数字化档案验收

　　档案数字化就是通过计算机、扫描、图像处理、光学字符识别等新兴技术手段对传统的实体档案进行加工，将其转换为以二进制形式存储在特定管理系统内的数字化档案的过程。在数字化档案加工过程中，主要包括档案的预处理、扫描、图像处理和光学字符识别、数据挂接、数据验收等一系列环节。其中，数字化档案验收是确保最终的数字化档案质量，确保数字化档案信息的准确性和完整性的一个重要环节。

　　数字化档案验收主体：

　　1. 加工方，即承担档案数字化加工任务的单位，是档案数字化验收的首要验收主体。加工方在完成档案数字化加工后，需首先进行自查，确保数字化成果的质量符合相关标准和要求。自查过程中发现的问题，加工方需及时进行整改，以确保数字化成果的准确性和完整性。然后向业主方提交完整的验收材料，包括数字化成果、自检报告、整改报告等。并在业主方进行验收时需积极配合，提供必要的协助和支持。如果业主方提出异议或发现问题，加工方需及时回应并进行整改。

　　2. 业主方，即委托加工方进行档案数字化加工的单位，是档案数字化验收的另一重要验收主体。业主方需要根据档案数字化的特点和需求，制定详细的验收标准和要求。验收标准和要求应涵盖数字化成果的准确性、完整性、可读性、安全性等方面。之后组织验收小组对加工方提交的验收材料进行仔细审查，并对照验收标准和要求进行实地检查。并根据需根据检查结果，填写验收报告，并提出具体的验收意见。如果验收不合格，业主方需监督加工方进行整改，并组织复验，确保数据的完整正确。

　　数字化档案验收指标：

　　1.应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

　　2.应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

　　3.应对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

　　4.应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

　　5.应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

　　6.应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

　　数字化档案验收的两个阶段：

　　第一阶段：阶段性验收。阶段性验收是在档案数字化加工过程中进行的，旨在监控数字化工作的进度和质量，确保档案数字化加工过程中的每个阶段都符合预定的标准和要求。

　　在阶段性验收过程中，需要对数字化加工成果进行抽检，核查数据挂接质量，确保数据挂接的准确率和电子数据的可利用性;检查数据库中各条目的内容、格式、必填项等是否完整准确，随机抽查数字图像的清晰度、完整性、排列顺序、命名准确性等，确保符合相关标准。在阶段性验收过程中，也需要及时记录发现的问题，并向相关部门或团队反馈，以便及时整改和优化。在当前的档案数字化阶段性验收流程中，主要采用两种数据抽检方式：一是手动随机抽取数据并进行表格手动登记，二是利用数字化加工系统自带的抽检功能进行数据抽检。与手工抽检相比，数字化加工系统自带的抽检功能可以确保抽检的随机性和全面性，从而提升验收的准确性和可靠性。

　　第二阶段：终验。终验是在档案数字化加工工作全部完成后进行的，旨在全面评估数字化工作的整体质量和效果。终验需要邀请档案专家或第三方机构参与，对档案数字化成果进行全面检查与评估，确保数字图像、档案目录数据、元数据、工作文件、存储载体等的完整性和准确性。此外，还需检查数据挂接的准确性和存储载体的可用性、安全性等。验收合格后，填写《纸质档案数字化验收登记表》并由相关负责人和专家签字确认。如果在终验中发现不合格项，应及时通知相关部门或团队进行整改。整改完成后，需重新进行验收，直至所有项目均符合标准。验收通过后，按照相关规定履行还卷入库手续，并对数字化成果进行备份和移交，确保数字化成果的安全性和可访问性。