档案室管理办法

　　为了加强和规范公司内部档案室管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《档案法》、《档案室管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。

　　一、档案室管理办法

　　1、档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。

　　2、公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

　　3、公司档案室管理工作要坚持集中统一的管理原则。

　　二、文件的收集与归档

　　1、各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案室管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。

　　2、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。

　　3、档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。

　　4、档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。

　　5、定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

　　6、收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。

　　三、公司文件材料归档的基本要求

　　1、归档的文件材料必须完整。

　　2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　　3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

　　四、公司文件材料的归档范围

　　1、保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。

　　2、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

　　3、人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。

　　4、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。

　　5、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。

　　6、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。

　　7、生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

　　8、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

　　9、其他方面。

　　五档案级别的划分：

　　档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

　　1、一级为绝密文件

　　2、保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等级划分为一级。

　　3、公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等，其等级划分为一级。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。

　　6、二级为机密文件

　　7、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件，划分等级为二级。

　　8、三级为秘密文件

　　9、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为秘密文件，划分等级为三级。

　　10、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。

　　11、四级为普通文件

　　12、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。

　　六、归档时间

　　1、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案室管理部归档。

　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

　　七、档案的鉴定和销毁

　　1、编制档案的保管期限表，保管期限可分永久、长期（10－3０年）、短期（10年以下）三种。

　　2、档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织进行，鉴定领导小组由主管档案工作的副总经理任组长，组员由技术部门和业务部门的负责人等组成。

　　3、鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表上注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

　　4、档案通过鉴定确认为永久保存的档案，如发现档案不完整、不准确，应责成有关部门和人员进行补充和修改。

　　5、对经鉴定确认无保存价值的档案，要登记造册，提出销毁报告，经主管经理审批，并报送上级档案室管理部门备案。销毁档案要严格执行保密规定。