江苏档案电子化公司

　　在当今信息化和数字化发展迅速的时代背景下，档案电子化成为许多组织和机构管理档案的重要方式之一。档案电子化操作是将传统纸质档案通过扫描、数字化等技术手段转化为电子文件，以提高档案管理效率、节约存储空间、保障信息安全等目的。档案电子化的操作过程主要包括以下几个方面：

　　江苏档案电子化公司

　　1、前期通常会涉及到纸质档案的电子化。如果量不是很大，建议大家购买扫描仪自行扫描，优点是可以节约成本。而且不少扫描仪自带的软件可以在扫描时设置为扫描文字可检索模式，这个功能特别有用。将这样的扫描件上传到电子档案管理系统里后，就能直接实现文件的全文检索了。

　　但如果档案量特别大，是百万级的，就建议大家寻找专业的档案数字化加工服务，先将档案转为电子类文档。

　　2、当纸质档案完成电子化以后，就轮到电子档案管理系统开始工作了。用户可通过系统提供的快速导入、批量上传工具,，将众多电子文件快速导入到档案系统里。

　　3、接下来，用户可以自定义档案的属性，为每个档案创建电子档案。例如纸质档案是人事档案，就可以将档案的属性设置为人员的基本概况，还可以加上纸质档案存放在哪个档案柜、档案保存期限等这些信息，还可以在档案里挂上他的电子档案扫描件、履历、照片等。

　　4、为了方便日后纸质档案的管理，可以将档案系统生成的案卷打印后贴到存放档案的档案盒上，全引目录也可以打印出来贴到档案柜上。每个档案都有自己的二维码，可将二维码打印并贴到纸质档案袋或档案盒上。

　　5、档案一旦建立完毕后，就进入日常使用中了。档案的日常使用主要是档案的借阅。如果只是查阅电子档案，那么可以为借阅人员设置电子档案使用权限，确保只有有权限的人员才能查看该档案的电子版本。如果需要借阅实物，可以用手机、扫描枪来扫描实物上的二维码，快速定位到系统里的电子档案进行借阅登录。

　　6、管理员可以通过录入、修改、借还等日志功能来定期了解档案使用情况，还可以对所有出错、丢失和销毁的档案进行统计，也便完整掌握档案的动向。

　　总之，档案电子化操作过程不仅仅是技术手段的应用，更是组织和机构在信息管理和安全保障方面的重要举措。随着技术的不断进步和应用的普及，档案电子化将在未来扮演更为重要的角色，为各行各业提供更加高效、安全和可持续的档案管理解决方案。

　　档案电子化解决方案

　　在当今数字化飞速发展的时代，档案电子化已经成为许多组织和机构管理与保存档案的重要手段。电子化档案不仅提高了信息检索的效率，还减少了纸质档案的空间占用和保管成本，是信息管理现代化的重要步骤。

　　1.提升信息检索效率：

　　电子化档案通过全文搜索、索引功能等技术，使得用户能够快速精准地检索所需信息，大大缩短了查找时间。

　　档案电子化还可以结合元数据管理，使得档案信息的分类、标注更加科学化和精确化，进一步提升了检索效率。

　　2.节约空间与成本：

　　纸质档案需要大量的存储空间和定期的维护管理，而电子化档案则大大减少了对物理空间的需求，降低了存储成本。

　　档案电子化还可以减少人力成本，不再需要大量的人力进行长期的档案管理和保管工作，转而可以用于更高效的信息服务和管理。

　　3.增强档案安全性：

　　电子化档案可以通过加密、权限控制等技术手段，保证档案信息的安全性和保密性，防止未经授权的访问和篡改。

　　同时，电子化档案的备份和恢复功能也能有效应对突发事件或灾难，保证档案信息的持续可用性和稳定性。

　　4.促进信息共享与合作：

　　电子化档案使得不同部门、机构之间更容易进行信息共享与合作，提升了工作效率和协同能力。

　　跨地域、跨部门的合作与沟通也因此变得更加高效和便捷，有利于组织间信息资源的共享与整合。

　　总之，档案电子化作为信息管理的现代化解决方案，不仅提升了管理效率和服务质量，还在资源利用、安全性和合作共享方面带来了显著的优势。随着技术的不断进步和应用场景的拓展，电子化档案将在未来发挥越来越重要的作用，为各类组织与机构带来持续的价值和竞争优势。

