南通市档案整理服务中心

　　档案整理工作是信息管理中至关重要的一环，它涵盖了一系列系统且有条理的操作，旨在将各类档案资料进行规范化、科学化的处理，以提高档案的利用价值和管理效率。

　　南通市档案整理服务中心

　　档案整理工作，就是按照各单位档案形成的规律以及特点，根据科学的理论和方法，将各种档案整理成方便管理人员管理和利用的有序整体的一项工作。

　　对于档案整理工作而言，它的主要内容分为：区分全宗、全宗内档案的分类、档案立卷、档案排列以及编制档案目录等等。这些内容后续我都会详细讲解，感兴趣可以在评论区告诉我，会及时更新的。

　　对于现在的社会单位，行业是五花八门的，那么单位形成的档案一样也是各种各样的，不仅类别不同，有时载体也会不一样，所以根据档案的状况不同，整理工作的内容也会出现差异，而整理工作也可以分为下面三种类型：

　　（一）排列与编目

　　这里可以说一下，档案整理工作呢也是需要一定量的档案的，所以工作一般的场景都是出现在“档案室”“档案馆”内，往期我也分享过档案馆的一些资料，所以从档案馆（室）的角度分析。

　　当档案室接收的是机关部门整理好的档案，档案馆接收的是立档单位移交的档案，这个时候档案整理工作的范围就很大了，所以就需要对收集过来的档案全宗，进行系统性的排列，也要对档案目录进行加工。

　　（二）细节调整

　　俗话说得好“林子大了什么鸟都有”，档案馆也不敢绝对的保证，自己接收的档案都是极具价值的，所以当整理入档案馆内保存的档案，其中显然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　应进行加工，来提升档案的质量，另外，在时间的推移中，档案本身与整理方法也会发生变化，在发现不适合时代的时候，也要进行必要的调整。

　　（三）全过程整理

　　这个整理工作的类型，看字面意思就很好理解了，就是对档案整理的全过程进行工作，每一步都要细致地做好。另外，档案馆有时也会接收一些零散的文件。

　　又或者在库藏体系遭遇严重受损的时候，全过程类型整理工作也要及时地进行。

　　总之，档案整理工作是一项复杂但意义重大的任务。它不仅有助于保存历史信息，为决策提供依据，还能提高组织的运行效率和管理水平。通过认真、严谨地开展档案整理工作，能够为组织的发展提供坚实的信息支撑。

　　档案整理的原则

　　档案整理是档案管理工作中的关键环节，它对于保证档案的有序性、可用性和可查性具有重要意义。为了实现高质量的档案整理，需要遵循一系列明确的原则。以下将详细介绍这些原则。

　　1.保持文件之间的有机联系

　　文件之间的有机联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，也称文件的“内在联系”。保持文件之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则。

　　文件之间的有机联系主要表现在以下几个方面：

　　（1）文件在来源上的联系。

　　来源，一般指形成档案的社会组织或个人。同属于一个形成者或同类型的形成者的文件在来源上有着密切的联系。例如，华源物业公司的收文、发文和内部文件，属于同一个形成者，具有来源上的密切联系。

　　因为不同来源的文件反映不同形成者的历史活动面貌,所以整理档案时必须先保持文件在来源上的联系,不同来源的档案不能混淆在一起。

　　（2）文件在内容上的联系。

　　内容，是指文件涉及的具体事务或问题。同一件事务、同一项活动、同一个问题所产生的文件之间必然具有一定的密切联系。

　　整理档案时保持文件之间在内容上的联系，有利于完整地反映其形成者各种活动的来龙去脉和基本情况，也便于查找利用。

　　（3）文件在时间上的联系。

　　文件的时间,是指文件的形成时间。整理档案时保持时间上的联系，有利于体现形成者活动的阶段性、连续性和完整性。

　　（4）文件在形式上的联系。

　　形式上的联系，一般指文件载体、文种、表达方式以及特定的标记等因素。整理档案时保持文件形式上的联系,有利于揭示文件的特殊价值,便于档案的保管与完整性。

　　2.应符合文档一体化管理要求,便于计算机辅助管理

　　根据《归档文件整理规则》（DA/T2-2015），在信息化条件下,归档文件整理必须考虑纸质文件和电子文件的整理要求，将纸质文件材料整理与电子文件整理统一起来，尽量用电子文件管理的思路和方法去引领归档文件整理，进而实现纸质文件材料和电子文件统一标准、统一整理、统一管理的要求。

