纸质档案电子化扫描

　　纸质档案是以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、信件、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。纸质档案具有易损坏，无法再生，需要保密等特点，对档案的保护和修复是档案工作必须重视的工作和任务。纸质档案电子化扫描，就是通利用计算机技术、扫描技术、图像处理技术等电子化手段，对传统的实体纸质档案进行加工处理，将其转换为以数字形式存在的电子化档案的过程。随着信息技术水平的不断提升，全国各地许多机构都积极开展纸质档案电子化扫描加工，以提升档案管理效率。

　　纸质档案电子化扫描所需的主要工具：

　　1. 扫描仪/数字拍摄仪：用于将纸质文件转换为电子文件的工具。在实际工作中，需要根据档案的不同情况，选择不同的扫描设备开展工作。

　　2.光学字符识别软件(OCR)：用于将扫描或拍摄的图像文件转换为可编辑的文本文件。

　　3. 电子档案管理系统：用于存储、分类、索引和检索电子档案的软件系统。

　　4. 数字存储设备：包括硬盘、闪存驱动器、云存储等，用于存储电子档案。

　　5. 数字签名工具：用于对电子文档进行电子签名，确保文件的真实性和完整性。

　　6. 数据备份和恢复工具：用于定期备份电子档案，并在需要时进行恢复。

　　7. 数据安全工具：包括防病毒软件、防火墙、加密软件等，用于保护电子档案的安全性和机密性。

　　8. 手写输入和识别软件：用于将手写的文件或笔记数字化，并进行文字识别。

　　9. 共享和协作工具：如云存储平台、协同办公软件等，用于多人共享和协作电子档案。

　　纸质档案电子化扫描的意义：

　　第一，更好的保存历史资料。

　　历史越悠久的纸质档案价值越高，但鉴于以前的保存手段和保管技术有限，一些历史纸质档案可能会出现不同程度的破坏，这是极为可惜的。不过现在有了电子化存储手段就避免了类似情况的发生，我们可以通过扫描、摄影等技术对其提供更好的保护。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，而且归档材料易受潮、受损，借助信息电子化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但电子化扫描管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作电子化处理，制作电子副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损。

　　第二，提高工作效率，方便了档案的管理。

　　档案是一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，汇集着丰富的、各方面的知识，使得档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。电子化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。档案管理工作的最终目的就是为了更好的利用档案，纸质档案电子化扫描后，就可以实现足不出户，在电脑前就可以完成档案的查找和借阅，省时省力，并且再也不会受到时间的限制，随时都可以上网查询需要的档案资料。网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

　　第三，为档案的编研工作提供了数据支持。

　　档案人员可利用已经电子化处理过的档案信息，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术等现代化手段来提高档案利用效率及减轻档案管理人员的劳动。也只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间的矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。档案信息资源开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高档案编研的现代化水平。如何更好的利用计算机技术在档案工作中充分发挥它应有的作用和价值是以后档案电子化中的重要课题。