昆山档案扫描公司

　　昆山属于江苏省县级市，地处江苏省东南部、上海与苏州之间，交通便利，处于苏锡常都市圈与上海都市圈连线的中心位置。昆山市历史文化悠久，有昆曲、昆山民歌等地方特色民间艺术。与此同时，昆山市旅游业也较为发达，以水乡古镇等为特色，有锦溪古镇、周庄古镇景区等众多景点。在此背景下，昆山市留存下了许多重要的档案信息资源，各个组织积极开展档案扫描转型加工工作，专业的档案扫描公司也应运而生。

　　昆山档案扫描公司的核心服务内容：

　　1. 档案收集与分类。单位档案整理机构的首要任务是全面收集单位在日常运营中产生的各类档案，包括文书档案、财务档案、人事档案、项目档案等。这些档案需按照一定的标准进行分类和编号，确保档案的有序管理。例如，文书档案可按年度、部门、主题进行分类;财务档案则按会计年度和财务类别进行整理。

　　2. 档案整理与预处理。在档案数字化之前，需对档案进行整理和预处理。这包括去除档案中的订书钉、回形针等金属物品，避免扫描时损坏设备或产生阴影。对于破损的档案，需进行修复和加固，确保其在扫描过程中不受进一步损害。同时，还需对档案进行清洁，去除灰尘和污渍，以提高扫描图像的质量。

　　3. 档案数字化处理。单位档案整理机构通过高精度扫描仪将纸质档案转化为电子图像，并通过光学字符识别技术将图像中的文字转化为可编辑、可搜索的文本格式。这一过程不仅提高了档案的检索效率，还为档案的长期保存提供了保障。例如，通过光学字符识别技术，用户可以对扫描后的文档进行全文搜索，快速定位所需信息。

　　4. 档案存储与管理。数字化后的档案需通过电子档案管理系统进行存储和管理。该系统支持档案信息的录入、编辑、检索、存储和共享，能够显著提高档案管理的效率和安全性。系统还具备数据备份与恢复功能，确保档案信息的安全性和可靠性。

　　5. 档案利用与服务。单位档案整理机构不仅负责档案的整理和存储，还提供档案利用服务。通过电子档案管理系统，用户可以快速检索和查看所需档案，无需翻阅大量纸质文件。此外，机构还提供档案咨询服务，帮助用户更好地利用档案信息。

　　在档案扫描外包工作告一段落之后，相关档案管理机构客户应组织相关力量，采取科学的评估方法对档案的数字化扫描工作成果进行评估，评估内容涉及数字化资源的利用率、易用性、保存情况等多个方面。评估人员可能来自档案馆(室)内部、第三方机构，也可以是两者的结合。评估结果是改进后续档案数字化工作的依据，也可为档案部门争取更多数字化方面的投入提供必要的支持。

　　昆山档案扫描公司所需工具：

　　1. 扫描仪：用于将纸质档案转换为电子文件，可以选择单页或多页扫描，同时还可以进行自动分页和文本识别。

　　2. 文档管理系统(DMS)：用于管理和组织电子文件，提供文档检索、版本控制、权限管理等功能，方便用户快速找到和共享文件。

　　3. 光学字符识别(OCR)软件：用于将扫描的图像文件转换为可编辑的文字文件，提高文档的可搜索性和可编辑性。

　　4. 数据库管理系统(DBMS)：用于建立和维护一个中央数据库，存储和管理所有的电子档案信息。

　　5. 数字化存储设备：例如硬盘、云存储等，用于安全地存储和备份所有的电子文件。

　　6. 档案管理系统软件：专门用于管理和组织电子档案的软件，提供文件检索、索引、分类、备份等功能。

　　这些工具可以根据不同的需求和预算进行选择和组合使用，以实现高效的档案数字化管理。

　　最后，在现如今的数字化时代，档案扫描转型不仅仅是帮助档案管理机构提升管理效率的关键手段，更是保障档案信息安全、优化档案利用公共服务的重要保障。昆山档案扫描公司通过高效的技术应用和严格的质量控制，确保了档案信息的完整性和可用性，为客户提供了安全、便捷的新型档案管理模式转型。另一方面，选择将档案扫描外包给专业的档案扫描公司，还有利于节约本单位的人力物力成本，提高扫描效率。