荆州区档案整理服务中心

　　档案整理是对纸质档案进行分类、归档和整理的过程。一个有效的档案整理流程可以帮助提高档案的可访问性和管理效率。下面将从几个角度详细说明档案整理的流程。

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　　1.制定整理计划：

　　在开始档案整理之前，需要制定整理计划。整理计划应包括整理的范围、时间安排、人员安排和资源需求等内容。明确整理的目标和任务，可以提高整理工作的效率和质量。

　　2.档案调查和筛选：

　　在整理档案之前，需要进行档案调查和筛选。档案调查是了解档案情况和特点的过程，包括了解档案种类、数量、状态和存放位置等。筛选是根据一定的标准对档案进行初步评估和筛选，确定哪些档案需要保留、归档或销毁。

　　3.分类和编目：

　　分类是将档案按照一定的标准进行归类的过程，常用的分类方式有按主题、按时间、按部门等。编目是为档案建立清晰的索引和标识，以便后续的检索和利用。分类和编目的目的是使档案易于管理和查找。

　　4.文件整理：

　　文件整理是对档案内部进行整理和排序的过程。它包括文件的拆分与合并、文件夹的整理和标注、文件的调整和排列等。通过文件整理，可以提高文件的可读性和整体的组织性。

　　5.归档和存储：

　　归档是将整理好的档案按照一定的规则和方式存放到指定的位置或设备中的过程。归档时需要注意档案的安全性和保密性，可采用加锁柜、密码访问等措施。同时，还需要建立档案存储的清单和档案调取的记录，以方便后续的管理和使用。

　　总之，档案整理是一个系统性的过程，包括制定整理计划、档案调查和筛选、分类和编目、文件整理以及归档和存储等环节。通过合理的整理流程，可以提高档案的可访问性、管理效率和保密性。档案整理的目标是建立一个有序、规范和易于管理的档案系统，为机构或企业的决策和运营提供支持和参考。

　　档案整理方法

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　编号

　　档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。

　　以件为单位整理档案，按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　档案整理注意事项

　　在进行档案整理之前，确保理清整理的目的和范围。明确整理的目标是保留历史记录、提高工作效率还是满足法律法规的要求。在进行档案整理工作时，我们需要注意以下事项：

　　1.分类与组织：

　　按主题分类：根据文件内容和用途进行分类，如财务文件、人事档案、项目文件等。

　　采用统一命名规范：确保文件命名具有描述性，易于理解和检索。

　　建立索引或目录：为文件建立索引或目录，以便快速定位需要的信息。

　　2.保护与保存：

　　物理档案的保存：选择适当的储存设施，如防火、防水的文件柜或存档盒。

　　电子档案的备份：定期备份电子文件，并考虑存储在安全的云服务或外部硬盘上，以防止数据丢失。

　　3.处理敏感信息：

　　遵守隐私法规：确保对涉及个人信息的文件进行合法和安全的处理，避免泄露或滥用信息。

　　4.文件销毁：

　　合规的销毁策略：根据法律要求和公司政策，制定和执行文件销毁计划，包括合适的销毁方法和记录保留期限。

　　5.跟踪和更新：

　　定期检查与更新：建立定期检查档案的程序，确保文件的完整性和准确性，同时进行必要的更新和补充。

　　总之，档案整理不仅有助于保持组织的高效性，还是保护重要信息和遵守法规的关键步骤。通过正确的分类、妥善的保存和合规的处理，可以确保档案的长期可访问性和安全性。

　　档案整理的作用

　　档案整理是一项重要的管理活动，它不仅仅是整理文件和资料的过程，更是确保信息的有效利用和长期保存的关键环节。无论是个人档案还是机构档案，都需要经常进行整理和管理，以确保信息的完整性、准确性和可访问性。

　　1.保证信息的秩序和整洁

　　档案整理帮助建立起文件和资料的秩序结构，使得查找和使用信息更加高效快捷。

　　通过分类、编号、归档等措施，确保每份文件都能被准确地定位和找到，避免信息的混乱和丢失。

　　2.促进工作效率和组织管理

　　整理好的档案可以提升工作效率，减少重复劳动，节省时间和成本。

　　组织能够更好地利用档案信息进行决策和规划，支持各项业务的顺利进行。

　　3.保障法律合规和风险管理

　　档案整理需要遵循法律法规的要求，确保文件的合法性和合规性。

　　合理的档案管理可以减少信息泄露和丢失的风险，保护个人隐私和机构重要数据的安全。

　　4.历史信息的保存和研究价值

　　档案不仅是当前工作的基础，也是历史信息的珍贵载体，对于研究历史、评估政策影响等具有重要意义。

　　定期整理和数字化档案，有助于长期保存和利用历史信息，促进社会文化的传承和发展。

　　综上所述，档案整理不仅是一种管理工作，更是信息管理和文化传承的重要手段。它通过确保信息的秩序和整洁、提升工作效率、保障合规性和保存历史价值，为个人和机构的可持续发展提供了坚实的基础。