档案信息化和现代化的关系

　　档案信息化和现代化的关系在基层工作人员看来，传统意义上的县级档案馆主要负责两个方面的工作，既有对档案材料、库房等基础设施的维护和管理，还有对各种事务及人员关系的维系和管理，而融入了现代化的管理模式，也无外乎在这两个方面上做文章。

　　在现代化档案管理的过程中，先进的设备和娴熟的专业技术是关键，也就是说，县级档案馆的工作人员在工作的过程中，要依托设备和相关技术，才能让档案管理更科学，更加贴合当下实际情况，与之相关的管理工作才能得到有力保障，管理效能及现代化水平才能得到迅速提高。

　　档案信息化和现代化的关系

　　一、档案管理现代化的内容

　　在现代化档案管理的模式中，一般由档案资源信息化和档案保护、档案管理手段的现代化这三个部分组成。从档案管理现代化的延伸概念上来讲，它则是一个相对发展的，有着动态功能的理论范畴，因为，随着时代的发展，在不同阶段，档案管理会被赋予不同的内涵。

　　（一）档案资源的信息化。

　　随着信息全球化的不断推进，整个世界如同一张巨大的信息网，这些信息在各行各业中飞速传播，进一步推动了时代更新发展，各种与信息化融合手段正改变着我国国民经济以及社会结构，也为档案管理工作指明了新的方向。当前，档案资源管理领域要想实现信息化，就必须在现有基础上进行改革，将档案资料同管理相关的各项流程相结合，利用现代化手段将所有库内资源进行整合、深度加工，并以计算机作为载体，实现上传、运输和保存、共享等功能。最终，在档案管理的过程中，通过合理的资源配置，进一步实现档案信息的资源共享。

　　（二）档案保护的现代化。

　　从传统角度上来看，档案保护现代化指的是对档案库房、相关设施、设备以及承载档案的载体进行保护的现代化手段。随着科技水平的不断发展，新型的传播媒介、存储介质以及更为稳定、便捷的信息传播技术层出不穷，并被运用到各个领域。在这一过程中，档案管理系统也出现了一些新型的档案载体诸如：电子档案、音频档案、视频档案等新型的档案载体。这些都是科技不断发展的成果及尝试，与传统意义上的存储方式相比，这些储存载体更为方便、高效且安全系数也增加了不少，因此，也越来越被档案管理人员认可并得到大力推广。

　　（三）管理手段的现代化。

　　档案管理手段的现代化首先表现在理论手段现代化，也就是在档案管理的过程中，要兼顾管理方法的理论和应用实际，将现代化的概念合理分配到这两个重要的环节当中。在实施的过程中，可以借鉴其他地方的先进经验和应用模式，并与自身的实际情况相结合，在工作中不断发现自身不足并提高业务能力及管理能力，最终探索出一条符合自身特色的现代化档案管理体系。再者，要确保各种符合当下时代发展的技术手段在现代化管理的过程中得到充分应用，在现代化的档案管理过程中，持续加大先进设备及技术成果的引进和投入，配合好专业的技能手段，从而实现档案管理工作的现代化和智能化。

　　二、县级档案馆现代化档案管理工作现状

　　当前，由于很多县级档案馆长期沿用陈旧落后的管理方法，导致出现馆内资料内容繁杂，各类档案文献数量过多，时间过长等严峻问题。并且，多年来，一些档案、文献资料等都处于封闭状态。再者，因为每一个时期对于档案保存的要求不同等，就导致了县级档案馆基础参差不齐的局面。其出现的问题主要有以下几个方面：

　　（一）没有认识到基础性工作的重要性。

　　在日常的工作中，县级档案馆存在储存的档案质量不等、馆藏档案的数量不足、馆藏结构不合理等问题，在很长一段时间内都没有得到充分解决。尽管随着各类高新技术，管理现代化技术的融入，在县级档案馆中，一些基础性的工作质量有了大幅度提升，但是，却只是做到了“面子”上的工作，“里子”上的工作依然不能达到现代化管理提出的各项标准。

　　（二）档案管理人员素质难以达到要求。

　　由于人员管理机制的问题，在县级档案管理工作中，部分从业人员中专业技能薄弱，现代化知识匮乏等。即便是档案馆按照管理现代化的标准配置了计算机等设备，在缺乏专业操作人员的情况下，这些设备也很难发挥作用，这导致了档案管理现代化发展进程缓慢。档案管理现代化的主要媒介就是计算机，所以在县级档案管理中，无论是专职人员还是一般工作人员，都要具备一定的计算机基础，并熟练掌控这种新型的档案管理模式，将现代化的手段融入档案管理的各个环节中去。

