营业执照档案整理服务

　　营业执照档案是什么呢?

　　所谓营业执照档案，就是工商行政管理机关发给工商企业、个体经营者的准许从事某项生产经营活动的凭证，其格式由国家市场监督管理总局统一规定。营业执照的登记事项包括：企业名称、地址、负责人、资金数额、经济成分、经营范围、经营方式、从业人数、经营期限等。营业执照档案整理服务是指对企业营业执照及相关文件进行系统化、规范化处理的专业服务。该服务旨在通过分类、排序、编号、装订、编目等操作，确保营业执照档案的完整性，助力管理部门为企业提供更加便捷、全面、完善的营业执照档案查询和利用等服务。

　　营业执照档案整理服务应遵循的原则：

　　第一，营业执照档案整理实行“统一领导、分级管理”的原则，维护营业执照档案完整与安全，便于保管和利用。

　　第二，营业执照档案的利用需经过相关人员审批。营业执照档案由档案管理部统一管理，有需要利用的档案，需提交书面申请，经过本部门及公司相关负责人审批，备案后方可自行保管。

　　第三，需要有专门档案负责人负责企业营业执照档案交接、保管、使用等环节的管理，定期对自行保管证照档案的分支机构进行指导、督查和检查。

　　营业执照档案整理服务涉及到的主要内容：

　　营业执照档案整理服务的具体内容：

　　1. 公司证照档案移交

　　一般情况下，新设、收购、变更、注销等手续完成后，经办人应在5个工作日内，将公司所有证照档案原件移交证照档案管理部门归档存放。这其中涉及上述提到的证照包括审批表、营业执照正/副、开户许可证、机构信用代码证、章程或修正案、股东会决议、投资协议、股权转让协议或合同、增(减)资协议、收购日评估报告、收购日审计报告、收购日财务报表、评估报告、财务报告、注销报告、资质证书等。

　　公司证照档案在移交的过程当中，需由证照档案需求方提出申请，经需求方部门负责任，接收方部门负责人审批后，移交相关证照档案。专业化的档案整理外包服务机构可以为企业证照档案移交提供线上服务。通过审批流功能，用户可直接套用企业内置档案移交模板，提交审批流程。通过流程，各环节上的相关负责人可以快速地进行审批。

　　2. 公司营业执照档案的保管

　　公司证照档案的扫描件，一般来说，应该按公司为单位，单独建立文件夹保存，文件夹以“档号+公司名称”命名。文件夹内按照章程及修正案、股东会议决议、工商资料、资质证照等分类存放。

　　收到新的营业执照档案后，应在当天内对证照档案资料进行扫描，以“A4”大小“JPG”格式保存。可通过特定的档案管理系统连接各种样式的扫描设备，批量挂接上传扫描文件。同时，档案整理外包服务机构还可以提供可自由调整的分类框架，不论是章程及修正案，还是股东会议决议或者更多的公司证照，都可以进行有序地保管。

　　3. 公司证照档案的使用

　　证照档案与公司的安全经营息息相关，未经审批，通常情况换下，不得擅自对外提供。如果要使用证照档案，需要经办人员填写《证照档案实用申请单》，依次注明证照档案名称、类型(原件、扫描件、复印件)、用途信息，经使用部门负责人及相关人员审批，登记备案后，方可使用证照档案。

　　4. 档案数字化处理

　　随着信息技术的发展，传统的档案整理工作逐渐不能适应社会需要，我国档案整营业执照档案整理服务具体包括高精度扫描、图像处理、光学字符文字识别等数字化处理服务，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的高效存储和便捷利用。数字化处理不仅提高了档案的检索效率，还通过数据备份确保了档案信息的安全性。

　　最后，档案整理是后续档案编研、查询、利用和档案数字化加工等管理工作奠定了较为完善的基础，有利于提高营业执照档案管理效率，促进档案的现代化、信息化发展。