黄石港区档案整理服务

　　在进行档案整理时，遵循正确的原则和方法是至关重要的。档案整理不仅仅是将文件分类和整理，更重要的是保证其结构清晰、易于访问，并确保长期保存和保护。以下是关于档案整理的一些原则，可以帮助确保整个过程高效、有序。

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，通过遵循以上档案整理原则，可以有效地确保档案的完整性、可访问性和长期保存。无论是个人档案、机构档案还是历史文献，都应当以系统化和标准化的方法进行整理，以便今后的使用和参考。

　　档案整理方法

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　02分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　档案整理流程

　　在现代社会，档案整理是组织和管理信息的重要方式之一。无论是个人、企业还是政府机构，都需要有效地管理和保护档案，以确保信息的准确性、可靠性和持久性。下面将为您介绍档案整理的流程：

　　第一步分类。人事档案材料根据其内容特征分为十大类，具体的材料分类方法中组部有相应的规范标准。

　　第二步排序。将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序，或内容的内在联系进行排列，并通过编写类别号、顺序号和页码把材料位置固定下来。

　　第三步编目。按照档案材料排列顺序和档案整理流程，逐份逐项进行目录编制，做到目录清楚，填写准确。

　　第四步技术加工。对不符合归档要求的材料，进行技术加工，例如幅面过大的材料要进行规范折叠，折叠后的材料要平整，便于展开阅读。有些材料有订书钉或曲别针等金属物品需要拆解下来。

　　第五步装订。档案目录置于卷首，卷内材料排列和目录顺序相符，装订好的档案不漏页、不倒页、不压字、不损坏文件，如果一份人事档案太厚，可分成两卷进行装订。

　　总之，档案整理不仅是一项管理工作，更是一种组织和保护信息资产的重要手段。通过合理的收集、分类、保管和利用，我们能够确保档案的可用性和长期保存的价值。

　　档案整理的意义

　　档案整理作为一项重要的管理和保管工作，在个人和组织层面都具有深远的意义。它不仅仅是对文档和资料的简单整理，更是一种对历史、信息和知识的珍视与传承。通过系统化的整理和分类，我们能够有效地管理和利用这些信息资源，从而为个人、组织甚至整个社会带来诸多好处。

　　1.保留历史记忆与传承文化

　　档案整理可以帮助保留个人和组织的历史记忆，记录重要事件、决策和成就。这些档案不仅是过去的见证，也是未来了解和学习历史的重要资料。

　　通过档案整理，文化和传统得以传承，重要的文化遗产得以保存和传播，对社会和文化的认同感得到加强。

　　2.提高信息管理效率

　　档案整理有助于建立有效的信息管理系统，使得查找、检索和利用信息更加高效快捷。

　　对于组织来说，合理的档案整理可以提高工作效率和决策质量，减少信息搜索的时间成本，为未来的发展提供支持和参考。

　　3.维护法律和行政秩序

　　档案整理涉及到法律、行政文件和规定的归档和保存，有助于保持组织和个人在法律和行政程序上的合规性。

　　合规的档案整理不仅是一种管理要求，也是保护个人权益和组织利益的重要手段。

　　4.支持决策制定与战略规划

　　档案整理为决策者提供了历史数据和信息支持，帮助分析和评估过去的经验和教训，为未来的决策制定和战略规划提供参考依据。

　　有效的档案整理可以帮助管理者做出明智的决策，避免重复错误，优化资源配置，推动组织的可持续发展。

　　综上所述，档案整理不仅是对信息和文化的保护和传承，更是提高管理效率、维护法律秩序、支持决策制定的关键步骤。它在个人、组织乃至整个社会层面都具有重要的意义和价值。因此，我们应该重视档案整理工作，注重其方法和技术，以便更好地利用和传承我们的历史和知识遗产。