纸质档案怎么扫描成电子版

　　将纸质档案扫描成电子版是一种常见的数字化处理方式，它可以帮助我们更好地保存、管理和利用档案信息。以下将从扫描准备、扫描操作和电子版档案管理三个方面进行论述。

　　1.扫描准备

　　在进行扫描之前，需要做好以下准备工作：

　　确保扫描仪处于良好状态，清洁镜头和扫描床。

　　准备足够的存储空间，以便存储扫描后的电子版档案。

　　对纸质档案进行整理和分类，确保扫描过程中的顺序和准确性。

　　2.扫描操作

　　扫描操作是将纸质档案转换为电子版的关键步骤，需要注意以下几点：

　　选择合适的扫描参数，包括分辨率、色彩模式和文件格式，以满足电子版档案的质量和需求。

　　逐页进行扫描，并及时检查扫描结果，确保图像清晰、完整。

　　对于双面文档，选择合适的扫描方式，可以是自动双面扫描或手动翻页扫描。

　　3.电子版档案管理

　　获得电子版档案后，需要进行有效管理和利用：

　　建立档案目录结构，对电子版档案进行分类和命名，便于检索和使用。

　　考虑数据备份和存储安全，可以采用云存储或外部硬盘等方式进行备份。

　　如果需要长期保存，可考虑对电子版档案进行格式转换和定期检查，以确保信息的可读性和完整性。

　　通过以上步骤，我们可以将纸质档案高效地扫描成电子版，并建立起有效的电子版档案管理体系，实现档案信息的数字化保存和管理。

　　纸质档案怎么扫描成电子版有什么作用

　　在数字化时代，纸质档案扫描成电子版具有重要的作用，它可以帮助我们更好地保存、管理和利用档案信息。通过将纸质档案转换为电子版，我们可以实现档案信息的数字化存储和管理，提高工作效率和信息利用的便捷性。

　　1.提高档案管理效率

　　纸质档案需要占用大量的物理空间，并且难以进行有效的分类和管理。而扫描成电子版后，可以建立起结构化的档案目录，通过电子搜索功能进行快速检索和定位，极大地提高了档案管理的效率。此外，电子版档案还可以实现远程访问和多人同时编辑，方便多部门或团队之间的协同工作。

　　2.节省存储空间

　　纸质档案需要大量的存储空间，不仅造成资源浪费，还增加了管理和维护的难度。而电子版档案可以通过云存储或外部硬盘等方式进行保存，大大减少了物理存储空间的需求。此外，电子版档案还可以进行数据备份和恢复，提高了档案信息的安全性和可靠性。

　　3.方便信息检索和共享

　　扫描成电子版后的档案可以利用电子搜索功能，快速定位所需信息，避免了翻阅大量纸质档案的时间和精力浪费。同时，电子版档案还可以方便地进行共享和传递，无论是内部员工之间的交流，还是与外部合作伙伴的信息共享，都变得更加便捷和高效。

　　总之，将纸质档案扫描成电子版具有重要的作用和显著的优势。它可以提高档案管理效率，节省存储空间，方便信息检索和共享。通过数字化处理，我们可以更好地保存、管理和利用档案信息，适应数字化时代的需求，提高工作效率和信息利用的便捷性。

　　电子档案载体的保管

　　电子档案所使用的磁性介质和光介质材料与纸张相比有许多不同之处，在保管上除了遵循一般的档案保管原则与方法外，还应采取一些针对电子档案载体的特殊保管方法。

　　一、电子档案载体保管的要求

　　1.控制适宜的温湿度：保持环境温湿度在一定的范围内相对稳定，温度应在17℃~20℃、湿度应在35%~45%的范围内，24小时的温度变化不能超过3℃，相对湿度的误差范围应控制在±5%。

　　2.防止环境中强大的电磁场干扰：外界环境强大的电磁场作用于磁介质上的磁场，可以使介质中的剩磁发生消磁、退磁或磁化现象，破坏记录的信息，影响读取效果。最好用专用防磁柜来存放电子档案。

　　3.防止灰尘：磁盘或光盘的表面落上灰尘，可能会被其划伤，引起信息的损失。灰尘中的化学成分与霉菌则会引起载体片基的损害。因此应尽量减少环境的含尘量。

　　4.防火、防光、防有害气体：光线中的紫外线对电子文件载体破坏力比较大。它主要是与档案载体发生氧化作用，使载体的盘基或带基老化，脆性增加，强度降低。有害气体如二氧化碳、二氧化氮、硫化氢等具有酸性与氧化性。它们被载体吸附时会分解出酸性有害物质，腐蚀破坏载体，还可能产生色斑，使信息丢失。

　　二、电子档案载体的保管方法

　　1.软盘的标签应写好后贴上，若已有标签，不能用四珠笔等硬笔书写或修改，以免划伤磁盘。

　　2.归档载体应放入规定的盒内，避免手直接接触盘面，载体应直立存放于防磁装具内，不能平放，不能在上面放置重物，以防软盘变形。

　　3.维护电子档案的计算机严禁使用非法软件，以免感染病毒或恶意程序。

　　4.确保存储场所温湿度变化范围分别为±3℃与±5%。

　　5.对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题及时采取恢复措施。

　　6.定期对磁带进行倒带，读带前将磁带按正常速度全程进带、倒带两次。

　　7.设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

　　8.磁性载体上的电子文件每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

　　9.定期将检验结果填入电子档案管理登记表。

　　总之，在保管电子档案载体时，应根据其特点采取相应的措施，确保档案的安全可靠。

　　电子档案内容保护

　　电子档案的真实性、原始性和可靠性问题影响了其凭证作用和处理系统的推广应用。实际工作中存在的问题主要包括：从电子档案的生成到归档缺少规范化和程序化管理；收集电子档案时，忽略采集背景信息和元数据；相当数量的草稿性电子档案处于自生自灭的状况；多数电子档案与其相应的纸质档案之间未建立统一的管理方法，产品技术状态和相关软件文件说明书未保持一致性；存储电子档案所使用的载体不耐久等。这些情况都会影响到电子档案的原始性和真实性。虽然一些技术对维护电子档案的原始性和真实性起到了一定的作用，但仍需采取积极有效的措施，以保证电子档案的安全。

　　为保证电子档案的原始性、真实性和可靠性，应从以下几个方面考虑：

　　1.电子档案的鉴定。电子档案鉴定必须以信息内容的原始性、真实性为鉴定标准。

　　2.技术保障。利用网络安全技术、加密技术、签名技术、防火墙技术、身份验证技术等保障电子档案的原始性、真实性、可靠性。

　　3.建立并执行严格的管理制度。树立电子档案全过程管理的思想，在电子档案处理流程中建立一套科学、合理、严密的管理制度并严格执行。

　　4.建立电子档案管理记录系统。利用实时跟踪记录等工具与措施对电子档案的处理进行跟踪记录。

　　总之，要解决电子档案的真实性、原始性和可靠性问题，需要采取多方面的措施，包括建立规范化和程序化的管理制度、利用技术保障、进行电子档案鉴定等。只有这样，才能确保电子档案的安全，发挥其应有的作用。