档案装订是指采用符合档案保护要求的装订材料，将完成组件的纸质归档文件以件为单位固定在一起。装订是纸质归档文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。档案扫描指的就是通过数字化手段对档案原件进行加工处理，将其转换为数字化档案的过程。

　　档案装订扫描服务的重要意义：

　　1. 保障档案完整性与安全性。档案装订是对档案进行规范化整理的重要步骤。通过合理选择装订材料和装订方式，如采用无酸装订材料、线装或胶装等方式，可以有效防止档案纸张散落、破损，避免档案内容丢失，保障档案的完整性。在扫描过程中，专业的扫描设备和规范的操作流程能够确保档案信息完整、准确地转化为数字格式，同时对扫描后的原始纸质档案进行妥善保管，进一步保障档案的安全性。例如，对于一些珍贵的历史档案，在装订时采用特殊的保护材料，在扫描时使用无损扫描技术，最大程度减少对档案的损害，实现档案的长期保存。

　　2. 提升档案管理效率。传统纸质档案在存储、检索和调阅过程中，需要耗费大量人力和时间。档案装订扫描服务将纸质档案转化为数字档案后，借助档案管理软件，通过关键词检索、分类筛选等功能，能够快速定位所需档案信息。与传统的档案管理模式不同，数字化后，只需在系统中输入相关关键词，几秒钟内即可获取所需档案的电子版本，大大提高了档案管理工作的效率，使档案能够及时为各项工作提供服务。

　　3. 促进档案资源共享与利用。数字档案具有易于复制、传输和共享的特点。通过档案装订扫描服务形成的数字档案，能够打破时间和空间的限制，实现档案资源的远程共享。不同部门、不同地区的用户可以通过网络访问档案管理系统，获取所需档案信息，提高档案资源的利用率。例如，政府部门之间可以通过数字档案共享平台，实现政务信息互通，提高行政效率;科研机构之间可以共享学术档案，促进科研合作与创新。

　　档案装订扫描服务的原则：

　　装订应尽量减少对归档文件本身影响，这是装订的基本原则。选用对归档文件本身影响小的装订方式、维持符合要求的原装订方式等，都是这一原则的具体体现。原装订方式如确不符合《规则》要求，拆除原装订时也应尽量降低对归档文件的破坏。要尽可能减少对文件重新装订的次数，使归档文件受破坏程度降到最低。有条件的地区或部门，可以通过为文书部门提供符合要求的装订用品、优化文书和档案工作流程等方式实现对归档文件的一次性装订。

　　应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

　　用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　档案装订服务方式的选择：

　　应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式宜选择直角装订或三孔一线装订。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以选择直角装订或三孔一线装订，也可以使用不锈钢夹或封套装订。