档案数字化包括哪些内容

　　档案数字化包括哪些内容：档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

　　在档案数字化建设过程中，首先需要配置稳定、可靠、安全和较高性能的信息化硬件设施，以满足数字化环境下档案收集、管理、利用等基本需求。档案数字化基础设施建设包括计算机终端设备、数字化加工和存储设备、网络连接设备、服务器和网络布线等内容，下面作简要介绍。

　　01、规范化原则

　　规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致，以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反，数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范，将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。

　　统一的规范包含三个方面，一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一；二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准，将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来；三是数字化过程要规范，每一个环节都必须遵循相应的规范。

　　02、准确性原则

　　档案著录的信息应与档案原有属性信息相一致，建立的对应关系应准确。

　　03、完整性与系统性原则

　　档案数字化过程中录入信息的完整性，确保内容信息、背景信息和元数据等信息的系统性，能够全面地记录和描述档案的各种属性。

　　04、需求牵引，成本效益原则

　　档案数字化以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则，根据需要，先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低的档案。根据这一原则，应贯彻“五个优先”原则，下列档案应优先考虑建立数据库。

　　（1）常用优先

　　这是贯彻需求牵引原则，把利用频率较高的档案优先数字化，以满足当前利用的需求，增加数字档案馆的效益。

　　（2）目录优先

　　即把档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大，见效比较慢，如优先将档案的目录进行数字化，实现档案的计算机检索，以尽快见到效果。

　　（3）急用优先

　　企业在某一个时期有特定的专项任务，从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求，档案数字化时应考虑这一需求，将急用的档案优先数字化，以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多，可考虑优先将该老产品档案数字化，以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。

　　（4）孤本优先

　　即把珍贵的档案优先数字化，以满足珍藏需求。数字化后，孤本档案利用可不用调用原件，可有效保护档案原件，达到珍藏的目的。

　　（5）特色优先

　　即将体现本企业特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案，这部分档案较易引起利用者的兴趣，可优先数字化，有利于增强档案部门的影响力。

　　05、安全保密原则

　　传统载体数字化前，应建立安全保障和保密措施，以确保数字化过期的档案信息的保密，安全保密包括安全与保密两个方面，其含义包括以下几个方面。

　　（1）要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系，建立一套管理制度与机制，从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。

　　（2）要注重档案数字化过程中档案信息的安全。

　　防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。保证传统载体安全，注意数字化场所的安全，注意机器、人员对档案造成的损毁；建立档案出入、交接整记制，分清档案安全保管责任。数字化后，需做好信息备份工作，及时备份数据；防止计算机病毒破坏档案数据信息。

　　（3）要注重档案数字化过程中档案信息的保密。

　　要从人防、物防、技防和加强管理入手，在人防方面要为档案数字化配备素质可靠的工作人员；在物防方面要选择具有保密措施的环境作为档案数字化建设的场所，场所要符合保密要求；在技防方面要特别注意用于档案数字化信息系统的保密建设，投入使用的电子档案管理系统要符合涉密管理要求。

　　06、档案数字化“两个同步”原则

　　（1）档案数字化转换与档案鉴定同步推进

　　在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定，可谓一举两得。

　　（2）数字化转换与档案利用同步推进

　　由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长，如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索，数字档案馆的效益将长期得不到体现，增加缩减投资和项目失败的风险。为此，必须尽早将档案数据开放检索，实行数字化与档案利用同步进行，完成一批投入，开放一批，尽早使数字档案馆建设工作见到成效。

　　如何开展档案数字化工作

　　根据国家档案局DAT312017《纸质档案数字化规范》相关标准，下面我们来看看对于开展纸质档案数字化前期工作有什么要求吧！

　　一、基础设施

　　1.合理布局场地。应配备专用的加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。

　　2.实体防护保障。加工场地的选择及温湿度等环境要利于档案实体的保护。并且场地内需配备覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

　　3.合理配置设备。需要合理规划、配备和管理纸质档案数字化设置设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需求。

　　二、工作方案

　　1.充分调研。应在充分调研的基础上,制定科学合理的工作方案,确保纸质档案数字化工作达到预期目标。

　　2.方案内容。纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度﹑开放程度﹑利用率、亟待抢救程度﹑数字化资金情况等因素。

　　3.方案论证。宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学，规范、合理。

　　4.严格执行。纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。

　　三、管理制度

　　1.制定制度。应制定科学化,规范化的管理制度,并在工作过程中严格执行,以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。

　　2.制度内容。纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责,形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；

　　人员管理制度主要对人员的安全责任,日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;

　　场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施,现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范;

　　数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范;档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。