人社局职工档案整理

　　人社局职工档案整理

　　人社局职工档案整理主要包括以下步骤：

　　1.收集档案资料：包括职工个人基本信息、入职资料、培训记录、表彰奖励、考核评定等。

　　2.建立电子档案：将纸质档案转换为电子档案，以便于查询和管理。

　　3.梳理档案内容：对每位职工的档案进行逐一梳理，确定文件完整性并补充缺失文件。

　　4.整理归档：按照统一的文件分类标准，将档案文件整理并归档，确保档案资料的安全性和可检索性。

　　5.制定档案管理制度：制定职工档案管理制度，明确档案的存储位置、查阅权限、借阅手续和保密措施等，遵守相关法规和规定。

　　人事档案怎么归档

　　人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，那么人事档案怎么归档?以下我为大家整理了人事档案怎么归档的相关内容，希望对大家有所帮助！

　　人事档案怎么归档

　　1、员工基本信息登记

　　通常包括但不限于：姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，某些情况下可能会包括五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等，根据不同企业的岗位特征与行业特征还会不同内容的选择;

　　这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写(例如：入职员工基本信息表、入职登记表等)，还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

　　此类信息电子扫描档与原件均需要有，以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现;需注意，员工本人签字确认提供的信息属实(如不属实，可解除劳动合同)。

　　2、员工入职相关审批文件

　　包括但不限于：入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等;入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档(如需要)等;

　　3、员工各类证件

　　包括但不限于：身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等;

　　这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

　　4、员工各类在职资料

　　包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用(实习)工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函(开始入职没有签署)、转正申请、每年度工作总结等;

　　此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份，均在HR部门，电子档主要是查阅与调取方便;需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字;

　　5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表

　　通常包括但不限于：入职培训、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩，无论内外训都要有员工签字确认的履历表，岗位职责及要求(入职、调整)、岗位激励机制(薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等);通常此类表格建议部门与HR部门各执一份，HR部门为原件与电子档，用人部门可以用复印件与电子档;需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字;

　　6、员工在企业里的岗位异动记录

　　包括但不限于：转正、调岗、晋升、降级等通知、公告、人事任务命书、解除劳动合同证明文件等;电子档与纸档各执一份。

　　7、员工调薪、奖惩记录

　　所有调薪以及奖惩需要有记录，均要有员工确认，无论线上OA流程备案抑或纸档流程，如果是纸档，须再保存一份电子档，此类档案很关键。

　　8、劳动合同及保密协议等相关文件

　　【拓展】存档方式

　　国家对于毕业后尚未就业的.大学生的档案，一般采取三种管理办法：

　　一、是把档案转至生源地，由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收，并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

　　二、是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。

　　这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

　　三、是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。

　　退休后档案要怎么处理

　　当办理退休后，社保局会根据退休人员不同的身份以此分类存放在不同的地方保管，如企业的退休职工，这类职工在办理退休手续后还需原工作企业进行办理结束社保手续，然后将个人档案返还原企业继续由其为其保管。

　　这个要根据不同情况来说明。如果是事业单位人员退休人员，那么档案会存放在人社局，如果退休人员是领导岗位退休的话，那么档案会在相应的组织部档案室内，当到达退休年龄办理相应的退休手续后，档案还会回到原本存档的档案室内保管。

　　【法律依据】

　　《中华人民共和国档案法》

　　第一条为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，制定本法。第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

　　中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作。第十九条档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

　　档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。第三十三条档案馆应当根据自身条件，为国家机关制定法律、法规、政策和开展有关问题研究，提供支持和便利。

　　档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。

　　档案研究人员研究整理档案，应当遵守档案管理的规定。

　　事业单位人员档案如何存放？

　　事业单位对员工个人的档案存放一般是有两种情况：

　　1、放在人力资源和社会保障局。事业单位在编人员档案一般存放当地的人力资源和社会保障局，至于具体是放人社局还是人社厅，需要看单位的行政级别。

　　2、放在本系统主管单位，比如本单位的人事部门等。这种情况一般属于非在编人员的档案存放，比如在编的中小学教师，人事档案一般是由人社局统一管理归档，非在编人员由学校所在地教育局归档。也有的学校或者是医院会把员工的档案存放在本单位的人事部门等。

　　具体事业单位的员工的档案怎么存放需要看自己考的单位以及单位的规定，大家可以咨询本单位的人事主管部门。

　　事业单位档案存放在哪里

　　档案在人社局如何调档

　　法律分析：单位调档介绍信。提档人第二代居民身份证原件。被单位录用的相关材料。

　　到接收档案的人事局领人才流动登记表,填写并加盖工作单位公章。携带本人身份证及复印件、人才流动登记表、毕业证学位证原件及复印件(复印件加盖公章)到转入人事局审核。接到通知后,到人事局领调档函。携带调档函、人才流动登记表、存档凭证(档案卡或者人事管理合同),身份证原件及复印件到需要调出档案人事部门提出档案。携带本人档案和人才流动登记表到接收档案人事部门审核,审核通过后开出商调函,携带商调函、身份证原件及复印件到调出人事部门开干部介绍信,一定注意介绍信的抬头问清楚。携带干部介绍信到转入人事部门交于相关人员,人事档案调转至此完成。

　　法律依据：《企业职工档案管理工作规定》

　　第十七条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

　　（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。

　　（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

　　（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

　　（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

　　（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

　　（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。