洛阳市在职人事档案数字化外包

一、纸质档案管理与电子档案管理的融合

(一)纸质档案管理与电子档案管理的共存

档案管理咨询档案数字化外包，电子档案的应用越来越广泛，但纸质档案在长时间内也不会退出历史舞台，二者需要相互融合、共同存在。但是两种管理方式之间存在着一定的差异，存储方式、保护手段以及利用条件都各不相同。因此，要想实现纸质档案管理与电子档案管理的融合，需要根据各自特点建立两套不同的管理系统。虽然两套管理系统是独立管理，但是又需要建立两个系统之间的联系，实现两个系统之间的信息共享。电子档案是顺应着信息化时代的发展在纸质档案的基础上形成的，具有便于记录和存储的特点。与电子档案相比，纸质档案在信息录入上存在劣势，在此背景下，建议将新的档案信息以电子档案的方式进行储存，保证信息录入的时效性。但是由于电子档案存在存储不稳定性的缺点，需要对一些重要档案以及需要永久保存的档案进行纸质化保存，通过纸质档案的形式确保档案的原始性和安全性。同时，在日常工作中需要将原有的纸质档案进行信息化处理，尤其是内容繁琐的纸质档案信息可以优先制作成电子档案，便于使用者对档案信息的阅读和查考，从而实现档案信息的高效利用。这样不但解决了纸质档案效率低下的问题，也同时解决了电子档案不易储存的问题，实现了两种管理方式的相互融合。

 (二)纸质档案管理与电子档案管理的相互促进

档案数字化外包，电子档案管理与纸质档案管理的相互促进是基于两者共存的基础上的。两个管理系统需要各自独立发展，同时又是相互依赖、缺一不可的。因此，两者之间需要相互磨合，起到相互促进的作用。电子档案管理与纸质档案管理的相互促进主要表现在以下两个方面：第一，电子档案管理模式促进了纸质档案管理的改进。电子档案管理依托网络的优势和快速检索的功能，能够更加便利地检索到需要的信息，纸质档案通过与电子档案建立联系，通过在电子档案管理系统中的检索迅速地找到所对应的纸质档案。纸质档案管理受到电子档案模式的积极影响，直接加速了档案管理流程的进化，对于档案管理的相互融合具有重要的意义。第二，纸质档案管理模式也促进了电子档案管理的完善。在纸质档案管理的积极影响下，电子档案管理也可以更加完善。两种管理方式在相互影响下取长补短，共同实现进一步发展，最终形成一种相互融合的完整的管理系统。

 (三)大数据促使纸质档案和电子档案快速融合

大数据也称海量资料，指的是所需要处理的资料量十分庞大，一时无法通过现有的主流、常规的软件工具在一定的时间内进行获取、整理、处理，再整理得到结论，引导使用者可以做出较为正确决策的资料。现今的社会是一个高速发展、正在走向全面数据化的社会，科技日新月异，人们的交流方式日益多样，生活也越来越便捷。但随着社会的发展，也出现了数据庞大且分散的问题，为了解决这个问题，大数据应运而生。当前，攀钢生产经营高速发展，产业规模上已成为超大型集团化国企，其生产和经营必然形成大量的各类档案，从而产生各类档案大数据。因此，解决档案大数据问题在攀钢档案的管理和利用上显得尤为重要。大数据具有四个特征，即Vblume(数据量大)、、■riety(数据类型多)、、组1ue(商业价值巨大)， velocity(处理速度快)。与传统纸质档案相比，大数据借助局域网、互联网、云计算及云平台等方式实现，因此数据的交换、传输速度远比传统方式快捷得多。所以，在大数据时代，纸质档案就偏向于保管功能，电子档案则更多地承担了档案利用和编研功能。这样，大数据就有效促进了纸质档案和电子档案的快速融合发展。

二、纸质档案管理和电子档案管理融合在实际工作中的应用

 (一)纸质档案管理和电子档案管理融合的双套制应用

档案双套制是当前档案管理普遍采用的一种方式，即档案部门同时保存两套内容相同的档案。在以前通常保存两套纸质的方式，现在采用保存一套纸质档案和一套电子档案方式。两套纸质档案保存方式，造成了大量资源和人力的浪费，增加了企业的负担。纸质档案和电子档案融合后的双套制最大的好处就是节约了成本，同时提高了档案的利用效率，更有效地对纸质档案进行了保护。实行档案双套制管理可以很好地融合纸质档案和电子等不同载体的优势，既可发挥高效存储和快速查阅检索功能，又可保障档案的凭证价值作用的实现，起到了优势互补的良好效果。

(二)纸质档案管理和电子档案管理融合的双轨制应用

各种管理系统的大量应用可直接形成电子档案，通过对电子档案进行打印形成纸质档案，这种融合方式直接就形成了双轨制档案管理新模式。双轨制是档案管理的新模式，也是纸质档案管理和电子档案管理融合理论的新应用。其最大的好处就是更加节约成本，效率更高。因为没有扫描纸质档案的数字化加工环节，从而在档案日常工作中体现出整编效率更高、纸质档案保存更科学的优势。

 (三)电子档案单轨制的应用

档案数字化外包，2020年3月23日，财政部和国家档案局下发了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，规范了来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。促使电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证可以实行单轨制管理，从而大大节约了纸质档案的成本，这是纸质档案和电子档案高度整合后最经济、最先进的档案管理单套制模式。纸质档案和电子档案科学融合的管理，开启了双轨制和单轨制档案管理并存的创新新模式，纸质档案主要体现档案的保管价值，电子档案则主要体现档案的利用价值，同时也推进了档案管理系统的全流程管理和电子档案及其元数据的创新发展，电子文件的真实性得到了有效保障。

随着“互联网+档案信息化”的深入推进，纸质档案和电子档案作为国家信息资源的重要组成部分，具有重要凭证作用和长久查考价值，对于维护企业和群众合法权益具有重要意义。但随着数据积累和平台升级，其真实性、完整性、可用性和安全性面临巨大挑战。因此，迫切需要纸质档案和电子档案实现深度和科学融合管理，制定纸质档案和电子档案融合管理规范，确保纸质档案和电子档案规范归档、安全保存和科学利用。

档案数字化外包，信息数据规模的不断扩大，对传统纸质档案的信息承载力提出了严峻考验，而电子档案的出现则刚好能够满足当前环境下的存储大量信息的需求。然而传统纸质档案仍然具有一定优势，因此，需要实现纸质档案和电子档案的融合，以最大限度地发挥档案管理的作用和优势。

作者：张杰