　　3.应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一

　　目前纸质文件材料与电子文件在较长的时间内会并行存在，因此保证二者的协调统一是进行归档文件整理的要求。归档文件整理时一般应将归档电子文件作为第一整理对象。先在归档系统上完成电子文件的整理，再据此整理纸质归档文件，以便保持整理工作的一致性和稳定性。

　　4.应区分文件的不同价值，便于保管和利用

　　整理时应先区分文件价值，划定不同的保管期限。《归档文件整理规则)（DA/T 22一2015）对分类的要求有，将不同年度、不同机构、不同保管期限的文件区分开来，为开展后续工作打下基础。便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标，不同价值的文件材料采取不同的保管策略，可以提高档案的管理效率。保持文件材料之间的有机联系可以提高归档文件的查全率和查准率。

　　总之，遵循这些档案整理原则能够确保档案整理工作的科学性、系统性和实用性。在实际操作中，应根据具体情况灵活运用这些原则，以达到优化档案管理、提高服务效能的目的，为档案工作的发展和利用提供有力保障。

　　档案整理怎么做

　　档案整理是一项重要且细致的工作，它对于组织或个人有效地管理和利用信息资源具有关键意义。档案整理并非简单地将文件堆积在一起，而是需要遵循一定的原则和方法，以确保档案的系统性、完整性和可查性。那么，档案整理应该怎么做呢？

　　《机关档案管理规定》规定，机关档案门类宜按照文书、科技、人事、会计、专业、照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案设置13个一级门类，科研、基建、设备设置科技档案二级门类，账簿、凭证、报表设置会计档案二级门类，每个单位的专业档案类型不一，或多或少。

　　每种类型的档案整理方法都不一样，怎么整？

　　首先，档案整理要区分“卷”和“件”。《机关档案管理规定》规定，文书、照片、录音、录像、实物一般以件（张）等为单位进行整理。科技、人事、会计一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理，整理方法分别按照相应要求执行。

　　其次，要遵守相关档案整理规范，有明确的规范要遵守对应整理规范，没有明确标准的要参照类似整理规范。

　　1.文书类应当按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求进行整理，于次年上半年归档。

　　2.基建项目类应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并参照《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》的有关规定及时整理归档。

　　3.科研类应当按照《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）的要求整理归档。

　　4.设施设备类应当在开箱验收后即时归档，使用维修记录等按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行收集管理。

　　5.会计类应当按照《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）的要求进行收集整理，在会计年度终了后于次年3月底之前归档。

　　6.照片应当按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）整理，由拍摄者在拍摄后1个月内将照片原图连同文字说明一并归档。

　　7.电子文件应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）收集归档并管理。

　　8.实物和其他门类按照档案工作有关规定及时归档。

　　总之，档案整理是一个需要耐心和细心的工作，通过科学合理的方法和流程，能够使档案管理更加规范、高效，为工作和决策提供有力的支持。只有不断优化档案整理工作，才能适应不断变化的信息需求和管理要求，充分发挥档案的重要作用。

　　档案整理意义

　　档案整理在组织和个人的信息管理中具有不可忽视的重要性，其意义体现在多个方面，对工作的顺利开展和历史的有效记录都有着深远的影响。

　　1.提高信息利用效率：经过整理的档案，分类清晰、编号有序、目录明确，能够让使用者迅速找到所需信息，节省时间和精力。例如，在企业中，员工能快速查阅过往项目的档案，为新的业务提供参考和借鉴。

　　2.保障信息的完整性和准确性：整理过程中对档案进行鉴定和筛选，剔除错误和重复的内容，确保留存的信息真实可靠。比如在科研领域，准确的实验数据档案对于后续研究的推进至关重要。

　　3.促进知识传承：将经验、技术和知识以档案的形式整理保存，便于在组织内部传递和分享。比如，新员工可以通过学习前辈整理好的工作档案，更快地适应岗位和提升能力。

　　4.为决策提供依据：全面、系统的档案能为管理者提供丰富的历史数据和经验，帮助他们做出更明智的决策。比如政府在制定政策时，可以参考以往类似政策的实施效果档案。

　　5.满足合规和法律要求：某些行业和组织必须按照法规要求保存特定的档案，整理好的档案有助于应对监管部门的检查和审计。例如金融机构需要保存客户交易记录以满足反洗钱法规的要求。

　　综上所述，档案整理的意义重大而深远。它不仅是对过去的总结和记录，更是为未来的发展提供了有力的支持和保障。无论是对于组织的持续发展，还是对于社会的进步，档案整理都发挥着不可或缺的作用。