在上海推进城市数字化转型的战略背景下，档案管理的信息化升级成为提升政务服务效能与企业运营效率的重要环节。上海档案扫描服务以标准化流程与技术手段，实现纸质档案向数字格式的系统性转换，为档案资源的长期保存、高效检索与跨部门共享提供基础支撑。该服务覆盖政务档案、企业卷宗、历史文献等多类型载体，通过规范化的扫描参数设置、图像质量控制与元数据著录，确保档案信息的完整性与准确性。

　　上海档案扫描服务的具体流程：

　　第一，做好档案出库工作。

　　1、按照工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　2、纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

　　第二，档案数字化扫描前的处理。

　　1、确定扫描页。原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。密级档案不得与普通档案一同扫描，如需要扫描，需另设专用涉密计算机、扫描仪、存储磁盘，单独扫描单独存储。

　　2、编制页号

　　(1)对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

　　(2)重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。一般正面右上角，背面左上角的空白位置，距离垂直或水平顶边1CM处。如右上角、左上角已经编制页码，可以统一在左下角、右上角进行编制。

　　(3)采用硬度较小的铅笔编制页号。

　　(4)将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

　　3、拆除装订。应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

　　第三，档案扫描与图像处理。档案扫描是数字化的核心环节。根据纸质档案原件的实际情况和数字化目的，选择合适的扫描设备和参数设置，确保扫描后的数字图像清晰、完整、不失真。在扫描过程中，需要注意对档案实体的保护，避免使用可能对档案造成损害的扫描设备。

　　扫描完成后，还需要对数字图像进行拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理，以确保图像质量符合标准。这一过程需要严谨的操作和细致的检查，确保每一步都达到最佳效果。

　　第四，数字化质量检查。数字化质量检查是确保数字化成果质量的关键步骤。

　　1、目录质量检查

　　(1)著录项完整性，按照规定将必填项填写完整，并符合著录规则;

　　(2)题名完整性，题名著录准确;题名不全或不能完整表达档案内容信息的需自拟题名，自拟题名规范、准确;

　　(3)准确规范，著录数据准确无漏字、错字、重字;责任者全称要准确，简称要统一规范;文件编号填写规范;页码、页数和实体档案一致;

　　(4)数据格式，档号、全宗、年度、期限、分类号、时间、卷号、件号、页码、页数等符合数据库格式要求;

　　(5)元数据采集，对数字化过程中的元数据进行采集、收集，并保存于档案著录条目数据中;

　　(6)条目的准确性，条目数据与纸质实体档案一致，与数字化扫描图像一致;

　　2、图像质量检查

　　(1)数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

　　(2)对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

　　(3)数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　(4)对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

　　最后，上海档案扫描服务的持续推进，标志着档案管理从人工操作向数字化、智能化模式的深度跨越。通过建立统一的扫描技术标准与质量管控体系，该服务有效解决了传统档案检索效率低、存储空间占用大、介质易损等问题，实现档案管理成本的优化与服务效能的提升。