国家机关基层单位传统档案管理

（一）传统档案管理模式对电子档案管理的缺失。

国家档案局紧跟信息技术的发展步伐，逐年颁发新的规定指导全国的档案工作。2018年12月出台了比较完善的《电子公文归档管理暂行办法》，紧接着2019年1月1日起又施行了《机关档案管理规定》，对电子档案和数字化档案的信息化建设做出的规定。规定中明确，国家机关应当开展数字档案室建设。数字档案室的建设按照《数字档案室建设指南》执行，指明了国家机关档案工作努力的方向。基层单位是国家机关中最小的机关，顶层先行积累数字档案室运行的经验，有利于基层单位遵照执行，不走弯路。基层单位管理手段暂时滞后能理解，但一直停留在传统载体档案管理的模式中，两耳不闻窗外事，就是过度漠视档案工作现代化发展了。目前基层单位的实际情况是没有制度要求，没有业务能力和技术设备对工作中产生的大量的电子文件转换成数字档案进行管理和利用。面对日益增长的大量电子文件的产生，我们传统的档案管理模式只是把电子文件转换成纸质档案进行归档，没有把新产生的电子文件转化成数字档案，也没有把库藏档案转化成数字档案进行统筹管理，形成了信息时代档案管理工作长期存在漏洞，暴露出了与信息时代不相适应的问题。数字档案室建设工作启动越晚，这个漏洞就越
大，也可能很难再弥补。

（二）传统档案利用方式的局限性。

录音、录像、照片等各种形式的档案信息经过数字转换，既承载了档案的真实性，又方便了管理、利用。另外，通过档案的数字化处理后，复制时不容易丢失信息，从而避免了纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现的清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，我们应该充分利用数字化信息的这些特点。但是目前基层单位多数情况下，还是沿用传统的借阅方式，去档案室调取纸质档案，当场借阅归还抑或复印档案副本提供利用，档案副本由于装订的关系复印总是不太清晰。外单位借阅还必须提供介绍信，亲自前往存档单位调阅档案，不能即需即取，非常耗时耗力。目前开始普遍使用手机拍照取得档案的副本，通过微信等第三方平台作为传输工具进行利用，很大程度上方便了利用者，特别是远程利用者不必再登门借阅档案了。这种利用方式启发我们应该采用比拍照取件更为安全便捷的网络传输方式提供本单位人员利用，并借助网络终端开发远程利用，为远程的利用者提供利用的便利。

（三）传统档案检索方法漏检现象严重。

用现有的档案管理系统软件检索档案，经常碰到漏检的情况。库房中的档案在软件里通过标题名的字段检索却找不到。因为利用者多数只能提供文件标题的字段，提供的字段和档案文件标题里的字段也不匹配。最后只能利用纸质检索工具逐个进行人工搜索。档案数据逐年庞大，检索效率日益低下。有的利用者很急，就会放弃借阅档案，让档案管理人员存有深深的挫败感。数字档案具有文字、图形、声音、影像等多种媒体表现形式，多种媒体信息可以单独或者相互作用形成数字档案信息，档案检索必须充分利用数字档案的多媒体集成性，统一标识数字档案，确保其原始性、标准性，使数字档案检索起来更加灵活，提高检索的准确性和快速性。

（四）传统档案统计方法难以达到精准快速。

对于信息化发展而产生的新科技、新模式，基层单位有享用的权利，主管单位也有按照国家档案局的要求尽快推进基层单位的数字化档案室建设的责任。基层企事业单位经过几十年的档案积累，库存档案也达到了一定的数量。利用分类目录和保管目录等检索工具进行手工统计，需要反复核查才能确认数字无误，工作效率极低。如果数字化档案室建成，将原有库存的纸质档案数字化，新增电子文件数字化，经过标准化和规范化标识的数字档案，多次利用都能保证元数据的真实、完整、安全。在此基础上采用计算机统计各种数字档案，统计速度提升，统计数据更加精准，还能免去大量的数据复核时间，解放劳动力。通过对系统软件的辅助功能的开发，无论是对各种类型的档案统计，还是对档案保管期限续存、档案的销毁移交、利用实体档案以及下载的数据都能做灵活精准的统计。系统软件还能通过图表等可视化方式显示各类统计报告，统计结果符合真实、准确、完整的要求，大大降低了时间成本，提高了工作效率。