四川数字化档案服务

　　四川数字化档案服务

　　四川数字化档案服务是指将传统纸质档案转换为数字化档案，以便于管理和利用。该服务包括数字化扫描、OCR文字识别、信息录入、数据整理、存储备份等一系列流程，以保证数字化档案的准确性和安全性。数字化档案服务的优点包括节省空间、方便管理、提高查询效率、保障档案安全等。在四川省，数字化档案服务已经得到广泛应用，为政府机构、企业和个人提供了便捷的档案管理方式。

　　纸质档案数字化工作包括哪些环节

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。

　　纸制品

　　④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理<压平或烫平等后再进行扫描。

　　⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　纸质档案数字化处理的基本程序与方法

　　任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。

　　下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。

　　创建档案管理分类架构

　　检察院的综合档案管理，分类架构一般为：

　　文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。

　　各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。

　　取卷

　　从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：

　　准确记录所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。

　　档案定义

　　档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。

　　关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。

　　拆卷

　　拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。

　　拆卷的注意事项：

　　保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。

　　保持案卷的清洁。

　　拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。

　　取掉案卷中的金属物。

　　将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。

　　为了方便扫描及时与扫描人员沟通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。

　　如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。

　　录入卷内文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。

　　如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。

　　扫描

　　对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。

　　3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。

　　如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。

　　扫描时的注意事项如下：

　　根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。

　　对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。

　　根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。

　　将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。