小梁杂谈I档案利用责任制：且建且完善

小梁杂谈I档案利用责任制：且建且完善

新修订的《中华人民共和国档案法》将于2021年1月1日起正式施行。第十二条明确提出：“按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度”。我想结合对新乡市档案馆2007——2017年档案资料利用统计情况，从利用时间、查阅帮扶、服务效能、管理水平四个方面谈谈档案利用工作责任制的建立与完善问题。

明确并公布接待利用时间，依法保障查阅者的权益

首先，要明确并公布接待利用时间，依法保障查阅者的权益。新乡市档案馆接待利用时间与工作时间一致，并在单位门口挂牌标示。除此之外，相关接待利用注意事项通过报纸、网站、微信公众号等渠道对外发布。不容忽视的是，工作日定期的单位集体活动时间，单位临时性、紧急性工作安排时间，接待利用是暂停的。

受前来利用人员的不确定性等因素影响，暂停利用信息的发布方和接收方信息不对等，由此难免造成查阅者白跑一趟的局面。建议档案馆参照博物馆、图书馆的接待利用方法并进行优化，细化接待利用时间的标引：一是注明正常接待利用时间，二是标示经常性的集体活动如每周固定的集体学习暂不开展接待利用时间，三是及时发布临时性暂停接待利用时间。对于急需查阅档案且在后两种时间的查阅者，档案馆可通过印制紧急查阅档案卡或通过微信扫一扫填写相关信息，建立并畅通不见面沟通渠道，及时了解查阅需求并尽快回复。

明确对现场查阅但未查到人群要做好解释帮助工作

其次，对现场查阅但未查到人群要做好解释及帮助工作。客观上，受档案移交进馆时间、范围、完整性等因素影响，主观上，受接待利用人员业务水平、对馆藏的了解程度、责任心，利用者对使用目的、要查阅内容等表述准确程度等因素影响，任何一个档案馆的即时查到率和最终查到率都不可能是百分之百。

当查阅者因查不到、查不全产生不解，因不清楚查到的档案是否有用而产生疑惑时，接待者应及时做好解释工作，并根据工作经验提供其他查找线索、途径，为利用者提供力所能及的帮助。除此之外，建议设立未查到档案登记本，记录查阅者、查阅时间、查阅需求、联系方式等。

一方面，以查阅需求为导向，集思广益，仔细分析，多方联系，求根问源，变部分“暂时没查到”为“后来能查到”， 部分“这里查不到”为“那里可能有”，详细记录查找过程，反馈结果，尽量做到事事有着落，件件有回复。另一方面，将查找过程及效果成果化，及时总结经验教训，为今后处理相关查阅“疑难杂症”提供借鉴。

优化对教师、学生等学术利用群体的查阅服务

再次，优化对教师、学生等学术利用群体的查阅服务。相对于知青、招工、婚姻等已数字化且查找指向单一、内容明确、时间确切的档案利用而言，学术利用研究需查找的档案资料内容更具有专题性，相关文件、资料更分散，时间跨度更大。

有没有，有多少，在哪里，怎么看，是否能用上，能用上多少，对相关研究的支撑性如何等在一开始都不得而知。相应的，如果以对个人简单利用的查阅服务来对待学术利用群体，其效果可想而知。反之，如果档案馆在此过程中提供了优质的、高效的服务，相关档案资料在研究中发挥了应有的、甚至高于利用者预期的作用，必然有利于构建档案馆、学术利用群体互动、双赢的格局。

查阅过程中发现问题应建立科室协调机制

最后，查阅过程中发现问题应建立科室协调机制。查阅过程中发现扫描不完整、扫描件清晰度不够、漏扫、档案实体损伤等情况应及时记录、汇报，并建立科室协调机制，以问题为导向，举一反三，查漏补缺，提升档案馆整体管理水平。

（作者单位：河南省新乡市档案馆)