音像档案管理规范要诀三——整理著录规范

整理已收集录音录像电子文件可分两步：首先，在终端计算机存储器（非系统盘）中，按照“年度—保管期限”或“保管期限—年度”的分类方法逐级建立、命名文件夹；同一活动形成多个此类文件时，还可再建下一级文件夹，并用活动名称命名，如，D：\录音录像电子文件\2020\永久\安全生产工作先进单位和先进个人表彰大会\。其次，明确划分文件的保管期限，将相应文件集中存储在最低一级文件夹中，如，把2020年形成的、保管期限为永久的全部文件存储在“永久”文件夹中，即D：\录音录像电子文件\2020\永久\。

要在整理基础上尽早开展著录工作。首先，将文件逐条上传、挂接到管理系统，由管理系统按照内置规则（如档号编制规则）自动排序、命名，自动著录全宗号、档案门类代码、年度、件号、技术参数、时长、摄录日期、计算机文件名和文件大小等元数据。其次，著录人员要在管理系统中以手工和半自动化方式著录题名、责任者、摄录者、保管期限、活动名称和描述、密级等元数据，活动的宣传报道可作为重要素材。