黄琥观察I“节庆”档案如何整理？这些事儿你要知道

——“节庆”档案如何整理？这些事儿你要知道

月饼美酒一相逢，胜却人间无数。今年的十月，“中秋”“国庆”19年一遇，人潮涌动处，笑靥如花，江山多娇，各种小欢喜小团圆美不胜收。

每逢节庆，作为档案人，您可能会不由自主思索，重大节庆活动的档案如何收集整理？结合国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》（征求意见稿），我谈几点个人想法。

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一是事前主动参与，赛过事后跑断腿

重大节庆活动通常参与单位众多，其形成资料分布广泛，涵盖各个行业，而节日过后参与人员基本上就各奔东西了，档案人员如果事先不策划，事后想将资料收集齐全完整，难度不是一般的大。

《重大活动和突发事件档案管理办法》（征求意见稿）第十三条规定：责任部门应当根据档案主管部门确定的年度工作任务制定实施计划和档案管理方案，明确档案负责部门和人员，并按工作程序和要求形成归档文件材料。也就是说，档案人一定要未雨绸缪，将重大节日活动档案的收集列入年初工作计划，而且在节庆活动前夕要积极与活动筹委会或领导机构对接，根据各个单位或部门承担的任务，列出归档明细清单，明确兼职档案员职责，提出具体工作要求。当然，如果能直接加入到活动组织机构中，将档案收集工作作为活动的一个组成部分，那就更好了。条件允许的话，还可在节庆活动前夕，向各部门领导和兼职档案员提供“快餐式”档案业务知识培训，提高这部分人员的工作技能和独立工作能力，收集质量有望达到事半功倍之效。

二是文书与声像档案互为补充，方能呈现原汁原味的历史

文书档案主要包括筹备委员会及下属单位形成的各种文件，一般通过OA平台传送，这部分内容比较好收集。声像档案包括数码照片、音视频等，它通过画面、声音等形式将事件生动地展现在人们面前，使利用者产生“身临其境”的感觉。主要包括节庆筹备期间的训练照片、活动配乐、选用歌曲等，活动当天的展台展板图纸、模型、PPT文件及选用的各种物品的照片、实物和航拍城市照片等。

实际工作中，声像与实物档案总是容易缺失，这其实是一个比较奇怪的现象。因为在互联网高速发展的今天，快手、抖音、微信等各种平台，几乎事事有记载、人人有记录，可为什么一旦要归档移交，这些素材就好像突然人间蒸发了，没有着落了呢？是责任没有落实到位，还是收集方式待改进，个中原因还需要档案人好好琢磨。

三是整理方法要思虑周全，便于查考是原则

《重大活动和突发事件档案管理办法》（征求意见稿）第十六条对全宗设置作了详细规定：责任部门为一个单位如何设置全宗；责任部门分主办单位、协办单位如何设置全宗；存在多个主办单位或者分主办、承办单位的如何设置全宗；责任部门为临时机构的，形成的档案应当如何管理。

那么问题来了，档案小伙伴可能会问，各个全宗下的文书档案浩如烟海，散落其中的节庆活动档案怎样在第一时间内跳脱显示？毕竟不是每个题名都能起到揭示作用。档案小白教你一招，用好“备注”很关键。例如，在著录节庆条目时，将数据库信息中的“备注”栏标识“2020年国庆中秋庆祝活动”，检索中录入关键字，相关条目推送就会一目了然。

《重大活动和突发事件档案管理办法》（征求意见稿）第十七条规定，重大活动全部档案也可以设立专题进行管理。我的理解是，可以借鉴工程建设项目档案进行管理。例如，将“2020年国庆中秋庆祝活动”当作一个项目，通过划分筹备、彩排、开场、结束、收尾及后期安置等阶段，将所有单位和个人的形成资料全过程纳入项目中管理，这样做的好处就是所有单位、各个门类的活动资料能够实现集中展示，查考方便、检索快捷。更重要的是，档案资料的齐全、完整和系统可以得到更好的体现，最大程度地避免信息支离破碎，让时间和空间在同一幅档案画卷中凝固，让历史永恒。

（中原油田分公司档案管理中心  黄琥）

《重大活动和突发事件档案管理办法》（征求意见稿）第十六条对全宗设置作了详细规定：责任部门为一个单位如何设置全宗；责任部门分主办单位、协办单位如何设置全宗；存在多个主办单位或者分主办、承办单位的如何设置全宗；责任部门为临时机构的，形成的档案应当如何管理。

那么问题来了，档案小伙伴可能会问，各个全宗下的文书档案浩如烟海，散落其中的节庆活动档案怎样在第一时间内跳脱显示？毕竟不是每个题名都能起到揭示作用。档案小白教你一招，用好“备注”很关键。例如，在著录节庆条目时，将数据库信息中的“备注”栏标识“2020年国庆中秋庆祝活动”，检索中录入关键字，相关条目推送就会一目了然。

《重大活动和突发事件档案管理办法》（征求意见稿）第十七条规定，重大活动全部档案也可以设立专题进行管理。我的理解是，可以借鉴工程建设项目档案进行管理。例如，将“2020年国庆中秋庆祝活动”当作一个项目，通过划分筹备、彩排、开场、结束、收尾及后期安置等阶段，将所有单位和个人的形成资料全过程纳入项目中管理，这样做的好处就是所有单位、各个门类的活动资料能够实现集中展示，查考方便、检索快捷。更重要的是，档案资料的齐全、完整和系统可以得到更好的体现，最大程度地避免信息支离破碎，让时间和空间在同一幅档案画卷中凝固，让历史永恒。

（中原油田分公司档案管理中心  黄琥）

《重大活动和突发事件档案管理办法》（征求意见稿）第十六条对全宗设置作了详细规定：责任部门为一个单位如何设置全宗；责任部门分主办单位、协办单位如何设置全宗；存在多个主办单位或者分主办、承办单位的如何设置全宗；责任部门为临时机构的，形成的档案应当如何管理。

那么问题来了，档案小伙伴可能会问，各个全宗下的文书档案浩如烟海，散落其中的节庆活动档案怎样在第一时间内跳脱显示？毕竟不是每个题名都能起到揭示作用。档案小白教你一招，用好“备注”很关键。例如，在著录节庆条目时，将数据库信息中的“备注”栏标识“2020年国庆中秋庆祝活动”，检索中录入关键字，相关条目推送就会一目了然。

《重大活动和突发事件档案管理办法》（征求意见稿）第十七条规定，重大活动全部档案也可以设立专题进行管理。我的理解是，可以借鉴工程建设项目档案进行管理。例如，将“2020年国庆中秋庆祝活动”当作一个项目，通过划分筹备、彩排、开场、结束、收尾及后期安置等阶段，将所有单位和个人的形成资料全过程纳入项目中管理，这样做的好处就是所有单位、各个门类的活动资料能够实现集中展示，查考方便、检索快捷。更重要的是，档案资料的齐全、完整和系统可以得到更好的体现，最大程度地避免信息支离破碎，让时间和空间在同一幅档案画卷中凝固，让历史永恒。

（中原油田分公司档案管理中心  黄琥）

原创 专栏作者：黄琥