店出售的相册作为保管照片档案的装具。其优点是方便、美观；缺点是规格不一，不便于写文字说明。

　　（2）自制相册

　　即模仿一般商店出售的相册的形式，自制相册。虽然灵活但不规范，而且做工复杂，成本也不低。

　　（3）仿造文书档案装具规格自行设计的相册每册12张芯页，装入96张照片，并把照片用相角固定在芯页相应的位置上，册内芯页用“三孔一线”法装订。它的规格与文书档案装具一致，有利于照片档案与文书档案的统一管理。

　　（4）新型照片档案册

　　它是按照国家标准，从封面到内芯，使用质量上乘的中性纸，并采用活页装订，便于组卷，照片册与底片册相互对应，存用方便。对于大照片档案的保管，应该按照《照片档案管理规范》写上文字说明，并在文字说明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。

　　同时，在照片档案卷内目录的备注栏内注明“大张”或“大照片”，这样既方便查找，又利于大照片的单独存放和保管。

　　档案室管理系统软件

　　在不断更新变化的时代里，高科技技术的研发与应用，使得企业发展更加顺利。在企业中档案管理工作质量与效率对企业发展来说非常重要，因此，需要不断加强档案管理水平，结合先进的科学技术，利用信息技术、网络技术所建立的档案室管理系统软件，实现档案管理智能化、专业化、法律化，完全弥补了传统档案管理中的不足，并且起到了优化档案管理模式、提高管理质量、降低档案管理工作量、节约部分人力、物力、财力等作用

　　一、档案管理现状

　　在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里，很多企业都已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足，同时还能够大大减少纸质抄录的工作量，档案室管理系统软件一定程度上节省了纸张费用，以及存储资料文档所占的库房空间，减少人力。

　　然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低，对办公程序存在不懂、不熟悉的现象，导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错，例如：

　　对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差，就会使档案信息存在某种程度上的差异，影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意，很难完成接收与认同，进而使档案信息移交接受不顺利，工作效率下降，甚至严重到档案信息不能及时归档保存，造成档案信息处理困难。

　　因此，为了更好地使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作，并保证操作能力、技术能力以及管理能力，我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究。

　　经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案室管理系统软件，实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统，以方便操作、查找、利用为原则，促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此，我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。

　　二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势

　　1.提高工作效率

　　档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；

　　如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。

　　档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。

　　2.能够更好地开发档案内容信息

　　一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。

　　档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等功能。

　　3.更好地实现档案保密功能

　　一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。

　　在查档人员进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。

　　三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能

　　1.收文登记

　　文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。

　　2.发文登记

　　可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。

　　3.组建档卷

　　可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度—机构（问题）—保管期限”分类法、“保管期限—年度—机构（问题）”分类法、“年度—保管期限—机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。

　　4.公文查询

　　可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。