渝中档案数字化外包中心

　　档案数字化鉴定是将传统纸质档案转换为数字形式过程中的重要环节，旨在确保数字化后的档案具有准确性、完整性、可用性和安全性。以下将详细说明档案数字化鉴定的流程：

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　　1、由谁来鉴定：建立鉴定组织机构。组建鉴定队伍，明确职责，加强领导，在组织上、人员上给予充足的保障。对鉴定人员的素质要有一定的要求：要组建一支业务素质高，鉴别能力强，熟悉组织机构及职能，熟知本馆（室）藏情况的档案鉴定队伍，加强对鉴定人员的培训。鉴定工作不仅仅是档案部门的事，在鉴定过程中应联合相关部门对各类型、各不同载体、不同时期的档案进行鉴定，征求多方意见，最终科学正确鉴定档案价值。

　　2、如何鉴定：制定鉴定工作细则。在熟悉馆（室）藏结构的基础上要求制定本单位档案数字化前鉴定工作细则，详细规定需数字化档案的全宗、内容、时间界定和鉴定工作程序等。这既是开展鉴定工作的依据，又是进行复查和审批的依据。根据鉴定工作的原则，确定鉴定的重点，一是做好馆（室）藏情况的统计，有条件的单位每年盘点一次，包括档案所属年度、数量、类型、载体等基本情况，从宏观上对需要加工的档案进行总体了解和统计。二是汇集多年档案借阅登记和效果反馈，对利用频繁的档案进行综合分析，从而科学确定优先数字化的档案范畴。三是征求文件形成部门的意见，采用会议研讨、发放调查问卷等形式广泛征求意见，明确各级领导、各相关方对档案数字化的需求。

　　3、鉴定方法：由鉴定小组成员对拟数字化档案的内容、形成年代、来源、利用率和完好率等进行系统调研分析，按照鉴定工作细则对其价值进行具体价值评判，可采用直接鉴定法和间接鉴定法相结合的方式，即采用直接地、逐卷逐件地审查档案文件内容，或通过审查案卷目录及卷内文件目录来确定是否对其进行数字化。同时，对保密期限届满的档案，按照保密法的规定，作降密/解密处理。鉴定结果需经档案主管领导审批。对鉴定过程中形成的文字材料，如鉴定报告、审批文件及领导审定的鉴定结果等及时立卷归档，以便复核时有据可查。

　　总之，档案数字化鉴定流程是一个严谨而细致的工作，需要多方面的专业知识和经验。通过科学合理的鉴定流程，可以有效地提高档案数字化的质量和效率，为档案的管理和利用提供有力的支持。

　　档案数字化原则

　　档案数字化是当今信息时代档案管理的重要发展方向，为了确保档案数字化工作的顺利进行和数字化成果的质量，需要遵循一系列明确的原则。以下将详细介绍档案数字化原则：

　　1、公开性原则。数字档案馆（室）利用计算机技术、网络平台等实现了档案信息的共享，但也给档案信息的安全与保密带来了隐患。对档案馆（室）而言，档案数字化首先是考虑保证档案信息的安全，应对涉密档案进行降解密，降解密后分批次按先后顺序对不同程度的涉密档案进行数字化加工，来满足利用需求。必要时采用内外网物理隔离、设置不同级别的访问权限等安全措施来控制访问。

　　2、实用性原则。从利用需求出发，对利用率较高的档案资料进行数字化，如关于成立组建的批复、机构设立，干部任免、定级、调级、退休的决定、命令、通知，个人立功、奖惩、科研获奖成果项目等方面的档案。

　　3、价值性原则。对馆（室）珍藏档案进行数字化，既可尽量减少直接利用对档案的损毁，又可将档案信息以更加方便、灵活的方式提供给利用者。因此，在经费、人力、物力等资源有限的情况下，优先选择将这些珍贵档案进行数字化处理，具有档案高效利用与保护、抢救的双重意义，是实现档案价值的客观需要。

　　4、抢救性原则。从档案保护角度出发，应对那些形成时间久远、珍贵且损坏严重的档案进行数字化。如我集团1956年成立初期的纸质档案，纸张薄、字迹模糊、部分有不同程度的破损等问题，缩微胶片档案读取设备更新换代而无法利用等状况，都应该优先抢救进行数字化处理。

