机关单位档案室电子文件管理问题

（1）档案室电子文件存在属性缺失。

众所周知，在上个世纪中后期，以及本世纪初期，我国机关单位对于档案信息的保存工作都是通过纸质档案这种媒介方式来进行存储工作。而随着时代的不断变迁，各种新事物层出不穷，在档案信息的存储方面也出现了一种新型的保存方式，即通过电子信息的方式来保存档案信息。然而这种新事物的产生与发展并不顺利，因为在此之前从事档案室管理工作的人员并没有接触过这方面的工作，他们不知道如何对电子文件进行接受与保存工作，甚至不知道该采取怎样的态度来应对电子信息的接受工作，这种情况导致档案室的电子文件存在属性缺失。

（2）档案室电子文件存在软件和硬件系统依赖。

在机关单位档案室电子文件的归档工作中，由于每个机关单位工作形式的不同，导致它们的电子文件整理和存储格式也有所差异。这样一来，每一个机关单位的内部人员由于只精通所属单位的电子文件归档形式，而不了解政府部门其他机构的电子文档归档形式，无法实现在政府部门各机构之间的电子文件共享。另外，由于电子文件的存储与阅读是需要计算机设备来实现的，那些年纪比较大的机关单位工作人员就显得处于劣势地位，他们无法实现跟年轻同志同样的工作效率，甚至对于电子文件的管理工作也很难实现。

（3）档案室电子文件容易发生被动式修改。

当前我国社会以发展经济和科技为主，国家对科学技术的不断推崇使得电子文件取代纸质档案成为时代发展的主流。我们传统意义上的纸质档案虽然比较厚重，所占的保存空间比较大，但是倘若有人恶意对其进行修改可以很容易被发现修改过的痕迹。而电子文件与其恰恰相反，电子文件可以利用计算机设备对其压缩。压缩之后的电子文件只需要一个小小的U盘或者光盘，网络硬盘等就可以对其进行存储，这样一来就节约了很大的保存空间。但是对其进行内容修改很难被发现，而且只要有电子编辑设备就可以对其进行内容篡改，这样很难保证电子文件信息的真实性和安全性。