档案数字化管理工作内容

　　档案数字化管理是指将传统纸质档案通过数字化技术手段转换成电子形式，并利用信息技术工具进行存储、管理、检索和利用的过程。它可以提高档案管理的效率和安全性，方便用户获取和利用档案信息，同时也为档案长期保存和传承提供了可行的解决方案。

　　1.档案数字化前期准备：

　　确定数字化管理的目标和范围，明确需要数字化的档案种类和数量。

　　制定数字化管理的策略和规划，包括技术选型、人力资源配备等。

　　进行档案调查和整理，清理冗余和重复的档案材料。

　　2.数字化设备和技术建设：

　　选购适合数字化管理的设备，如扫描仪、存储设备等。

　　配置数字化管理系统，包括数据存储、备份和恢复、安全权限控制等。

　　建立数字化管理流程和操作规范，培训相关工作人员熟练使用设备和系统。

　　3.档案数字化处理：

　　对纸质档案进行扫描或拍摄，获取数字化图像或视频。

　　进行图像处理，包括裁剪、调整亮度、对比度等，以提高图像质量。

　　进行文字识别（OCR）处理，将图像中的文字内容转换为可编辑和检索的文本信息。

　　4.数字化档案管理：

　　建立数字档案库，按照一定的分类和目录结构进行存储和管理。

　　为档案添加元数据，如标签、关键词等，方便检索和利用。

　　制定档案访问权限和安全控制策略，确保档案信息的保密性和完整性。

　　建立档案借阅和归还系统，记录档案的使用情况和流转轨迹。

　　尾部总结：

　　档案数字化管理工作是一个全面而复杂的过程，涉及到前期准备、设备和技术建设、数字化处理以及数字化档案的管理等多个环节。通过数字化管理，可以提高档案的利用效率和保护水平，实现档案信息的长期保存和传承。然而，数字化管理也需要合理规划和有效执行，同时要注重档案信息的安全和隐私保护，确保数字化档案管理工作的顺利进行。

　　档案数字化管理的方法

　　档案数字化管理是将传统纸质档案转换为电子形式，并利用信息技术进行存储、管理和利用的过程。不同的方法可以应用于不同类型和规模的档案，以实现高效、安全和可持续的数字化管理。

　　1.扫描与拍摄法：

　　使用专业扫描仪对纸质档案进行扫描，将纸质文件转换为数字化图像。

　　利用高像素的相机对大型档案或特殊格式的档案进行拍摄，并将照片转换为数字化图像。

　　该方法适用于较小规模的档案，具有较高的图像质量和保真度。

　　2.光学字符识别（OCR）技术：

　　利用OCR技术，将数字化图像中的文字内容转换为可编辑和检索的文本信息。

　　OCR技术可以大大提高档案的检索效率和利用价值，方便用户查找和使用档案信息。

　　需要注意的是，OCR技术对于手写或特殊字体的文字识别可能存在一定的误差。

　　3.元数据标注：

　　为数字化档案添加元数据，如标签、关键词、日期等，以便进行分类、检索和管理。

　　元数据标注可以提高档案的组织结构和信息关联性，方便用户快速定位和使用档案。

　　合理设计和管理元数据标注体系，确保一致性和准确性。

　　4.数据存储和管理系统：

　　建立统一的数字档案库，采用数据库或文档管理系统进行档案的存储和管理。

　　需要考虑数据备份、容灾和安全性等因素，确保数字档案的长期保存和信息安全。

　　结合权限控制和版本管理等功能，实现对档案的严格访问控制和历史追踪。

　　总之，档案数字化管理的方法多样化，根据档案的特点和需求选择合适的方法进行实施。扫描与拍摄法可用于小规模档案的转换，OCR技术提高了档案信息的可编辑和检索性，元数据标注有助于档案的组织和管理，而数据存储和管理系统确保了数字档案的安全和可持续性。综合运用这些方法，可以有效地实现档案的数字化管理，提高档案利用效率和信息价值。

　　档案数字化安全管理制度

　　为加强档案数字化安全管理，确定档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制定本单位档案数字化安全管理制度。

　　一、档案实体的安全管理

　　档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记和处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录和标示。

　　档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。正在进行数字化加工的档案必须每天入库，不得在加工工位上留存过夜，加工完毕的档案要及时入库。

　　二、数字化场所的安全管理

　　档案数字化必须指定专门的数字化工作场所，应在指定的安全场地内开展工作。数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射，防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所如设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。

　　三、数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

　　档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

　　用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和储介交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。处理尚未开放的档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。

　　四、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

　　档案数字化任务完成后，档案部门应对数字化成果进行验收。如外包的，严格按照规定要求，组织专业人员对加工单位移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收，必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检验合格方能办理数据交接手续。

　　档案数字化任务完成后，外包的数字化加工单位应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。

　　档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对外包的数字化加工单位所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。