科技档案整理机构

　　科技档案全称是科学技术档案，是指在自然科学研究、生产技术、基本建设(以下简称科研、生产、基建)等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科学技术文件材料。

　　在整理科技档案之前，首先需要对科技档案有一个充分的了解。

　　科技档案的特点：

　　1. 专业性。首先，从科技档案的形成主体看，它产生于科学研究、生产技术、基本建设、地质勘察、气象预报、水文观测等专业技术活动;其次，从科技档案的内容看，它是这些专业技术活动的记录和产物，反映了这些专业的科技内容及相关科技方法和手段;最后，从科技档案的形式看，科技图纸、计算书、报告书、任务书等科技文件的编制都有一定的专业技术规范要求。

　　2. 成套性。科技档案的形成是有规律的。任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，如一个科研课题的研究、一个产品的开发、一个工程项目的建设以及一种气象现象的观测等，都会按照一定的规律形成一系列相关的科技文件。这些科技文件相互之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个记录和反映该项科技、生产活动的全部过程和成果的文件整体。成套性特点对于科技档案的科学管理有着重要的制约作用，在科技档案管理工作中应尽可能地保持成套科技档案的完整性和有机联系。

　　科技档案整理机构的业务包括：

　　一、页号的编写

　　1.科技档案以卷为单位进行编制页号，每卷一个页号，每卷从“1”开始编写页号;

　　2.编写页号时以有效内容的页面为一页，没有有效内容的页面不算做档案页。

　　3.已有页号的文件可不再重新编写页号(页号需要连续，保持位置相对固定，不得中断)。

　　4.卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　　二、案卷封面编制

　　1.案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。

　　2.案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。

　　3.立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。

　　4.起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日(年度应填写四位数字)。

　　5.保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

　　6.密级，应填写卷内科技文件的最高密级。

　　7.档号，由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。

　　全宗号，需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定;

　　分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定;

　　项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定;

　　目录号，填写目录编号;

　　案卷号，应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

　　三、案卷脊背编制

　　1.案卷脊背印制在卷盒侧面。

　　2.案卷题名、保管期限、档号，填写方法同上。

　　3.案卷脊背项目可根据需要选择填写。

　　四、卷内目录的编制

　　1.卷内目录应排列在卷内文件首页之前。

　　2.序号，应依次标注卷内文件排列顺序。

　　3.文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。

　　4.责任者，应填写文件形成者。

　　5.文件题名，应填写文件全称，题名内容不足以显示内容的，需根据文件内容拟写题名。

　　6.日期，应填写文件形成的时间，一般为八位阿拉伯数字，不足部分用“0”补全。

　　7.页数，应填写每件文件总页数。

　　8.备注，可根据实际填写需注明的情况。

　　9.档号，由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。

　　五、卷内备考表编制

　　1.卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

　　2.立卷人，应由立卷责任者签名。

　　3.立卷日期，应填写完成立卷的时间。

　　4.检查人，应由案卷质量审核者签名。

　　5.检查日期，应填写案卷质量审核的时间。

　　6.互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。

　　7.档号，由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成。

　　8.卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。