明清档案整理数字化

　　在我国，档案的数量十分繁杂，为了更好地梳理档案，将其按照不同的要求标准分成了多种类型，例如可以按照载体、时间、保管期限、内容等多种方式进行分类。从形成时间上来看，1949年之前形成的档案统一被称为历史档案，明清档案就属于历史档案的范畴。随着时间发展，明清档案整理数字化势在必行。

　　明清档案整理数字化转型的阻碍：

　　第一，数字化管理制度不完善。数字化管理制度不完善，是档案管理数字化转型的首要障碍。相关管理制度和标准体系确实尚未健全和完善，可能导致历史档案数字化管理实践缺乏必备的依据和指导，非常容易出现管理职能不明、责任不清的情况，“依法治档、遵章治档”也常常沦为空谈，以上都在一定程度上限制了我国历史档案管理数字化转型的进程，对于我国档案事业的长期发展也十分不利。

　　第二，数字化管理设施不完善。数字化管理设施不完善，是档案管理数字化转型的重大阻碍。历史档案是企事业单位在管理实践中所直接形成的、多种类型的原始资料和记录，具有一定的信息价值。数字化管理设施是实现档案数字化管理的必要硬件，对于数字化档案管理建设起到关键作用。但从数字化档案管理建设的具体实际来看，企事业单位对于这方面的投资还缺乏足够重视，与数字化历史档案管理相配套的一些硬件设备仍不够完善，相关软件升级工作也确未能到位，以上这些也都给企事业单位数字化历史档案管理造成了很大的障碍。

　　为了解决上述问题，我国明清档案整理数字化需要重点关注一下内容：

　　一是加强管理机制建设。健全管理机制是加速历史档案数字化转型的关键步骤。数字化档案的出现是档案管理现代化的必然结果，随着企事业单位信息化管理程度的持续提高，数字化历史档案已经逐步取代纸质档案而成为档案领域的“主角”，档案制度也要随之进行调整和完善。历史档案管理工作必须要做到与时俱进，立足于企事业单位的实际情况，架构相对规范和完善的历史档案数字化管理机制：一是做好顶层设计。历史档案数字化管理的意义重大，应在全力推动这项工作之前，到平行单位做好充分的实地调研，对数字化转型中可能出现的问题做出预测，从意义、职能、要点及路径等方面展开探索，为具体落实历史档案管理数字化转型提供方向性的指引。二是设计好制度框架。做好历史档案管理数字化制度体系的顶层设计，将数字化历史档案资源的汇总、整理、归档及保管等各项事务都纳入档案管理程序之中，确保相关职能部门和工作人员明确数字化历史档案的类型以及归档标准、范围，以便更好地承担自身职责，保证数字化历史档案的完整性和安全性。三是规范制度细则。就历史档案数字化建设的权责、时间、流程和评估等事项做出细致规定，以便为及时整理、归档、备份等具体操作提供重要依据和指导。

　　二是重视管理环境建设。良好的管理环境是历史档案管理实现数字化转型的硬件支撑。数字化历史档案是乘现代信息技术发展东风而出现的新事物，重视数字化历史档案环境的优化与维护，与以往的档案管理相比必然存在差异。数字化历史档案多以光盘、磁盘以及硬盘这类磁性介质为载体，虽然比纸介要更安全一些，但因其所具有的相对复杂的物理、化学性质，同样也有需要注意的防护要点：一是物理环境。数字化历史档案管理对存储环境有较为严格的要求，要严格控制好档案室室内的温度和湿度，尤其要做好防强磁强干扰，确保库房的适宜环境温度适宜。二是载体环境。可以通过公开招标采购数字化档案管理设备，依据档案库格局安置好防磁柜、目录架、计算机、打印机、复印机和放映机等数字化档案建设和管理所需要的器材和设施。三是软件环境。公开招标采购、使用并及时更新档案管理软件，打造数字化档案信息资源库，同时还要提高安全防范意识，重视对档案管理者身份认证和密钥的管理，安装正版杀毒软件和防火墙，避免数字化历史档案资源因感染病毒或受到黑客攻击而有所损害，全力保障数字化历史档案信息在传输和使用过程中的安全。

　　三是加强历史档案数字化人才队伍建设，提高档案管理人员信息素质。管理人员是历史档案管理实现数字化转型的人力保障。从技术层面来衡量，历史档案数字化转型所面临的任务更加复杂和繁重。为了更好地推动数字化进程，必须进一步加强对档案管理人员素质的培养。首先要增强档案工作人员的职业素质。企事业单位要全力打造一支优质的档案数字化管理队伍，为档案管理人员提供更多学习和提高的机会，必要时还应采用一些激励手段，激发和唤醒档案管理者对本职工作的内在热情，鼓励他们投身到数字化档案建设的洪流之中。历史档案是人类社会的集体“记忆”，历史档案管理工作属于单位各项事务的关键内容之一。随着信息技术的飞速发展和社会信息化程度的持续提高，数字化管理手段已经广泛应用于档案管理领域，档案管理部门和相关人员必须要励精图治、革旧迎新，正面迎接新的挑战。