济南档案整理机构

　　档案整理工作是一项至关重要且系统性的任务，它对于组织的有效运行和信息管理起着基础性的支撑作用。档案整理工作旨在将各类分散、无序的档案资料进行收集、分类、鉴定、排序、编目等一系列操作，使之成为有序、可查、可用的信息资源，为组织的决策、管理、研究和发展提供有力的支持。

　　济南档案整理机构

　　首先对于人事档案来说需要先按照国家颁布的相关条例对现有杂乱无章的档案进行分类处理，我们一般是参照《干部人事档案工作条例》来进行整理。按照标准分为十个大的类别，具体分类细则、档案整理工作内容，大家可以查看上述提到的条例。

　　在进行分类之后需要对存在铁钉、回形针等容易腐蚀纸张的杂物进行去除，同时对不符合规格的纸质材料进行装裱为后续的装订打好基础。

　　再有就是对分好类的材料进行排序和编写类号、件号和页号，注意不能出现问题，否则修改起来是非常麻烦的。

　　下一步是根据档案的分类编写目录，这步可以通过专业软件来实现或者用Excel表格编写即可。最后将目录打印出来后对整本档案进行装订，放入专门的无酸档案盒内就行了。

　　总之，通过精心的整理和管理，档案能够发挥出其最大的价值，为组织的长远发展提供可靠的历史参考和决策依据。同时，随着信息技术的不断发展，档案整理工作也面临着新的挑战和机遇，我们需要不断创新工作方法，提高工作效率和质量，以适应时代的需求，更好地服务于组织和社会。

　　档案整理原则

　　档案整理作为一项严谨且具有重要意义的工作，需遵循一系列明确的原则，以确保档案的有序性、完整性、可用性和安全性。这些原则不仅是档案整理工作的指导方针，也是保障档案价值得以充分发挥的关键所在。

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，档案整理原则是保证档案工作质量和效率的基石。严格遵循这些原则，能够使档案管理更加规范化、科学化，为组织和社会提供更优质的档案服务，更好地发挥档案在历史传承、决策支持、信息共享等方面的重要作用。

　　档案整理方法

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　02分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　档案整理的意义

　　档案整理是一项具有深远意义和重要价值的工作，它对于个人、组织乃至整个社会都有着不可忽视的作用。以下将从多个方面详细说明档案整理的意义。

　　1.提高信息利用效率：经过整理的档案，信息分类清晰、条理分明，能够让使用者快速准确地找到所需内容，节省时间和精力，从而大大提高信息的利用效率。

　　2.保证信息的完整性和准确性：整理过程中对档案进行审核和校验，剔除错误和重复的信息，补充缺失的部分，确保档案内容的完整和准确。

　　3.为决策提供依据：全面、准确的档案资料为组织的决策制定提供了有力的参考，帮助决策者了解过去的经验和教训，做出更加明智的决策。

　　4.便于信息传承和共享：有序的档案整理有利于知识和经验的传承，不同人员之间能够更好地共享信息，促进团队合作和知识交流。

　　5.保障信息安全：通过规范的整理流程和适当的存储方式，可以对档案进行有效的保护，防止信息泄露和丢失。

　　综上所述，档案整理的意义重大而深远。它不仅有助于优化信息管理、促进科学决策，还在知识传承、信息共享和安全保障等方面发挥着关键作用。我们应当充分重视档案整理工作，不断提升其质量和水平，以更好地服务于个人和社会的发展需求。