档案整理及数字化移交进馆的程序

档案移交程序是指档案移交进馆时，机关与国家综合档案馆对拟移交档案进行清点、核对，填写交接文据，双方签字确认交接结果的过程。

机关与档案馆应当指派专人对拟移交的档案及有关资料逐卷(件)进行清点，对照移交清册等有关移交文件进行核对，双方共同确认无误。对于电子档案来说，按照《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)，档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。

档案交接文据是在变更档案保管者或所有者过程中形成的，记录和反映档案交接有关内容和信息的，具有法律凭证效力的一种文件。《档案交接文据格式》(GB/T 13968-92) 已经失效，机关档案移交进馆时可以按照国家综合档案馆提供的样式或者下列样式制作、填写档案交接文据

在档案交接文据中，移交说明栏应由移交单位填写有关档案交接和需要说明的事项，包括档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况；档案中有无涉及国家秘密，在档案利用中需要限制使用或禁止使用的范围、内容；其他需要说明的事项等。接收意见栏由接收单位，即国家综合档案馆填写，包括交接过程有无需要记录的事项；由移交方填写的各栏是否属实；依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及相关规定，对所接收的档案作出的评价等。

按照《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)，电子档案检验合格后办理交接手续，应当填写电子档案移交与接收登记表，由交接双方签字、盖章予以确认。

在电子档案移交与接收登记表中，交接工作名称按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作；内容描述填写交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项；移交数据量一般以GB为单位，精确到小数点后3位；准确性检验填写检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法；完整性检验填写移交的档案和档案数据的完整性检验；可用性检验填写检验电子档案的可读性等；安全性检验填写对计算机病毒等进行检测；载体外观检验填写载体标识、有无划痕、是否清洁等。

档案交接文据、电子档案移交与接收登记表填写后，应及时进行档案及有关资料的交接工作，双方再次核对无误后在栏内签字，加盖双方单位印章。采用在线移交的，电子档案移交与接收登记表可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。档案交接文据、电子档案移交与接收登记表应一式二份， 分别由移交单位和接收单位保存备查。