在当今数字化时代，档案管理的现代化转型已成为提升企业运营效率、保障信息安全、促进信息共享的重要手段。巩义市作为河南省的重要工业城市，近年来也十分注重公司档案信息化管理工作。

　　巩义公司档案信息化管理的重要意义：

　　第一，有利于实现档案信息的长期保存。在传统的档案管理中，机关事业单位均通过人工管理的模式对各种文书档案进行收集、整理、保存与利用。这种模式不但耗费了大量的人力、物力和资金，还可能会受诸多因素影响而引起文书档案发霉、损坏、丢失等隐患，也无法保证档案信息的完整性和可靠性。因此加速推进档案管理信息化建设，把传统的纸质版档案转变为数字化的数据信息并直接储存在计算机软件中，从而有效避免了档案信息损坏或丢失现象，也有助于提高档案储存的质量。

　　第二，有利于提升档案管理质量。一是档案管理本身是一个具有较强专业性、严谨性和复杂性的系统工程，要想提高档案管理质量和执行效果，往往需要档案管理人员投入大量的时间与精力，特别是在以往的纸质版档案管理工作中，管理人员必须时时关注档案资料的更新与补充，这就在无形中增加了档案管理人员的工作量。二是把机关事业单位的档案资料进行数字化管理，将档案保存在互联网档案数据库中，能减少档案资料管理的空间，有效提高档案检索效率，便于各岗位人员随时随地检索所需要的各种档案信息，最终能实现提升单位档案资源利用效率和机关事业单位档案管理人员的管理效率的目的。

　　第三，有利于提高单位内部资源共享。在传统的档案资料管理模式下，机关事业单位的档案资料通常由档案管理部门负责保存。数字化的档案管理让关事业单位能够使用网络、办公网站、微信服务平台和政务网站等来直接查询档案信息。这种方式能够有效地利用档案数据，帮助关事业单位更加流畅地执行业务工作，为其之间的高效运营提供坚实的保障。

　　巩义公司档案信息化管理过程中可能出现的问题包括：

　　1. 资源投入不足

　　现阶段仍有不少机关事业单位对档案信息化管理缺乏充分的认识，对档案信息化推进工作没有引起足够的重视，资金、人力、物力投入不足，造成本单位档案信息化或智能收集与管理等能力不足，从而导致档案信息资源无法有效利用，不利于机关事业单位的管理和决策。

　　2. 管理人员专业性不高

　　首先，在以往传统的档案管理模式中，对档案管理人员要求不高，多数人员未经过专业的档案管理培训，甚至部分管理人员不具有最基本的信息技术。其次，在机关事业单位中，档案管理人员多为兼职管理员，且流动性大，没有长期从事档案管理的经验，从而导致档案信息化管理的推进有一定的滞后性。

　　3. 存在安全隐患

　　一是在档案保管、传输过程中都存在风险，主要体现在：系统存在漏洞，相关软件系统使病毒、黑客入侵;或者档案信息通过网络传输和共享，在传输与共享的过程中存在信息被盗取、更改的风险，从而导致了档案信息泄漏。二是当政府部门和公共机构将其文档数字化业务移交给外部企业时，可能会遇到对文件实体的保全问题。

　　巩义公司档案信息化管理的未来发展方向：

　　1. 转变思想观念。档案管理部门要全面、准确认识档案信息化建设的意义，要以此来引导和改变机关事业领导层的思想观念，提高机关事业单位对档案信息化建设的重视度，达到加大对档案信息化建设资源投入的目的，为机关事业单位的档案信息化建设转型提供前期条件。

　　2. 加强人才培养。对于档案信息化管理，所需要的人员必须要掌握信息技术和档案管理知识，这需要由机关事业单位予以大力支持与帮助，比如，引导管理人员自主学习相应的书籍和视频，积极组织管理人员参加专业培训和外出学习交流等，以便提高管理人员的知识与操作技能，进一步推动机关事业单位档案信息化管理建设。

　　3. 严格执行保密机制。因为档案内容的复杂性，档案信息化管理要有严格的保密机制，在档案信息化推进过程中，要时刻保证档案信息和档案信息化平台的安全，要采取多级保护措施，重点保证档案信息不能被错误使用、泄漏或损坏。对于外包的公司，要做好资质审查，采取招投标的形式，选用实力雄厚并且正规的公司进行合作，在合同中要明确档案数字化工作的有关规范与要求，对数字化工作实施阶段性检验，对前一阶段不符合规范的内容加以纠正。