浙江省档案数字化外包

　　档案数字化是将传统的纸质档案转化为电子形式，以便更高效地存储、管理和利用档案信息的过程。这一流程需要遵循严格的规范和标准，以确保数字化后的档案质量和可用性。

　　浙江省档案数字化外包

　　一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。

　　二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。

　　三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。

　　四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。

　　五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理；修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。

　　六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。

　　七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。

　　总之，档案数字化流程是一个复杂但极具价值的过程。通过科学、规范地实施这一流程，可以实现档案管理的现代化和信息化，为档案的利用和保护提供更有力的支持。

　　档案数字化原则

　　档案数字化是当今信息时代档案管理工作的重要发展趋势，它对于提高档案管理效率、保护档案原件、实现资源共享等方面具有重要意义。在进行档案数字化的过程中，需要遵循一系列的原则，以确保数字化工作的质量、规范性和有效性。

　　一、科学性原则

　　档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。

　　档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。

　　二、实用性原则

　　针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。

　　许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。

　　三、规范性原则

　　档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。

　　如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。

　　四、安全性原则

　　档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件；二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。

　　因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

　　(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全；

　　(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；

　　(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览；

　　(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。

　　五、共享性原则

　　档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。

　　因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用。

　　总之，遵循这些原则进行档案数字化工作，能够最大程度地发挥数字化的优势，为档案管理和利用带来便利，同时也能够保护档案的历史价值和文化内涵。

　　档案数字化注意事项

　　随着信息技术的飞速发展，档案数字化已成为档案管理的重要手段。然而，在进行档案数字化的过程中，有许多需要特别注意的事项，以确保数字化工作的顺利进行和数字化成果的质量与安全。

　　01：数据重复利用，空白内容、复制粘贴等行为

　　在利益和效率的驱使下，个别缺乏责任感的外包服务商或岗位工作人员将数据复制粘贴和空白文件夹及内容进行充数，这种以追求数量而不顾及质量的做法，在目前普遍采用人工抽检模式下，给业主方及外包服务商在数据质量方面埋下了诸多隐患。

　　对于业主方而言，日后在数据管理及利用方面，造成局部数据缺失错乱，以致后续还需投入经费重新补做，给职能管理部门的政绩形象造成负面影响；对于外包服务商而言，因数字化加工过程质量管控不够及时严谨，导致最后业主方验收质量不达标，工人工资发了质量问题依然存在最后兜底的还是企业，大大增加了企业人工成本和延长项目工期。

　　02：数据统计准确率不一

　　在海量数据中，对各种类型档案和幅/张以及条目要做到百分百的清算不是一件容易的事。一方面也体现出一些档案服务企业在为业主方服务的过程中存在将数量调高调整的存在，抱有业主方是在验收时以抽检方式，不可能全部抽检到的侥幸心理。也使得业主方遭受经济损失和后续数据利用及管理上都存在一定混乱错误。

　　03：影像质量难保障，倾斜、黑边等问题难一一排查

　　中标服务企业在数字化过程中，难免发生长时间运行的高拍仪、扫描仪等机器会产生发热、抖动的情况，或者由于人工疏忽、操作不当等原因，就会出现电子档案文件不合格的情景！质量检查岗位人员也无法张张页页检查到位，裁剪岗位人员对裁剪值和分辨数值难以统一把握，完全凭个人主观判断，致使后期验收过程中不达标和返工，来回地办理领取搬运原始数据核对、修正等工作，也相应增加了相关方的管理投入和成本支出。

　　04：数据匹配准确率难把握，缺漏页时常发生

　　数据挂接逻辑规则准确率发生错误主要是“张冠李戴”，漏录和错录及少录等原因。存在一些中标服务企业在整理数字化过程之中，未对档案进行逐一排查，按规范和流程操作，一味追求快速成件的做法导致。

　　05：档案数据安全性，随时可以出现泄密风险

　　档案局/馆以及政府各部门管理档案的专职人员少，专业的编研人手不足，且工作量大，难以从海量的原始文档中逐一审阅排查哪一些是涉密文件，在原来保管条件有限下，普通文件与涉密文件混搭存放管理等多种因素造成的原因。有些秘密文件甚至是绝密档案尚未解密，若是泄密将是严重后果！

　　总之，档案数字化工作虽然带来了诸多便利，但也伴随着一系列的挑战和需要关注的事项。只有充分重视并认真处理好这些问题，才能保证档案数字化工作的高效、优质和安全，为档案的长期保存和有效利用奠定坚实的基础。

　　档案数字化意义

　　在当今信息时代，档案数字化已成为一种不可逆转的趋势，其对于各个领域和组织都具有极其重要的意义。档案数字化不仅仅是将传统的纸质档案转换为电子形式，更是对信息管理和利用方式的一次深刻变革。

　　档案数字化重要性最直观的一点，就是很大的提高了档案工作效率。虽然档案数字化前期的工期长、工作量大，但是一旦所有在库档案都实现了数字化管理，这对于档案工作者来说，不仅仅在档案的查借阅上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，实现档案数字化，在一定程度上也可以保护原始档案。毕竟档案作为纸质材料，虽然所有档案室都严格按照“十防”标准进行管理，但是不可能100%保证每份档案的安全。将档案进行数字化扫描，上传至特定服务器储存，减少原始纸质档案的使用，可以起到很好的保护作用。

　　最后，档案数字化重要性还体现在落实国家政策上。我国档案工作一直在倡导“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这也是大势所趋。当前大多存档机构的档案数字化率低，还是因循守旧、没有做到档案资源整合。实现档案数字化，可以很好的解决这些问题。

　　综上所述，档案数字化是适应时代发展的必然选择，它为档案管理带来了高效、便捷、安全和共享的优势。无论是政府机关、企事业单位还是学术研究机构，都应当充分认识到档案数字化的重要意义，积极推进档案数字化工作，以更好地发挥档案在决策支持、历史研究、文化传承等方面的重要作用，为社会的发展和进步提供有力的信息支撑。