归档文件整理步骤

　　归档文件整理是一个重要的组织和管理文件的过程。在进行归档文件整理之前，首先需要明确整理的目标和原则。例如，确定归档的范围、时间段和文件类型。另外，还需准备好所需的工具，如文件夹、标签、扫描仪等。

　　1.确定分类标准：

　　根据文件的性质、用途、主题等，制定一套合理的分类标准。可以按照日期、部门、项目、文件类型等进行分类。这将有助于快速定位和检索文件。

　　2.预处理文件：

　　在进行实际整理之前，先对文件进行预处理。这包括清除不必要的纸张、删除重复的文件、解绑或剪裁文件等。此外，需要对文件进行编号或标记，以便后续的整理和归档。

　　3.文件排序和分组：

　　将文件按照分类标准进行排序和分组。可以使用文件夹、盒子或标签等工具来帮助组织文件。确保每个文件都处于正确的分类下，并确保分类的一致性和连续性。

　　4.文件标记和描述：

　　对每个文件进行标记和描述是非常重要的。可以在文件上贴上标签或标注，以指示文件的内容、日期、归属等信息。另外，可以编写文件的简要描述，以便更好地了解文件的内容和背景。

　　5.文件存储和保护：

　　将整理好的文件存储到适当的位置。可以选择使用文件柜、书架、云存储等方式进行文件存储。确保文件的安全和保护，避免丢失或损坏。

　　总之，归档文件整理是一个系统化的过程，通过合理的分类和整理，可以提高文件管理的效率和准确性。头部说明和尾部总结在整个过程中起到指导和总结的作用，帮助我们更好地完成文件整理工作。

　　归档文件整理原则

　　归档文件整理是一个重要的组织和管理文件的过程，需要遵循一些原则来确保归档的准确性和高效性。在进行归档文件整理之前，需要明确整理的目标和原则。以下是一些归档文件整理的原则：

　　1.简化归档系统：

　　归档文件整理的原则之一是简化归档系统。文件分类应该尽可能简单明了，避免出现过于复杂的分类方法，从而减少不必要的混淆和错误。

　　2.制定合理的分类标准：

　　归档文件整理的关键是制定合理的分类标准。文件分类标准应该基于文件的内容、用途、主题等，尽可能符合组织的需求和实际情况。

　　3.统一标记和描述：

　　归档文件整理的另一个原则是统一标记和描述。为每个文件编写简要描述并贴上标签或标注，有助于更好地了解文件的内容和背景，提高查找与检索的效率。

　　4.定期更新文件：

　　归档文件整理的原则之一是定期更新文件。文件柜、盒子和云存储等容器应该定期清理，删除过期文件，并根据需要进行修订和更新。

　　5.保护文件安全：

　　归档文件整理的最后一个原则是保护文件安全。文件应该存储在受控、安全和易于访问的环境中。只有经过授权的人员才能访问和修改文件。

　　总之，归档文件整理需要遵循一些原则，以确保档案整理的准确性、高效性和安全性。在总结整理过程时，需要记录整理的成果、发现的问题和改进措施，并制定维护和更新计划。这有助于优化文件整理的方法和流程，并提高日后的管理效果。

　　如何做好公司档案管理

　　在企业工作中，档案管理尤为重要。它对公司的经营过程、市场定位和营销策略起着重要的指导作用，那么，如何做好档案管理也成为了公司管理者最困恼的问题之一了。想要管理好公司档案，必须通过建立健全的公司档案管理体系，才能够让管理工作顺利进行。

　　因此，在建立公司档案管理体系过程中，首先要根据公司的实际情况，并根据各个方面的档案管理要求和特点进行开发。另外，公司档案也可以从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值等进行分类。我们一起来看下具体管理步骤吧。

　　一、分类整理

　　1、行政文书档案：各种合同及协议书、会议文件、工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等

　　2、企业管理档案：如企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等

　　3、企业技术档案：如技术研究档案、产品档案等

　　4、企业会计档案：如会计凭证档案、会计账簿档案、会计报表档案等。这些都需要分类进行登记、保管，明确对职工的管理责任。

　　二、公司档案出借

　　如果公司员工需要出借，需经过所属部门领导的批准，做好登记才可以出借阅读。而如果员工对档案丢失或者有所损害，应进行相应的处罚及批评

　　三、档案归档管理

　　档案是公司在活动中所有档案的总和，是真是记录、反映公司的各项经营活动。同时，涉及的部门也是多，所以可以根据部门不同或者档案量的数量，指定上交档案时间，可以是半年一交，也可以是季度上交，确保公司员工能够严格执行。再由公司指定的相关档案管理人员进行管理，任何人不得随意查看、翻阅。

　　总之，通过建立了相关的管理制度后，才能让我们在档案工作中不断的健全和完善。确保方案管理工作有法可依。有例可循，也只有这样，才不会让管理工作依托于表面，使管理制度失去了它原本的意义。

　　档案整理的“五步法”

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　编号

　　档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。

　　以件为单位整理档案，按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。