　　档案电子化常见的扫描设备

　　在当今数字化信息时代，档案电子化已经成为许多组织和机构管理信息的重要方式之一。其中，扫描设备作为实现档案电子化的关键工具，扮演着至关重要的角色。下面将介绍几种常见的扫描设备。

　　1.档案纸张不太好，比较薄、易破损，或者扫描量较少，选择平板扫描仪。

　　平板扫描仪（flatbed scanner），又称平台式扫描仪、台式扫描仪，是指由CCD或CIS等光学器件来完成扫描工作的扫描设备。扫描时需要掀开扫描仪的盖子，档案资料平铺透光玻璃上再盖上盖子，镜头在透光玻璃下左右移动，达到扫描成像目的。

　　普通企业日常办公用的较多的扫描仪就是平板扫描仪，它能够对A4、A3纸张进行扫描，是常用的办公小助手。

　　2.如果档案纸张可以拆订，质量相对较好，没有太多褶皱，没有粘贴票据，且扫描量相对较大的项目，可以选择馈纸式扫描仪。

　　馈纸式扫描仪（sheetfed scanner）俗称高速扫描仪，将单张的整齐的纸张放到馈纸处，扫描仪会自动一页一页的将纸张进行扫描。

　　相对来说，高速扫描仪，效率高，速度快，扫描的图片质量好，但成本相对较高。

　　3.在扫描的档案中，有些难以拆卷或者不允许拆卷的情况，这个时候零边距扫描仪可以派上用场了。

　　零边距扫描仪可以不用拆卷就能够对档案进行扫描，在扫描装订成册的对象时，纸张不必紧贴玻璃面板，并且扫描后的图像能够做到不变形，不失真。

　　4.如果须对工程类的档案或者大型图纸进行加工，可以选择大幅面扫描仪。

　　大幅面扫描仪能够对A0、A1这类的大型图纸进行扫描，保持图像的完整性。

　　5.如果档案纸张粘贴有票据，或者项目有一些特殊要求，可以选择高拍仪。

　　高拍仪（high-speed photographic apparatus）可以通过拍照的方式，对图像画面进行扫描。高拍仪具有OCR文字识别功能，可以将扫描的图片识别转换成可编辑的word文档。

　　6.对于已经装订成册，不方便拆订的书籍、卷宗等，可以选择非接触式扫描仪。

　　非接触式扫描仪也称为书刊扫描仪，它通常指扫描元件与被扫描物品不进行直接接触，被扫描的书籍、档案、卷宗等摆放在置物台上，线性CCD的扫描方式对图像进行采集。

　　非接触式扫描仪具有OCR文字识别功能，是专门为书籍、档案、账本、卷宗这种已经装订成册，不方便拆订的纸张而设计的一种特殊结构的扫描仪。

　　总之，随着科技的进步和需求的增加，档案电子化不仅提高了信息管理的效率和便捷性，还确保了长期保存和访问档案信息的可靠性。不同类型的扫描设备在这一过程中各有其优势和适用场景，选择合适的设备和技术方案对于实现高效的档案电子化至关重要。

　　档案电子化优势

　　在当今数字化时代，档案电子化正日益成为组织管理和信息存储的重要方式。传统的纸质档案管理系统逐渐被电子化档案管理所取代，这种转变不仅提升了信息存取效率，还大幅度减少了资源浪费和空间占用。

　　一、数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护，将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。

　　四、将传统纸质档案转化为数字化档案，增加了档案的载体，便于长期保存，避免了因为纸质档案容易发霉、蛀虫所带来的的损失。

　　五、档案数字化之后能够提高档案的利用效率。举例来说，数字化档案之后我们可以很方便地在电脑中查询档案，不用在具体查询纸质档案，浪费时间；同时还实现了异地利用，极大地节省了时间。

　　综上所述，电子化档案管理不仅仅是信息化发展的必然趋势，更是提升组织运行效率、降低管理成本、保障信息安全的重要手段。随着技术的不断进步和应用的深化，电子化档案管理将在各行各业持续发挥其巨大的优势和作用，为社会进步和发展注入新的动力和活力。