档案数字化的录入

　　随着现代无纸化、信息化平台的普及，我国越来越多的企事业单位和社会组织的档案逐渐走向数字化的阶段。简单来说，档案数字化就是一个利用计算机、扫描等技术手段，将以往的实体档案，包括文书、照片等，转化为以二进制形式存储在线上的数字化档案的过程。

　　档案数字化扫描录入整理流程可以分为以下几个步骤：

　　1. 确定扫描设备和软件：选择适合的扫描设备和软件，确保扫描质量和效率。

　　2. 准备档案文件：将待扫描的档案文件按照一定的分类和顺序进行整理和准备，如编号、分类、日期等。

　　3. 扫描文件：将准备好的档案文件逐页扫描并保存为数字格式，可以选择扫描为PDF、JPEG等常见的格式。

　　4. 录入文件信息：对每个数字化文件进行录入文件信息，如文件名称、日期、分类等，以方便后续的检索和管理。

　　5. 整理文件目录：根据文件的分类和顺序，将数字化的文件进行整理和排序，并设计合适的文件目录结构。

　　6. 建立索引和检索系统：根据需要，建立合适的索引和检索系统，以便于快速查找和访问数字化的文件，当然，最好直接上线专久智能档案管理系统，对电子档案文件进行收管存用的便捷管理。

　　7. 数据备份和存储：将数字化的文件进行备份，并选择合适的存储介质，如硬盘、云存储等。

　　8. 定期更新和维护：根据档案的变动和更新情况，定期进行数字档案的更新和维护工作，以保证档案的完整性和准确性。

　　需要注意的是，档案数字化扫描录入整理流程可能会根据具体的档案类型和要求有所不同，因此在具体操作过程中需要根据实际情况进行调整和优化。

　　其中，档案数字化的录入的主要内容包括：

　　1. 录入前准备

　　(1)档案整理：录入前，需要对档案进行整理。主要包括对档案进行分类、编号、排序等，还要检查是否有灰尘、霉迹等可能影响扫描结果的情况，确保档案的完整性和准确性，为后续录入工作提供清晰的指引。

　　(2)人员培训：档案数字化录入不同于传统的档案整理工作，后者只需要了解档案整理相关内容即可上手，但档案数字化的录入等方面工作，不仅需要有档案方面知识储备，海英数量操作计算机，了解档案数字化流程。因此，档案数字化录入前需要对录入人员进行专业培训，使其熟悉档案内容、录入规则、软件操作等，提高录入的质量和效率。

　　(3)设备与软件准备：为了确保档案数字化录入质量和效率，需要配备高性能的计算机、扫描仪等硬件设施，确保其运行稳定。同时，选择合适的档案管理软件或数字化录入软件，明确软件的功能和操作流程。

　　2. 录入方式

　　(1)手工录入。手工录入主要是由工作人员直接将档案中的文字、数字等手动信息输入到计算机中。这种方式较为复杂，仅适用于少量、关键信息的录入，或者档案内容难以通过其他方式准确获取的情况。例如，一些手写的档案、特殊符号较多的档案等。

　　光学字符识别识别录入。指的是利用光学字符识别技术，对扫描后的档案图像进行自动识别，将图像中的文字转化为可编辑的文本形式。这种录入方式速度快且效率高，适用于大量文字内容的档案录入。但对于一些字迹模糊、排版不规则的档案，可能需要人工进行审查、校对和修正。

　　(3)语音录入。语音录入就是工作人员通过语音识别软件，将档案内容利用语音识别转化为文字。这种方式可以在一定程度上减轻档案数字化录入工作人员的，提高录入速度。不过对相关人员的语音发音和环境噪音要求较高。

　　3. 录入内容

　　(1)目录信息录入。包括档案的题名、责任者、日期、文号、档号等，这些信息是档案检索和管理的重要依据。

　　(2)正文内容录入。将档案正文的文字内容完整录入，确保内容的准确性和完整性。对于有图表、图片等非文字内容的档案，可能需要进行特殊处理，如扫描后以图片形式插入到相应位置，或者对图表内容进行文字描述录入。

　　(3)元数据录入。除了档案本身的内容信息，还需要录入一些与档案相关的元数据，如档案的来源、保管期限、密级等，以便更好地对档案进行管理和利用。