南岸档案数字化外包公司

　　档案数字化是现代信息管理和档案保护的重要步骤。随着信息技术的迅猛发展，传统纸质档案的管理方式已经难以满足高效、精准的信息获取和保存需求。因此，推动档案的数字化建设显得尤为重要。档案数字化不仅有助于提升档案管理的效率，还能极大提高档案信息的利用率和安全性。

　　南岸档案数字化外包公司

　　1、建立档案数据库

　　收集档案信息后，将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来，完成对档案信息的前期处理。之后采用数据录入的方式将档案信息前处理的结果转化成机读数据。最后对档案数据库进行完善，档案数据库建设越有成效，档案信息管理与服务也就越有保证。

　　2、建立网站，实施资源共享

　　建立档案机构（馆）网站，并联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于经济建设和社会发展的良好环境。

　　3、加强电子文件的收集和积累

　　电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，一般只移交纸质档案和纸质文件目录，现在要求实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案机构。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案机构建立数据库的工作量。

　　4、加大档案管理软件推广力度

　　电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。

　　档案数字化建设是一项系统工程，需要细致的规划和严格的执行。通过科学的流程和有效的管理，可以实现档案从传统纸质管理向现代数字化管理的转变，提高档案的利用效率和安全性。

　　档案数字化流程

　　数字化档案的过程已经成为现代组织管理和信息管理中不可或缺的一部分。随着科技的进步和信息化的发展，传统的纸质档案管理逐渐被数字化档案管理所取代。数字化档案不仅提升了信息的存储效率和检索速度，还能够确保信息的安全性和长期保存的可行性。然而，数字化档案的实施过程中需要经过一系列精确的步骤和合理的规划，以确保转换的顺利进行和最终结果的质量。

　　1、数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3、图像处理

　　（1）图像数据质量检验：

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见

　　（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　4、图像存储

　　（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　5、目录建库

　　（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　6、数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　7、档案还原装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。

　　8、数据验收

　　项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　9、数据移交

　　可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。

　　数字化档案的过程不仅仅是信息管理的转型，更是组织和机构提升效率、保障信息安全的关键步骤。通过正确的规划、有效的执行和持续的监测，可以确保数字化档案管理的成功实施。

　　档案数字化原则

　　档案数字化不仅能够有效提高档案管理的效率和准确性，还能大幅度节省物理存储空间，并且便于信息的快速检索和共享。然而，为了确保数字化过程的规范性和有效性，必须遵循一定的原则和标准，以保证档案的完整性、真实性、可用性和安全性。

　　1.价值性原则

　　档案在见证历史和传承文化方面具有普遍和长期的使用价值，越是久远的档案越有价值，尤其是历史档案，对于国家而言都是珍贵的记忆，其价值不可估量。对于这类档案在数字化加工时应特殊注意，不要造成损坏。

　　2.实用性原则

　　档案数字化加工要考虑到档案利用的需求和频率。主要考虑满足大众常用的需求，对研究有重要参考价值，原始档案使用频繁，尽量选用优质的纸质，要充分考虑到方便查阅的情况。

　　3.完整性原则

　　档案数字化加工应以保持数字图像文件内容的连续性和完整性为参考依据。主要考虑保持数字图像加工文件的完整性、来源、时间、形式的连续性和完整性，在加工的过程不能出现档案缺失情况。

　　4.现实性原则

　　基于当前数字化图像加工条件和档案现状，要充分考虑档案数字化图像加工所需的人力资源、数字化加工设备能力和档案实际状况，包括馆藏文件的数字化基础、整理基础、档案形态、数量和残损程度。

　　5.安全性原则

　　在档案加工的过程中要保证档案的安全性，既要保证加工场所的防火、防泄密等，有些档案涉及到国家机密，必须要妥善的保管，这类档案加工人员必须经过保密培训，并签署保密协议，人员也不能随意更换。

　　总之，档案数字化是现代档案管理发展的必然趋势，它不仅能够提升档案管理的效能，还能更好地服务于社会各界的需求。然而，在推进档案数字化的过程中，我们必须严格遵循相关原则，确保数字化工作的高质量和高标准。只有这样，我们才能充分发挥档案数字化的优势，实现档案资源的长久保存和高效利用，为社会的发展提供坚实的信息保障。

　　如何提高档案数字化管理能力

　　数字化档案管理不仅能提高存储效率和检索速度，还能增强档案的安全性和便捷性。然而，要实现这一目标，需要在技术、管理和人员培训等多方面做出系统性的改进。那么，该如何提高档案数字化管理能力呢？

　　一、提升档案管理、利用的规范性。档案数字化管理的基础，就是针对档案实物的管理，所以制定好日常档案管理、利用的流程和制度，有助于提升档案数字化管理能力。在档案管理上，需要配备专人专岗、能够保证档案安全性保密性的库房场地；在档案利用上，制定严格的流程和制度，在确保规范的同时，保障档案内容不被泄露、不产生损坏。

　　二、进行档案整理。档案如果不进行整理，那开展档案数字化管理将无法提升档案整体的管理能力。档案在整理时不仅要考虑相关条例规章，进行准确的鉴别和分类、编目，还要结合单位的实际情况开展工作，便于后期的档案再利用及存放要求。

　　三、采用专业的软硬件设施。在扫描时，利用专业的扫描仪、扫描软件；在保管时，利用档案信息管理软件、硬盘U盘等存储介质，切实保障档案数字化管理的规范性和安全性。

　　综上所述，通过引入先进技术、建立完善系统、加强人员培训、完善管理制度和推进资源共享，可以全面提升档案数字化管理能力。这不仅有助于实现档案信息的高效管理和利用，也为社会各界提供了更加便捷和安全的服务。