数字档案室建设指南

　　数字档案室建设指南的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，若条件成熟，公务电子邮件、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容。

　　数字档案室建设指南

　　1、基本要求

　　数字档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。

　　1.1齐全完整性要求

　　归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类电子档案或数字副本应齐全、完整，能够系统反映本单位履行主要职责的过程；关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整，文件之间的有机联系得以保存；各门类电子档案内容信息处于原始状态，基本元数据齐全、完整。

　　1.2标准规范性要求

　　数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）、《归档文件整理规则》（DA/T22）、《档号编制规则》（DA/T13）等国家标准或地方规范的要求；应参照国家或地方相关标准规范设置、捕获电子档案元数据，推荐采用包括文件实体、机构人员实体、业务实体在内的多实体元数据方案，元数据的赋值应以自动捕获为主、手工著录为辅。

　　2、数字档案资源命名规则

　　应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字档案资源命名的，若以卷为单位整理，按《档号编制规则》（DA/T13-1994）编制档号，推荐增设档案门类代码作为类别号的子项；若以件为单位整理，档号可采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号·子件号”结构。具体编制方法如下。

　　1）全宗号：用四位代码标识，按照《档号编制规则》（DA/T13-1994）编制。

　　2）档案门类代码·年度：文书、照片、录音、录像、科技、专业的门类代码分别为“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、专业门类需要复分的，应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和国家基本专业档案目录执行。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　3）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年的，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。采用其他保管期限的，也应使用其相应缩写代码。

　　4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，如办公室可用“BGS”标识。