广州档案电子化管理公司

　　档案电子化是一项重要的工作，旨在将纸质档案转化为电子化形式。档案电子化不仅能够提高档案管理的效率，还能有效地节省物理空间，并增强档案的安全性和长久保存能力。下面将为您介绍档案电子化的流程：

　　广州档案电子化管理公司

　　1.档案出库。档案出库需先提交纸质档案出库申请，经相关责任人审批后严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　2.数字化前处理。对确定扫描页进行页码编制，按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照纸质档案内容进行录入档案目录。

　　3.档案扫描。根据纸质档案原件实际情况进行扫描，扫描时应调整设置好相关参数以保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

　　4.图像处理。图像的处理包括图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等。需要注意的是，数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，应重新扫描；对于漏扫、重扫、多扫等情况应及时纠正。

　　5.数据挂接。借助相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字化图像进行挂接，实现目录数据和数字图像关联。

　　6.数字化成果验收与移交。经过专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收，收的内容包括纸质档案数字化成果（数字图像、档案目录、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等）。

　　7.档案入库。纸质档案数字化工作完成后，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点后，办理档案入库手续。

　　档案电子化的实施是档案管理现代化的重要一步，它不仅能够提高档案的管理效率和利用价值，还能大幅度提升信息共享和传递的速度。在实施档案电子化的过程中，我们需要确保数据的准确性和完整性，加强对电子档案的安全保护，并建立健全的管理制度。

　　档案电子化操作过程

　　档案电子化不仅能够提高信息检索和利用效率，还能有效降低存储成本，并且具备长期保存和保护数据安全的优势。然而，实施档案电子化并非简单的技术转换，而是一个系统性的过程，需要综合考虑技术、管理、法律等多方面因素，确保档案在电子化过程中的完整性、可信度和长期可持续性。

　　1、前期通常会涉及到纸质档案的电子化。如果量不是很大，建议大家购买扫描仪自行扫描，优点是可以节约成本。而且不少扫描仪自带的软件可以在扫描时设置为扫描文字可检索模式，这个功能特别有用。将这样的扫描件上传到电子档案管理系统里后，就能直接实现文件的全文检索了。

　　但如果档案量特别大，是百万级的，就建议大家寻找专业的档案数字化加工服务，先将档案转为电子类文档。

　　2、当纸质档案完成电子化以后，就轮到电子档案管理系统开始工作了。用户可通过系统提供的快速导入、批量上传工具,，将众多电子文件快速导入到档案系统里。

　　3、接下来，用户可以自定义档案的属性，为每个档案创建电子档案。例如纸质档案是人事档案，就可以将档案的属性设置为人员的基本概况，还可以加上纸质档案存放在哪个档案柜、档案保存期限等这些信息，还可以在档案里挂上他的电子档案扫描件、履历、照片等。

　　4、为了方便日后纸质档案的管理，可以将档案系统生成的案卷打印后贴到存放档案的档案盒上，全引目录也可以打印出来贴到档案柜上。每个档案都有自己的二维码，可将二维码打印并贴到纸质档案袋或档案盒上。

　　5、档案一旦建立完毕后，就进入日常使用中了。档案的日常使用主要是档案的借阅。如果只是查阅电子档案，那么可以为借阅人员设置电子档案使用权限，确保只有有权限的人员才能查看该档案的电子版本。如果需要借阅实物，可以用手机、扫描枪来扫描实物上的二维码，快速定位到系统里的电子档案进行借阅登录。

　　6、管理员可以通过录入、修改、借还等日志功能来定期了解档案使用情况，还可以对所有出错、丢失和销毁的档案进行统计，也便完整掌握档案的动向。

　　档案电子化作为信息管理的重要手段，不仅有助于提升管理效率和服务质量，还能够为机构的长远发展提供可靠的信息基础支持。因此，建立健全的档案电子化管理制度，加强相关技术应用和人才培养，将是各个组织持续提升竞争力和适应未来发展挑战的重要策略之一。

　　档案电子化的意义

　　档案电子化是各类企业和机构提高工作效率、优化资源管理的重要手段。档案电子化不仅能够实现档案资源的长期保存和高效利用，还能极大的提高数据检索和共享的便利性。

　　第一点，档案数字化意义在于可以更好的保存历史资料。以前的保存手段和技术是有限的，这使历史档案可能出现不同程度的破坏，非常可惜。但现在科技发展，档案数字化手段就避免了类似的情况发生。通过扫描、摄影等技术可以对档案进行更好的保护。

　　第二点档案数字化意义是提高工作效率，方便了档案的管理。档案记载着不同时期不同种类的知识，所以整理工作是很繁琐重复的，而数字化管理有事半功倍的效果，足不出户，在电脑面前就可以完成档案的察借阅工作。

　　最后档案数字化还为档案的编研工作提供了数据支持，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。

　　综上所述，档案电子化是一项复杂且系统的工程，它不仅涉及到技术层面的操作，更需要管理和维护等多方面的协调与配合。从前期准备、扫描录入、数据处理到后续的存储与管理，每一个环节都关系到档案电子化的最终效果。通过科学、规范的操作流程，档案电子化能够实现传统纸质档案的数字转型，有效提升档案管理的质量和效率，推动组织信息化水平的提升。