上海档案数字化外包公司

　　数字化档案管理已经成为许多组织和机构不可或缺的一部分。随着信息技术的快速发展，传统的纸质档案管理系统逐渐显露出其局限性和不足之处。因此，将档案数字化成为了提高管理效率、保护档案安全、并实现信息共享的重要途径之一。下面是关于档案数字化的流程：

　　上海档案数字化外包公司

　　一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。

　　二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。

　　三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。

　　四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。

　　五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理；修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。

　　六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。

　　七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。

　　总之，档案数字化不仅仅是技术的应用，更是组织管理和信息化发展的必然趋势。通过规范的流程和先进的技术手段，可以实现档案管理的智能化和高效化，有效提升工作效率和服务质量。随着信息时代的深入发展，档案数字化将继续扮演着重要角色，为各行各业带来更多的便利和发展机遇。

　　档案数字化标准

　　在当今数字化时代，档案管理越来越重要，而数字化档案的标准化成为确保信息安全、可访问性和长期保存的关键因素之一。数字化档案标准不仅仅涉及技术规范，还包括管理策略和法律要求，以确保档案的完整性和可信度。

　　1、档案整理标准

　　将分散的材料补充到文件中。对每一份材料严格把关，按类编号，页码进行编注，编码不能出现重复，次序混乱。

　　档案材料整理完毕后，用铅笔在每份材料的第一页右上角编好版号和序号，并在右下角写上页码；纸张要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改为A4版本。

　　2、打印订装标准

　　打印文件目录；为符合《档案整理细则》的规定，装订时一定要做到底侧整齐，左侧整齐。

　　3、目录录入标准

　　文件目录的录入要严格准确，具体要求如下：一是单记一条，不多记，少记；二是输入的目录内容与档案内容完全一致，不得有差错。

　　4、扫描图像标准

　　检查文件的扫描图像，图像的排列顺序与纸质文件的排序要求一致；图像清晰无杂质，亮度不易太强，但适中。

　　分辨率为300DPI的图像必须进行校正和打孔，图像在每条中心线的起点和终点的倾斜度不得超过1°。

　　5、图像处理标准

　　基于原始图像质量:图像排序要求与原始图像排序要求一致的图像去除污点、黑点、黑边，肉眼可见清晰、平坦、清洁的布局采用自动中央操作的图像不得与原始图像过浓或过淡，字迹清晰。

　　6、存储处理标准

　　存储是对档案信息的完整评估；检查和校准目录、原始、高清白色图像和高清黄色图像，以满足验收标准。原则上，存储需要单独存储在服务器上，如果条件不能满足，也可以用单独的计算机代替。

　　总之，数字化档案的标准化是档案管理现代化的关键步骤，它不仅提升了档案管理的效率和质量，还为信息的长期保存和可持续访问奠定了坚实的基础。

　　档案数字化注意事项

　　在当今信息化高度发达的社会中，许多组织和机构正加快档案数字化的步伐，以提高数据管理效率和信息访问便捷性。然而，档案数字化过程中需要注意一些关键事项，以确保数据的完整性、安全性和长期保存能力。

　　第一，有标准的档案数字化方案。制定方案的人需要熟悉国家及行业标准，并且能真正意识到档案管理信息化的重要性，如果仅仅将档案信息化看作工作任务，会出现为了完成工作任务而工作的不良现象，不利于档案数字化的工作开展。

　　第二，具备数字化软件和硬件设备。要做好档案数字化建设，企业需要配备服务器、计算机、扫描仪、档案数字化加工软件等软硬件设备。如果企业现有的一些硬件设备常年不更换和维护的话，容易导致计算机设备的存储与系统老化，存在着档案信息丢失的潜在隐患。

　　第三，有独立的加工场地。企业在档案数字化建设开展之前，需要准备相对独立的加工场地，以保证档案材料的安全。并且在档案的进出环节设置专人管理，以保证档案数字化过程中的闭环管理。

　　总之，档案数字化虽然在信息管理中带来了诸多好处，但也面临着诸多挑战和风险。为了确保数字档案的长期保存、可靠性和安全性，组织和机构需要采取全面的策略和有效的措施。

　　档案数字化的作用

　　档案数字化在当今信息化快速发展的时代扮演着至关重要的角色。随着技术的进步和数字化工具的普及，传统的纸质档案逐渐被数字化处理，这不仅提升了信息管理的效率，也为历史文化的保护与传承带来了新的可能性。

　　1.是顺应信息化社会发展的需要

　　随着信息化社会的飞速发展，现代电子计算机技术及通讯技术应用与发展越来越普及，由计算机网络构筑而成的数字化环境对我们影响越来越大。社会公众对档案信息的需求量不断增加，如学生档案、医院档案等等，人们对信息共享的迫切性也越来越明显。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间，任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。在这种形势下，数字化档案管理应运而生，逐步成为加快国家信息化步伐和发展档案事业的需要。

　　2.能够进一步提高办公效率

　　传统的档案材料都是以纸张为主要载体，占空间，查找不便。而数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便高效快捷，档案能够及时归档，迅速得到整理，更快提供运用，还能够准确反应档案当前的情况。通过数字化档案进行查找不仅能准确反映情况，而且可保证查询档案的准确方便快捷，而且用户不用受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。它可以有效地实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。简而言之，数字化档案管理就是将原来纸质材料保存的档案资料变成了提供信息的数字化控制中心。

　　3.能够使档案工作更加规范化、标准化

　　档案是社会信息资源的重要组成部分，已逐步成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源。档案信息数字化的内涵涉及到了档案工作的各个方面。在积极开发档案信息资源时，档案工作者应以档案业务方面规范化为重点为之提供有价值的档案信息，真正实现档案作为信息资源为经济建设和社会发展提供更好的服务目标。对档案进行数字化管理，便于制定统一且易操作的档案标准，从而抓好档案的标准化、规范化建设。

　　综上所述，档案数字化的作用不仅局限于信息管理的提升，更重要的是它促进了历史文化的保存与传承，推动了各个领域的创新和发展。随着技术的不断进步和社会需求的不断变化，档案数字化将继续发挥着重要的作用，为我们创造更加智慧和可持续的社会奠定坚实基础。