凯里档案整理服务

　　档案整理工作是一项极为重要的任务，它对于信息的保存、管理和利用有着深远的影响。做好档案整理，不仅关系到历史的记录与传承，更对当下各项工作有着不可忽视的支撑作用。那么，该如何做好档案整理工作呢？

　　凯里档案整理服务

　　1、预先准备

　　首先认识管理对象，只有社会或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录，才能称之为档案。

　　文件是否办理完毕，如文件还在流程中，那就不属于档案，是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。硬性要求，有哪些文件必须要归档；根据公司年度计划判断本年度档案工作需涉及的部分：明确存放位置，既要保证档案安全性、私密性与完整性，又得符合公司资源的实际调用情况及业务需求，量力而行。

　　2、开展工作

　　确定档案管理制度与流程是关键，一般来说，档案工作的具体流程可分为：文件收集审核、文件接收、文件录入、文件整理及归档、库房整理。每块细分类别下又有不同的注意事项。

　　A文件审核。专业性文件须经生成部门进行标准确认（哪些文件、原件/复印件、是否签字盖章等）；非专业性文件则审核其流程及内容是否符合公司要求。另外，文件转化成档案的过程中，要站在档案的角度，审核其是否完整、连续、有效。

　　B文件接收。交接双方应有文字性凭证，例如邮件或移交单等。应记录文件排列的顺序及规格，确认文件的页数、载体类型、原件或复印件等信息。

　　C文件录入将直接影响后期档案的利用效果。录入文件时，应做到：信息遵从文件内容本身录入；信息录入正确、完整；除文件本身信息外，需添加档案信息（如档号、类别代码、分类代码等）；为便于利用者检索和查阅档案信息，需对文件信息进一步优化（摘要、关键字、备注说明等）。每份文件起码要有全宗号、档号、年度、所属机构、文件题名、责任者、文件编码、载体类型、原件/复印件、保管期限等信息。

　　D文件整理及归档。原则上按份整理，部分文件按套整理；实行纸质+电子结合的双轨管理制度。例如，重要电子文件做到打印留底归档；存放时应按照所属公司、年度、类型依次摆放。

　　E库房整理。库房的整理及管理决定了档案保存的完整性。

　　3、后期利用，

　　档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用，才是档案管理的终极目标。

　　中博奥档案管理系统

　　①建立查询、借阅等制度，让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用，文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。

　　档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同（公开、秘密、机密、绝密），制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。

　　②根据档案信息，为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中，就可收集相应的数据及建议。

　　总之，做好档案整理并非易事，需要我们从意识上高度重视，在行动上认真落实，运用科学合理的方法和持续的努力。只有这样，我们才能让档案发挥出最大的价值，为个人、企业乃至整个社会的发展提供可靠的信息保障。