甘肃档案数字化外包公司

　　档案数字化是将传统的纸质档案、照片、录音、录像等各种形式的档案，通过扫描、拍摄、录音录像转换等手段，转化为数字形式，并进行存储、管理和利用的过程。以下是档案数字化的一般流程：

　　甘肃档案数字化外包公司

　　1、数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3、图像处理

　　（1）图像数据质量检验：

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见

　　（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　4、图像存储

　　（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　5、目录建库

　　（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　6、数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　7、档案还原装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。

　　8、数据验收

　　项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　9、数据移交

　　可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。

　　总之，档案数字化是一个复杂而系统的工程，需要严格遵循相关标准和规范，确保数字化质量和数据安全。通过档案数字化，可以提高档案管理效率，实现档案资源的共享和长期保存。

　　档案数字化标准

　　档案数字化在当今信息时代具有至关重要的意义，它不仅能够提高档案管理的效率和质量，还能更好地保护和利用珍贵的档案资源。为了确保档案数字化工作的规范性、准确性和一致性，制定一套科学合理的数字化标准是必不可少的。

　　1、档案整理标准

　　将分散的材料补充到文件中。对每一份材料严格把关，按类编号，页码进行编注，编码不能出现重复，次序混乱。

　　档案材料整理完毕后，用铅笔在每份材料的第一页右上角编好版号和序号，并在右下角写上页码；纸张要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改为A4版本。

　　2、打印订装标准

　　打印文件目录；为符合《档案整理细则》的规定，装订时一定要做到底侧整齐，左侧整齐。

　　3、目录录入标准

　　文件目录的录入要严格准确，具体要求如下：一是单记一条，不多记，少记；二是输入的目录内容与档案内容完全一致，不得有差错。

　　4、扫描图像标准

　　检查文件的扫描图像，图像的排列顺序与纸质文件的排序要求一致；图像清晰无杂质，亮度不易太强，但适中。

　　分辨率为300DPI的图像必须进行校正和打孔，图像在每条中心线的起点和终点的倾斜度不得超过1°。

　　5、图像处理标准

　　基于原始图像质量:图像排序要求与原始图像排序要求一致的图像去除污点、黑点、黑边，肉眼可见清晰、平坦、清洁的布局采用自动中央操作的图像不得与原始图像过浓或过淡，字迹清晰。

　　6、存储处理标准

　　存储是对档案信息的完整评估；检查和校准目录、原始、高清白色图像和高清黄色图像，以满足验收标准。原则上，存储需要单独存储在服务器上，如果条件不能满足，也可以用单独的计算机代替。

　　总之，档案数字化标准的建立和执行是档案管理现代化的关键环节。严格遵循这些标准，能够提升档案数字化工作的质量和水平，为档案的长期保存、高效利用和信息共享奠定坚实基础。

　　档案数字化注意事项

　　档案数字化是将传统的纸质档案转换为电子形式的重要过程，它为档案的管理、利用和保存带来了诸多便利。然而，在进行档案数字化的工作中，有一系列的注意事项需要严格遵循，以确保数字化工作的质量和效果。

　　1.数据安全与保密

　　采用严格的访问控制和加密技术，保护数字化档案中的敏感信息不被未授权访问。

　　对参与数字化工作的人员进行背景审查和保密培训。

　　2.设备与技术选择

　　选用高质量的扫描设备，以保证图像的清晰度和准确性。

　　确保所采用的数字化技术与现有档案管理系统兼容。

　　3.质量控制

　　设定明确的质量标准，对数字化后的档案进行定期抽检。

　　及时纠正发现的质量问题，确保数据的完整性和准确性。

　　4.元数据管理

　　准确记录档案的来源、日期、格式等元数据信息，方便检索和利用。

　　建立元数据的规范和标准，保证其一致性和可用性。

　　5.档案整理与分类

　　在数字化之前，对档案进行合理的整理和分类，便于后续的数字化操作和管理。

　　遵循统一的分类体系和编码规则。

　　6.法律合规

　　确保数字化工作符合相关法律法规，特别是涉及版权和隐私保护的方面。

　　保留相关的法律合规证明和文件。

　　综上所述，档案数字化工作需要在各个环节中谨慎对待，关注以上注意事项。只有这样，才能充分发挥档案数字化的优势，提高档案管理的效率和服务水平，同时保障档案的真实性、完整性和可用性。

　　档案数字化外包的意义

　　在当今数字化飞速发展的时代，档案数字化外包成为许多组织管理历史文献和重要资料的重要方式。随着信息技术的进步，许多机构和企业开始意识到将纸质档案转换为数字格式的重要性和益处。档案数字化外包不仅仅是简单的技术转换，更是管理和保护信息资产的一种策略性选择。

　　1.提高信息可访问性和可用性：

　　将纸质档案数字化可以使得信息更易于访问和利用。

　　数字档案可以通过网络或者内部系统远程访问，提高了信息的可用性和共享性。

　　2.增强信息安全和保护：

　　数字化可以通过权限管理系统提供更加精细的访问控制，保护机密性更高的信息。

　　数字档案备份和灾难恢复更加方便，大大降低了信息丢失的风险。

　　3.提升工作效率和成本效益：

　　减少了物理档案检索的时间和成本，提高了工作效率。

　　减少了存储空间的需求，节约了长期管理和维护的成本。

　　4.支持历史文化遗产的保护与传承：

　　数字化可以保护和保存古老或者易腐档案，延长其保存寿命。

　　通过数字化外包，可以提高文化遗产的传承效率，使得历史文化更广泛地被人们了解和研究。

　　综上所述，档案数字化外包不仅仅是技术的应用，更是一种对信息资产管理和保护的重视。通过提高信息的可访问性、增强安全性、提升效率和支持文化遗产的传承，档案数字化外包为组织和社会带来了全新的管理和保护方式。