　　（三）对现代化管理的意义存在认知偏差。

　　目前，虽然现代化的档案管理理念已经在我国得到了大力推广，但是由于理念认知的偏差，一些县级档案馆在执行的过程中，并没有完全理解透现代化管理的概念，认为只要是配备了先进的设备、做好数据的录入工作就是完成了现代化管理。其实这种观念是片面的，现代化的档案管理，不仅仅要满足设备和技术等“硬件”的需求，还要满足管理理念和方法等“软件”的需求，即现代化的管理应该贯穿档案从建档到销档的所有环节。

　　三、实现县级档案馆现代化档案管理的策略

　　（一）标准、规范的工作流程和方法，提高档案管理的工作水平和效能。

　　在县级档案管理的基础工作中，提高工作的效率和工作水平，要从档案的收集、整理、保管等每一个环节入手，制定统一的程序和标准并严格按照标准流程执行。在传统的工作模式下，由于技术手段及工作方式与快速发展的档案管理需求不匹配，这就导致了很多县级档案馆出现了档案的保存期限不明确和同一文件重复保存以及留存没有利用价值档案等问题。定期整理档案，将毫无价值的文件或档案从系统内清除，这样就可以提高日后现代化管理的工作效率。再者，规范化的题名可以确保检索时的精准率，有效避免在检索时出现模棱两可、文不对题的现象，进而节省等待时间，提高工作的效率。

　　（二）加快数据准备推进档案现代化管理进程。

　　在现代化的县级档案管理工作中，互联网数据的准备工作一直是一个重要环节，尤其是建馆时间长的档案馆，馆藏卷宗多、门类复杂、资料陈旧等实际问题在无形中增加了著录的工作量及难度。在档案著录过程中，没有采用规范、标准的流程和方法，就会导致计算机系统因为数据不足而无法正常工作，进而影响到现代化档案管理的工作进度。因此，进行档案著录时，工作人员要注意以下两点：1.著录工作有先后，循序渐进。在推行计算机档案管理的过程中，县级档案馆要根据对馆内全部档案的掌握情况，按照档案文件的重要程度，价值差异、利用率等情况进行筛选，并制定著录的先后顺序。通过确认，优先整理开放的核心档案及对社会利用率高的档案，其他档案，循序渐进著录即可。2.分级次著录，省时省力。上面提到档案著录有先后缓急，但是在著录过程中还可以根据不同类别级别著录、文件组合级别著录和文件级著录，卷宗分三个等级著录。此举可以让工作人员更为直观地了解到档案的内容和特征，减少了著录的条目，节省了工作人员的工作时间，也提高了著录及检索的速度和效率。

　　（三）建立一支文化素养高、专业技能过硬的档案干部队伍。

　　1.在现代化的档案管理工作中，要不断加大人才引进的投入，引进一部分文化素养高，专业技能过硬的人才，不断充实档案管理团队。2.强化对现有人员的培训和再教育，不断提升他们的对新技术的掌握能力，将他们打造成理论和实践强大的工作队伍。值得一提的是，在对现有人员再教育这一问题上，很多县级档案馆都做出了尝试和努力。目前，一些县级档案馆一线工作人员都面临着观念陈旧、知识落后，新技术操作不熟练等现实问题，所以加强对现有工作人员的培训和再教育是当前乃至今后很长一段时期内的重要任务。在实施再教育的过程中要注重：培训内容的实用性、拓宽他们的知识面，理论实践相结合以及因材施教，才能发挥出最大的作用。

　　四、结语

　　当前，现代化管理手段已经在县级档案馆系统内得到延伸和发展，计算机信息技术和档案保护系统也越来越受到人们重视。在这一大环境下，尽管部分县级档案馆在日常的档案管理工作中，已经制定了以现代化管理为主要任务的计划和目标，并进行了一些尝试，但由于多方面的限制，在开展现代化档案管理的过程中，依然面临很多问题，本文对在工作中发现的一些问题进行了列举，并提出相关建议，希望可以为实现县级档案馆管理档案现代化这一最终目标提供一定的帮助。