　　5、主体性原则。企业每年都会接收大量的外部来文，有的需要组织贯彻落实办理，有的仅需要传阅知晓，对于这部分外部来文来说，并不能反映出本单位工作的性质和特点，所以在选择数字化对象时应放到次要考虑范围。能够反映本单位工作的性质和特点的档案应是本单位自身形成的档案，应作为数字化的主体。本单位形成的档案是利用率较高的，在作为史料查询、巡视审计或作为现行任务执行标准和依据中作用显著，应优先列入数字化范围。

　　总之，通过遵循这些原则，能够有效地提高档案数字化的质量和效益，促进档案信息的有效利用和共享，为社会的发展和进步提供有力的信息支持。

　　选择档案数字化外包公司需要注意哪些

　　在进行档案数字化工作时，选择合适的外包公司是至关重要的一步。这不仅关系到数字化工作的质量和效率，还涉及到档案信息的安全与合规。以下是选择档案数字化外包公司时需要注意的事项：

　　1、对数字化项目的档案内容进行调研

　　需要详细了解数字化项目档案的内容，是什么类型的档案，是哪个时期的档案，是否需要修复，档案的材质如何，采用哪个规则进行整理，扫描分辨率如何，图像文件的格式、命名、压缩、存储等等。作为一个项目进行外包，项目的经费预算有多少，招投标的形式如何，项目的实施工期有多长，如何实施，在哪里实施，如何监管，验收工作如何开展等等。

　　2、外包服务公司的选择

　　档案数字化外包服务是一种政府采购的委托服务形式，需要按照政府采购的流程确定外包服务公司，一般都是采取公开招投标的形式来确定选取哪家公司。在采购的时候需要对公司做出相关要求，如企业性质、企业规模、注册资金情况等方面资质条件，安全保密、技术认定、履约情况等技能实力。通过市场竞争的形式，选择资质条件最优，技能实力最强的公司来胜任外包服务项目。

　　3、制定规章制度，严格执行落实

　　为保障档案实体和档案信息数据的安全，需要制定岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的规章制度。制度的生命力在于落实，作为业主的档案馆室，需要做好监督指导工作，作为承包项目的外包服务公司需要按照规定流程操作，将制度严格执行落实在各项工作环节中。

　　4、互助互利，共同完成数字化项目

　　发包与承包，是互助互利的关系，档案馆室与外包服务公司需要明确责任与义务，完成进度的快慢，成果质量的好坏，直接影响着整体项目的进展。档案馆室与外包服务公司需要共同努力，良性循环，想方设法共同完成数字化项目。

　　总之，选择档案数字化外包公司需要进行全面、深入的考察和评估。只有综合考虑以上多个方面，才能找到一家可靠、专业、能够满足需求的外包公司，从而确保档案数字化工作的顺利完成，并保障档案信息的安全与有效利用。

　　档案数字化的作用

　　随着信息技术的飞速发展，档案数字化已成为档案管理领域的重要趋势。档案数字化带来了诸多显著的作用，为档案的管理、利用和保护提供了全新的思路和方法。

　　一、为档案信息化建设打下坚实基础

　　档案信息化建设是档案管理发展规划的重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

　　二、利于长远发展，保护档案原件

　　1.用数字化的档案代替原件使用，可以保护档案原件；

　　2.数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏，有利于档案的长远发展；

　　3.恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

　　三、改善档案的利用方式，提高利用率

　　1.一份文件可以以数字化形式同时提供给多个利用者，实现资源共享；

　　2.数字化文件可以通过网络传输，能异地调阅利用，扩大了档案的利用空间；

　　3.档案数字化以后，将已开放的档案上传系统，利用者可以随时使用开放的档案文件，实现档案信息资源共享。

　　4.缩短检索时间，利用效率有很大的提高。

　　四、节约成本，提高档案人员工作效率

　　数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。

　　综上所述，档案数字化在提高工作效率、促进资源共享、保护档案原件、节省空间、整合信息以及支持数据分析等方面发挥着不可替代的作用。随着技术的不断进步，档案数字化的作用还将进一步拓展和深化，为各个领域的发展提供更强大的信息支撑。