文登档案数字化加工扫描

　　档案数字化加工扫描流程是将纸质档案转换为数字格式的重要过程。此流程旨在提升档案管理的效率和安全性，确保档案信息的长久保存与便捷访问。

　　文登档案数字化加工扫描

　　1、数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3、图像处理

　　（1）图像数据质量检验：

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见

　　（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　4、图像存储

　　（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　5、目录建库

　　（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　6、数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　7、档案还原装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。

　　8、数据验收

　　项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　9、数据移交

　　可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。

　　总之，通过有效实施档案数字化加工扫描流程，可以显著提高档案管理的效率，减少物理存储空间，并确保档案信息的长期保存与便捷查阅。这不仅有助于现代化档案管理，还能提升工作效率和信息安全。

　　档案数字化加工扫描原则

　　随着纸质档案存储和管理成本的增加，以及对信息快速检索和共享的需求不断提升，数字化加工和扫描技术显得尤为重要。数字化加工不仅可以提高档案的存取效率，还能有效延长档案的保存期限，避免纸质档案因环境条件或人为因素造成的损坏。因此，制定科学的数字化加工扫描原则对于确保档案信息的准确性、安全性和长期可用性至关重要。

　　一、科学性原则

　　档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。

　　档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。

　　二、实用性原则

　　针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。

　　许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。

　　三、规范性原则

　　档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。

　　如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。

　　四、安全性原则

　　档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件；二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。

　　因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

　　(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全；

　　(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；

　　(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览；

　　(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。

　　五、共享性原则

　　档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。

　　因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用。

　　总之，档案数字化加工扫描原则的确立与实施，是档案管理现代化的关键步骤。通过遵循科学的扫描标准、确保高质量的数字化输出以及保障数据的安全性，可以有效提升档案管理的效率和可靠性。

　　档案数字化加工扫描标准

　　档案数字化加工扫描标准是确保档案数字化过程中高效、准确及一致性的关键指南。此标准涵盖从原始档案的处理、扫描设置到后期数据管理的各个方面，以保证扫描结果的质量和档案的长期可用性。

　　1、档案整理标准

　　将分散的材料补充到文件中。对每一份材料严格把关，按类编号，页码进行编注，编码不能出现重复，次序混乱。

　　档案材料整理完毕后，用铅笔在每份材料的第一页右上角编好版号和序号，并在右下角写上页码；纸张要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改为A4版本。

　　2、打印订装标准

　　打印文件目录；为符合《档案整理细则》的规定，装订时一定要做到底侧整齐，左侧整齐。

　　3、目录录入标准

　　文件目录的录入要严格准确，具体要求如下：一是单记一条，不多记，少记；二是输入的目录内容与档案内容完全一致，不得有差错。

　　4、扫描图像标准

　　检查文件的扫描图像，图像的排列顺序与纸质文件的排序要求一致；图像清晰无杂质，亮度不易太强，但适中。

　　分辨率为300DPI的图像必须进行校正和打孔，图像在每条中心线的起点和终点的倾斜度不得超过1°。

　　5、图像处理标准

　　基于原始图像质量:图像排序要求与原始图像排序要求一致的图像去除污点、黑点、黑边，肉眼可见清晰、平坦、清洁的布局采用自动中央操作的图像不得与原始图像过浓或过淡，字迹清晰。

　　6、存储处理标准

　　存储是对档案信息的完整评估；检查和校准目录、原始、高清白色图像和高清黄色图像，以满足验收标准。原则上，存储需要单独存储在服务器上，如果条件不能满足，也可以用单独的计算机代替。

　　总之，遵循档案数字化加工扫描标准，不仅提升了档案管理的效率，也为未来的数据检索和保存提供了可靠的基础。全面实施这些标准，将有助于维护档案的完整性，确保其在数字化环境中的长期可用性和价值。

　　档案数字化加工扫描优势

　　档案数字化加工扫描是现代档案管理中的关键技术，其优势不仅在于提升工作效率，还在于保护和传承历史记录。通过数字化处理，档案可以更好地适应信息化社会的需求，以下是其主要优势。

　　1.提高检索效率：数字化档案可以通过关键词搜索快速找到所需信息，显著减少查找时间。

　　2.节省物理空间：电子档案存储占用的空间远小于纸质档案，有助于减少存储成本。

　　3.增强数据安全性：数字化档案可设定权限访问，并进行备份，减少丢失或损毁的风险。

　　4.便于共享与传输：电子档案可以通过网络轻松共享，方便跨地区或跨部门协作。

　　5.长期保存与维护：数字档案不受物理条件影响，适合长期保存，减少因纸质档案老化而造成的信息丢失。

　　综上所述，档案数字化加工扫描不仅提升了档案管理的效率和安全性，还为信息的共享和长期保存提供了可靠保障。这些优势使得数字化成为档案管理的必然趋势，推动了现代信息化管理的发展。