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录音录像电子文件一般自形成起3个月内要向档案部门移交归档,最迟不能超过次年6月。文件形成部门在管理系统中以在线方式提交归档,由管理系统自动完成并记录清点、“四性”鉴定等程序性工作;档案部门对照清点、鉴定结果,对拟归档电子文件的整理、著录成果等进行审核,确认无误后,管理系统即可完成登记、填写登记表等程序性工作,并为录音录像电子档案编制档号,正式归入电子档案库,与其他门类电子档案一并进行集成管理。
以离线方式归档录音录像电子文件的,要以手工方式完成著录、制作离线归档载体和归档程序等工作。一是要采用WPS电子表格、EXCEL等著录电子文件,除前述需在管理系统中手工著录的项目外,还要著录全宗号、档案门类代码、年度、件号、摄录日期、计算机文件名等,著录文件要存储在保管期限或年度文件夹中;二是按终端计算机存储结构要求制作离线归档载体,并在包装盒上注明载体编号、档案门类、归档年度、活动名称和电子文件数量等信息;三是交接双方要按照程序完成归档工作,档案部门要及时将文件及其著录信息导入管理系统。