档案数字化管理特点

　　使用单位工作繁多，档案管理工作是其中最重要的一部分，直接关系到使用单位是否可以高效、协调运转，而传统档案管理在此形势下不能满足其发展需要。对此，使用单位要积极探索新形势下高效管理方法，档案数字化管理特点紧跟时代步伐。

　　档案数字化管理特点

　　01、使用单位数字化档案管理的意义

　　1.1有利于提高办公效率

　　档案管理工作繁杂且机械，档案涉及对象流动性较强，只有充分、全面了解情况才可能实现精准、快速统计，传统档案管理模式显然难以做到，效率的低下导致效益也受到影响。数字化档案管理的实现能够帮助行政档案快速归档，进而实现档案的有效利用，数字化归档可以实时反映各类变动的精准数据，人员可更加便捷地对已储存数字资料进行查询和统计。档案库由实体档案保管基地转至信息管理中心，场所的转换意味着工作的快捷高效，对于提升办公效率、帮助使用单位精简人员、推动单位现代化快速发展都有重要意义。

　　1.2有利于提高档案利用率

　　传统档案管理是人力对于纸质档案的管理，工作量大、内容繁杂，容易出现差错，不仅查找和查询困难，也在很大程度上降低了档案资源利用的有效性。数字化档案管理可以帮助使用者在最短时间内精准查找所需文档，与此同时，将纸质档案进行数字化处理还可以使得档案的管理和使用摆脱时间和地域的束缚，在减少误差的同时，极大提升整体档案利用效率。

　　1.3有利于提高经济效益

　　市场竞争力的加剧为使用单位带来了一定挑战，单位的快速发展使得档案信息量呈现爆发式增长，而滞后的档案管理方式使得档案作用无法得到有效发挥，信息量与工作方式间存在巨大矛盾。档案数字化改变了传统纸质档案形式，不仅可以有效减少储存空间，也能够在很大程度上减少对于纸质档案的保管费用，档案查阅更加准确、高效、便捷。

　　02、使用单位数字化档案管理存在的问题

　　2.1人员整体素质不高

　　使用单位档案管理人员知识以及理念更新的速度滞后于信息化推进的速度，个人专业素质无法满足现代档案管理需求。数字化档案管理与人工管理相比有较大差异，但是使用单位档案管理人员在信息化背景下仍沿用传统工作模式实施管理，致使工作质量以及工作效率迟迟得不到有效提升。

　　2.2现代化设备不足

　　当前，部分单位数字化档案管理受限的主要原因是现代化设备不足，部分单位只将计算机用于日常工作，未将其在纸质档案数字化转换中充分利用。除此之外，部分单位尚不存在规范的档案管理制度，对于档案的归档保管缺乏行之有效的制度和标准，档案随意摆放，不定时进行整理和清洁，且不重视防霉、防火工作，极易造成档案的损毁和丢失，造成档案资源浪费。

　　2.3信息共享缺乏

　　目前各使用单位“信息孤岛”特点明显，无论是单位内部还是与其他机构间都缺乏信息的实时有效沟通，档案信息或者分散或重复保存，不仅可能在储存过程中出现误差，且重复性工作会加大人员工作负担，阻碍工作质量的提升，而在档案信息的查询和利用中，也会存在诸多不便，这与现代化社会要求准确性强、时效性高的档案管理需求不符。

　　03、新形势下使用单位档案数字化管理策略

　　3.1树立档案数字化管理意识

　　使用单位若想实现档案管理向数字化迈进，首先需要做的是转变档案管理人员工作观念，树立数字化管理意识，进而使其自主学习相关新知识，提升数字化管理技能。观念是指导行为的重要因素，只有切实转变管理观念，才可能最终实现档案的数字化管理。

　　3.2完善现代化设备

　　现代化设备是实现档案管理信息化、数字化发展的必要条件，所以使用单位要在自身发展实际需求的基础上开展调查研究，广泛听取相关工作人员以及专家学者的建议，加大该方面的资金投入，引进先进且合适的办公设备，合理使用经费，在做出合理预算的条件下发挥资金的最大作用，引进高质量现代化设备，为档案管理数字化发展奠定基础。

　　3.3构建完善档案管理体系

　　在信息化发展背景下，档案信息数字化管理是必然方向，对于使用单位来说，构建系统完善的档案管理体系极为关键，是实现资源共享、打破“信息孤岛”、提升档案信息利用有效性的重要一环，进一步帮助单位实现工作效率的提升。

　　3.4加强档案管理人员培训

　　数字化管理的趋势使得使用单位内部对于专业数字化管理人才的需求加大，只有专业人员才可能实现传统管理模式的更新和转换。而当前形势下，各级使用单位专业人才匮乏，因此加强对于档案管理人员培训极为关键。定期培训的开展可以帮助人员转变档案管理意识，认识到数字化管理对于整个单位工作顺利开展的重要意义，熟练应用计算机、扫描仪等现代设备进行档案的数字化管理，快速从繁杂的信息中对有价值信息进行提取，进而在很大程度上提升管理的有效性。

　　04、使用单位的档案信息起到的作用很大，直接影响单位发展质量，而传统档案管理模式在信息化快速发展新形势下，已经逐步不能满足单位发展需求，数字化管理成为最主要趋势。数字化管理的实现将推动使用单位整体向智能化、信息化、现代化方向发展，以帮助提升档案管理的效率，更好地完成工作。